Kapcsolattartás üzleti partnerekkel - telefonálás
A telefonálás célja
• tájékozódás , információhoz jutás,
• tájékoztatás, információ nyújtás,
• üzleti kapcsolatok létesítése, ápolása,
• kapcsolatfelvétel (a megkeresés)
Másodsorban azért telefonálunk, mert:
a kapcsolatfelvétel (a megkeresés) takarékosabb, gyorsabb az utazásnál és az írásnál,
társadalmi haszna is származik az időmegtakarításban.
A telefonkapcsolat természetesen nem helyettesítheti a személyes kapcsolatot, de jól előkészítheti azt.
A telefonálás szabályai
A kapcsolat létrejöttekor a hívott fél nevével vagy a cég nevével bejelentkezik és köszön.
A hívó fél köszön. A telefonközpontostól pontos névvel és beosztással kéri a hívott felet, vagy szám szerint kéri a melléket. Közvetlen hívásnál bemutatkozva kéri a hívott személyt. Szükség lehet a hívás indokának, az üzleti oknak, a hivatalos megkeresés céljának a bemondására is.
A telefonálás szabályai
Ne hagyjuk sokat csengeni a telefont, 3-4 csengés után lehetőleg vegyük fel a kagylót.
A közlendőket szabatosan, röviden, érthetően kell előadni, kerülve a tartalmatlan beszélgetést. Ez azonban nem zárja ki, hogy régebbi ismeretség és találkozás estén udvariasan rákérdezzünk partnerünk hogylétére.
A telefonálás szabályai
Ha közlendőnk hosszabb beszélgetést igényel, kérdezzük meg partnerünket, ráér-e, szükség esetén kérjünk az újabb telefonbeszélgetéshez közeli, megfelelő időpontot.
A vonal megszakadása esetén a hívó fél kötelessége az újrahívás.
A telefonálás szabályai
A megbeszélendők elintézése után a hívó fél kezdeményezi a búcsúzást. Ha ezt a hívott fél teszi, „lerázásnak” tűnhet. Amennyiben a beszélgetést valamilyen ok miatt a hívott fél nem tudja folytat-ni, mentse ki magát, és beszélje meg, hogy adott időpontban hol hívhatja vissza partnerét. Udvariasnak, türelmesnek kell lenni a beszélgető partnerrel. Megfelelő fordulattal, alkalmas pilla-natban befejezhetjük a beszélgetést.
A telefonálás szabályai
Telefonos beszélgetés közben ne együnk, ne igyunk.
A hangunkkal, hanghordozásunkkal sok mindent közvetíthetünk. Tudni kell, hogy ha barátságos arc-kifejezéssel vesszük fel a telefonkagylót, akkor másképpen szólunk bele, mint mogorva arccal. A hanghordozás mellett ügyelnünk kell a megfelelő szóhasználatra is.
A telefonálás szabályai
Kerülni kell a negatív tartalmú kifejezéseket (pl. nem, rossz, probléma, de, csak, káros, hibás, lehetetlen stb.), ezek helyett inkább a pozitív kicsengésű szavakat célszerű használni (pl. jó, természetesen, érdekes, igen, helyes, rendben stb.).
A telefonálás szabályai
A telefon mellett mindig ott kell lennie íróeszköznek és jegyzetfüzetnek. (A telefonfeljegyzéseket jobb egy füzetben vezetni, mint cédulákon, mert ezek elkeveredhetnek. A füzetben időrendben minden telefonbeszélgetés megtalálható, s amikor egy ügy elintéződött, akkor a bejegyzést át lehet húzni úgy, hogy a szöveg olvasható maradjon.)
A telefonálás szabályai
Ha a beosztott bizonytalan, hogy a vezetőt mikor tudja kapcsolni, akkor ajánlja fel a visszahívást (megkérdezve, hogy az mikor alkalmas a hívónak, és azt is, hogy milyen számon várja a partner a jelentkezésünket). Ugyanez vonatkozik az azonos pozícióban lévő partnerek között.
A telefonálás szabályai
Ha telefonon beszélünk, és közben cseng a másik telefon, akkor elnézést kérünk, hogy megszakítjuk a beszélgetést, és közöljük, hogy a másik telefon csöng. A másik kagylóba beleszólunk, és egy kis türelmet kérünk, amíg befejezzük az előző telefont. Mind a két partnernek meg kell köszönni a türelmet, a várakozást.
A telefonálás szabályai
Fontos hivatalos információkat csak akkor érdemes telefonon továbbítani, ha nem áll fenn a félreértés veszélye és nem juthat illetéktelenek tudomására; emellett célszerű ezeket írásban is megerősíteni (fax, levél).
A telefonálás szabályai
Meghívási, látogatási időpont alkalmasságát célszerű a legfontosabb meghívottakkal telefonon előzetesen egyeztetni, s ezután elküldeni vagy személyesen átadni a meghívót.
Emlékezetből tárcsázni kockázatos, ezért kerüljük.
A telefonálás szabályai
Ha hívásunk téves helyre ment, győződjünk meg arról, hogy nem a szám rossz-e, vagy változott meg, és kérjünk elnézést a hívott személytől.
Telefonálási szabályok
Az idegen nyelven telefonálni – különösen rossz vonal esetén – még nagyobb nyelvi felkészültséget igényel, mint a tárgyalás. Nagyobb a félrehallás, félreértés veszélye, ezért csak az vállalkozzon rá, aki emiatt nem kerülhet kínos helyzetbe. Fontos a helyi szokások és a telefonkészülékek használati módjának ismerete is.
A telefonálás szabályai
A munkaidő alatt bármikor telefonálhatunk, de közvetlenül a munkaidő megkezdésekor, ill. a vége előtt röviddel csak akkor telefonáljunk, ha mondandónk nem tűr halasztást.
Ebédidőben nem illik telefonálni
A telefonálás szabályai
Mások telefonbeszélgetésébe belehallgatni illetlenség (ha partnerünk tárgyalás közben felvenni kényszerül a telefont – amit egyébként nem illik –, mélyedjünk saját anyagainkba, és ne figyeljünk arra, kivel és mit beszél).
Fontos!!!
Mindig köszönéssel fejezzük be a telefonálást. A kagylót sohase csapjuk le!
Telefonálás
dani.judit
Created on February 8, 2021
Start designing with a free template
Discover more than 1500 professional designs like these:
View
Children's Holiday Card
View
Three Good Things Card
View
Santa presents
View
Three Wise Men Letter
View
Halloween Discount Code
View
Interactive Halloween Card
View
Halloween Invitation
Explore all templates
Transcript
Kapcsolattartás üzleti partnerekkel - telefonálás
A telefonálás célja
• tájékozódás , információhoz jutás, • tájékoztatás, információ nyújtás, • üzleti kapcsolatok létesítése, ápolása, • kapcsolatfelvétel (a megkeresés)
Másodsorban azért telefonálunk, mert: a kapcsolatfelvétel (a megkeresés) takarékosabb, gyorsabb az utazásnál és az írásnál, társadalmi haszna is származik az időmegtakarításban. A telefonkapcsolat természetesen nem helyettesítheti a személyes kapcsolatot, de jól előkészítheti azt.
A telefonálás szabályai
A kapcsolat létrejöttekor a hívott fél nevével vagy a cég nevével bejelentkezik és köszön. A hívó fél köszön. A telefonközpontostól pontos névvel és beosztással kéri a hívott felet, vagy szám szerint kéri a melléket. Közvetlen hívásnál bemutatkozva kéri a hívott személyt. Szükség lehet a hívás indokának, az üzleti oknak, a hivatalos megkeresés céljának a bemondására is.
A telefonálás szabályai
Ne hagyjuk sokat csengeni a telefont, 3-4 csengés után lehetőleg vegyük fel a kagylót. A közlendőket szabatosan, röviden, érthetően kell előadni, kerülve a tartalmatlan beszélgetést. Ez azonban nem zárja ki, hogy régebbi ismeretség és találkozás estén udvariasan rákérdezzünk partnerünk hogylétére.
A telefonálás szabályai
Ha közlendőnk hosszabb beszélgetést igényel, kérdezzük meg partnerünket, ráér-e, szükség esetén kérjünk az újabb telefonbeszélgetéshez közeli, megfelelő időpontot. A vonal megszakadása esetén a hívó fél kötelessége az újrahívás.
A telefonálás szabályai
A megbeszélendők elintézése után a hívó fél kezdeményezi a búcsúzást. Ha ezt a hívott fél teszi, „lerázásnak” tűnhet. Amennyiben a beszélgetést valamilyen ok miatt a hívott fél nem tudja folytat-ni, mentse ki magát, és beszélje meg, hogy adott időpontban hol hívhatja vissza partnerét. Udvariasnak, türelmesnek kell lenni a beszélgető partnerrel. Megfelelő fordulattal, alkalmas pilla-natban befejezhetjük a beszélgetést.
A telefonálás szabályai
Telefonos beszélgetés közben ne együnk, ne igyunk. A hangunkkal, hanghordozásunkkal sok mindent közvetíthetünk. Tudni kell, hogy ha barátságos arc-kifejezéssel vesszük fel a telefonkagylót, akkor másképpen szólunk bele, mint mogorva arccal. A hanghordozás mellett ügyelnünk kell a megfelelő szóhasználatra is.
A telefonálás szabályai
Kerülni kell a negatív tartalmú kifejezéseket (pl. nem, rossz, probléma, de, csak, káros, hibás, lehetetlen stb.), ezek helyett inkább a pozitív kicsengésű szavakat célszerű használni (pl. jó, természetesen, érdekes, igen, helyes, rendben stb.).
A telefonálás szabályai
A telefon mellett mindig ott kell lennie íróeszköznek és jegyzetfüzetnek. (A telefonfeljegyzéseket jobb egy füzetben vezetni, mint cédulákon, mert ezek elkeveredhetnek. A füzetben időrendben minden telefonbeszélgetés megtalálható, s amikor egy ügy elintéződött, akkor a bejegyzést át lehet húzni úgy, hogy a szöveg olvasható maradjon.)
A telefonálás szabályai
Ha a beosztott bizonytalan, hogy a vezetőt mikor tudja kapcsolni, akkor ajánlja fel a visszahívást (megkérdezve, hogy az mikor alkalmas a hívónak, és azt is, hogy milyen számon várja a partner a jelentkezésünket). Ugyanez vonatkozik az azonos pozícióban lévő partnerek között.
A telefonálás szabályai
Ha telefonon beszélünk, és közben cseng a másik telefon, akkor elnézést kérünk, hogy megszakítjuk a beszélgetést, és közöljük, hogy a másik telefon csöng. A másik kagylóba beleszólunk, és egy kis türelmet kérünk, amíg befejezzük az előző telefont. Mind a két partnernek meg kell köszönni a türelmet, a várakozást.
A telefonálás szabályai
Fontos hivatalos információkat csak akkor érdemes telefonon továbbítani, ha nem áll fenn a félreértés veszélye és nem juthat illetéktelenek tudomására; emellett célszerű ezeket írásban is megerősíteni (fax, levél).
A telefonálás szabályai
Meghívási, látogatási időpont alkalmasságát célszerű a legfontosabb meghívottakkal telefonon előzetesen egyeztetni, s ezután elküldeni vagy személyesen átadni a meghívót. Emlékezetből tárcsázni kockázatos, ezért kerüljük.
A telefonálás szabályai
Ha hívásunk téves helyre ment, győződjünk meg arról, hogy nem a szám rossz-e, vagy változott meg, és kérjünk elnézést a hívott személytől.
Telefonálási szabályok
Az idegen nyelven telefonálni – különösen rossz vonal esetén – még nagyobb nyelvi felkészültséget igényel, mint a tárgyalás. Nagyobb a félrehallás, félreértés veszélye, ezért csak az vállalkozzon rá, aki emiatt nem kerülhet kínos helyzetbe. Fontos a helyi szokások és a telefonkészülékek használati módjának ismerete is.
A telefonálás szabályai
A munkaidő alatt bármikor telefonálhatunk, de közvetlenül a munkaidő megkezdésekor, ill. a vége előtt röviddel csak akkor telefonáljunk, ha mondandónk nem tűr halasztást. Ebédidőben nem illik telefonálni
A telefonálás szabályai
Mások telefonbeszélgetésébe belehallgatni illetlenség (ha partnerünk tárgyalás közben felvenni kényszerül a telefont – amit egyébként nem illik –, mélyedjünk saját anyagainkba, és ne figyeljünk arra, kivel és mit beszél).
Fontos!!!
Mindig köszönéssel fejezzük be a telefonálást. A kagylót sohase csapjuk le!