GESTIÓN DE ARCHIVOS EN LA NUBE: GOOGLE DRIVE Y DROPBOX copia

GESTIÓN DE ARCHIVOS EN LA NUBE

GOOGLE DRIVE Y DROPBOX

EMPEZAR

Índice

¿Cómo sincronizar drive?

Aplicación móvil

¿Qué es Google Drive?

¿Qué es la nube?

Dropbox

Drivev vs Dropbox

Ventajas de Google Drive

Ventajas de la nube

¿Por qué estar en la nube?

Inconvenientes Dropbox

¿Con cuál me quedo?

Inconvenientes

Consejos para optimizar Dropbox

Utilidad de la nube

Consejos

Trabajo colaborativo

Darse de alta

¿Cómo acceder?

Ventajas del trabajo colaborativo online

Página principal

Aplicación móvil

¿Qué es la nube o cloud?

La nube “Cloud Computing” en inglés, es una red mundial de servidores que posibilita al usuario/a el almacenamiento masivo y el acceso a todos tus archivos, programas y documentos de forma telemática desde cualquier lugar del mundo. La nube es lo que suple al disco duro externo o USB, ya no se necesitan dispositivos físicos para tener tus datos almacenados. Del mismo modo, no utiliza el espacio de tu dispositivo móvil, portátil o fijo, sino que toda esa información se almacena en Internet, a través la página web o aplicación del programa que utilices.

Ventajas de utilizar la nube

Trabajo en equipo

Seguridad

Disponibilidad

Ahorra espacio

Organización

¿Por qué debe tu empresa estar en la nube?

Tradicionalmente la mayor parte de las empresas no utilizaban la nube para almacenar todo tipo de información y archivos. Las herramientas que veremos posteriormente (Dropbox y Google Drive), son de gran utilidad, pero son servicios que no tienen la suficiente capacidad y extensión para las empresas, por lo que las organizaciones optan por otro tipo de compañías que tienen una nube con mayor capacidad y variedad de servicios. Cada vez más empresas Españolas optan por utilizar este tipo de servicios, aunque están por debajo de la media en Europa. Las empresas, sobre todo las del sector de TICs, optan por la transformación digital debido a los múltiples beneficios que ofrecen a nivel de seguridad y productividad entre otros. De hecho, cuando mejor implementada esté la nube en la empresa, más altos son los ingresos de la organización. Las ventajas de que las empresas se sumen a este cambio son numerosas y su implementación va a ocasionar multitud de estos efectos.

Utilidad de la nube para las empresas I

Accesibilidad

Legalidad

Adaptación

Seguridad

Actualización

Independencia

Utilidad de la nube para las empresas II

Ahorro

Conexión

Productividad

Organización

Copia seguridad

Trabajo colaborativo online

El trabajo colaborativo es una forma de trabajar en equipo a través de Internet, utilizando una serie de herramientas digitales que lo facilitan, donde existen diferentes roles que se relacionan y complementan y que tienen como objetivo alcanzar una meta. Se trata de una manera de trabajar donde participan dos o más personas para construir un proyecto común, donde las herramientas informáticas son el medio que ayudan a alcanzar el fin. Pujolas (2008) afirma que el aprendizaje cooperativo no solo es un recurso muy eficaz para enseñar al alumnado, sino que también es un contenido escolar más que deben aprender a lo largo de su escolaridad y que, por lo tanto, debemos enseñarles tan sistemáticamente como les enseñamos los demás contenidos curriculares. Para que el alumnado aprenda a trabajar en equipo es muy importante que formen equipos de trabajo estables durante un tiempo considerable.

Ventajas del trabajo colaborativo online

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Innovación

Optimización

Interdependencia

Comunicación

Productividad

Multidisciplinar

Herramienta de trabajo colaborativo en la nube:

Google Drive

A continuación, comenzaremos a hablar sobre la herramienta Google Drive:

Herramienta de trabajo colaborativo en la nube: Google Drive

¿Qué es Google Drive?

Google Drive es una aplicación de Google que posibilita modificar, compartir, almacenar y consultar tus archivos en línea. Como se trata de una herramienta en la que toda la información se almacena en una nube, tienes la posibilidad de acceder a ella desde cualquier lugar y dispositivo, siempre que tengas conexión a Internet. Además, te permite acceder a diferentes herramientas ofimáticas y crear documentos, hojas de cálculo, presentaciones, dibujos, formularios… También tienes la posibilidad de compartir los archivos que desees con otras personas y cualquier cambio que introduzcas o actualización de los documentos será sincronizado automáticamente en ese instante siempre que tengas conexión a internet.

Características de Google Drive I

Compatibilidad

Sincronización

Seguridad

Almacenamiento

Historial

+ info

+ info

+ info

+ info

+ info

Características de Google Drive II

Búsqueda efectiva

Variedad de aplicaciones

Escanea

Adjunta contenido desde tu correo

Sin conexión

+ info

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+ info

Ventajas de Google Drive

A continuación te presentamos las principales ventajas que nos ofrece esta herramienta:

Accesibilidad y disponibilidad

Intuitivo

Copia de seguridad instantánea

Gratuita

Inconvenientes de Google Drive

A continuación te presentamos los principales inconvenientes que tiene esta herramienta:

Conexión a Intenet

Cerrar sesión

Problemas con los documentos compartidos

Cuenta de gmail

Consejos para optimizar tu Google Drive

Aquí te dejamos algunos consejos para sacarle el máximo partido a tu Drive.

Gestión de archivos

Chat

Búsqueda rápida

Genera enlaces

¿Cómo acceder?

En este punto te vamos a enseñar a utilizar esta herramienta para que veas todos sus usos y utilidades.

Página principal

Esta es la página principal de Google Drive

Página principal

Esta es la página principal de Google Drive

Página principal

Esta es la página principal de Google Drive

Videotutorial

Echa un vistazo al siguiente vídeo sobre el inicio de Drive:

Crear una carpeta

Guardar archivos en Google Drive es semejante a almacenarlos en nuestro dispositivo, lo único que varía es la unidad de almacenamiento, que es la nube. Una vez hemos creado nuestra cuenta de Gmail, el siguiente paso en Google Drive es crear una estructura con las carpetas que queremos introducir para que nuestros archivos estén organizados.

Crear un documento

Para crear un nuevo documento en Google Drive debes seguir los siguientes pasos.

Videotutorial

Echa un vistazo al siguiente vídeo sobre cómo crear un documento en Google Drive

Videotutorial

En este vídeo aprenderás a crear una carpeta y subir un arhivo.

Videotutorial

En este vídeo hablamos sobre el buscador de Google.

Aplicación móvil

Google Drive también pone a tu disposición la herramienta en versión app móvil para que puedas acceder a ella en cualquier momento y disfrutes de sus diferentes funcionalidades. Es muy sencilla e intuitiva de manejar, una vez que aprendas a manejar la versión para la web, esta será "pan comido". En la siguiente imagen puedes ver la interfaz de la app.

Cómo sincronizar Google Drive con tu ordenador

Google Drive te permite instalar una carpeta en tu ordenador para poder acceder a todos los archivos que tienes almacenados en la nube sin necesidad de acceder por el navegador. A continuación vamos a explicar qué es lo que puedes sincronizar con Google Drive en tu ordenador y qué pasos debes seguir para instalarlo.

Qué puedo sincronizar en Google Drive

Cuando instalas la función Copia de seguridad y sincronización, aparece en tu ordenador una nueva carpeta llamada Google Drive. Los archivos de Mi unidad y las subcarpetas que selecciones se copiarán en esa nueva carpeta. Los cambios que hagas en una carpeta se reflejarán automáticamente en la otra. También puedes sincronizar carpetas de tu ordenador, como Documentos o Escritorio. Se mostrarán en la carpeta Ordenadores de Drive en la Web. Otros elementos que puedes sincronizar:

• Dispositivos USB y tarjetas SD
• Tus fotos y vídeos en Google Fotos

Pasos para Sincronizar Google Drive en tu Ordenador I

Para descargar Google Drive en tu ordenador haz clic en el siguiente enlace: https://www.google.com/drive/download/ Si no puedes acceder directamente, copia el enlace y pégalo en tu navegador web.

Pasos para Sincronizar Google Drive en tu Ordenador II

A continuación, ejecuta la aplicación e instálala. Una vez que esté instalada la copia, te aparecerá lo siguiente:

Te solicitará únicamente que introduzcas tu correo electrónico.

Pasos para Sincronizar Google Drive en tu Ordenador III

Seguidamente, configura la calidad de los archivos de los cuáles vamos a generar una copia y si quieres configurarla para guardar las fotos también.

Herramienta de trabajo colaborativo en la nube:

Dropbox

A continuación hablaremos de la herramienta de gestión Dropbox

Herramienta de trabajo colaborativo en la nube:

Dropbox

¿Qué es Dropbox?

Dropbox es una herramienta que te permite sincronizar, almacenar y centralizar en la nube el contenido digital que tienes en tu dispositivo, ya sean carpetas, archivos, documentos, imágenes, vídeos… Este servicio, al igual que Google Drive, te da la posibilidad de hacer copias de seguridad de todos tus documentos digitales, pudiendo acceder a ellos desde cualquier dispositivo y desde cualquier lugar. Lo único que necesitas es tu dirección de correo electrónico y tu contraseña. Además, te permite compartir tus archivos y carpetas con otros usuarios. Puedes almacenar y distribuir todos tus archivos como quieras a través de carpetas, guardar diferentes documentos, vídeos, archivos, fotografías…

Características de Dropbox

Estas son algunas de las características de Dropbox

Accesibilidad

Copias de seguridad

Historial

Seguridad

Compartir información

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+ info

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Inconvenientes de Dropbox

Estas son la principales ventajas que nos ofrece esta herramienta

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Coeditar un archivo

Sincronización

Almacenamiento

Premium

Consejos para optimizar tu Dropbox

A continuación te presentamos una serie de consejos para que le saques el máximo partido a tu Dropbox.

Darse de alta en Dropbox

Página principal de dropbox I

Página principal de dropbox

Videotutorial

Echa un vistazo al siguiente vídeo donde te explicamos las principales funciones de Dropbox:

Aplicación móvil

Dropbox también pone a tu disposición la herramienta en versión app móvil para que puedas acceder a ella en cualquier momento y en cualquier lugar para que disfrutes de sus diferentes funcionalidades. Es muy sencilla e intuitiva de manejar, una vez que aprendas a manejar la versión para la web, esta será "coser y cantar". En la siguiente imagen puedes ver la interfaz de la app.

Interfaz de la aplicación

Como puedes ver, la interfaz de la aplicación es muy similar a la de la web, a continuación te marcamos qué es cada botón:

Dropbox VS Google Drive

Cada vez son más las personas y empresas que depositan toda la información y sus datos en la nube por las ventajas que ofrece, ya que puedes acceder a la información cuando quieras y donde quieras desde cualquier lugar del mundo. Esta es una opción muy interesante si trabajas en remoto o si no quieres transportar tu ordenador de un lado a otro con tus datos, ya que la nube garantiza la seguridad de los archivos almacenados. A continuación vamos a exponer las diferencias y similitudes que existen entre Dropbox y Google Drive.

¿Con cuál me quedo?

Veamos a continuación las diferencias entre ambas:

Info

Info

Almacenamiento

Info

Info

Carpetas y sincronización

Info

Info

Trabajo colaborativo

Info

Info

Servicios integrados

Info

Info

Acceso al contenido

¿Con cuál me quedo?

Como ya habrás podido comprobar, ambas herramientas de gestión de archivos en la nube son muy parecidas, aunque tienen algunas diferencias. Nosotros no podemos decirte cuál es mejor que la otra porque eso depende mucho de las necesidades que tenga tu empresa. Te animamos a que te sientes un día frente al ordenador y valores cuál se ajusta más a tus necesidades, aunque también puedes usar una para el trabajo y otra para uso personal, eso ya te lo dejamos a elección propia. Lo importante es que sea cual sea tu elección hayas aprendido a sacarle el máximo partido.

Conclusiones

¡Enhorabuena! A lo largo de este recurso has aprendido a utilizar la tan famosa "nube" y a utilizar las herramientas principales de gestión de archivos. Seguro que a partir de ahora te agilizará mucho esta gestión y podrás tener todos los documentos que necesites a tu alcance. ¡Esperamos que te haya servido de utilidad y esperamos verte en próximos cursos!

¡Muchas gracias!