Herramientas para la organización de equipos virtuales: Trello copia

Trello

Herramientas para la organización de equipos virtuales:

2.3 Configuración de un tablero

2.4 Crear y administrar un equipo

2.5 Mejora tu productividad con los Power-ups

2.6 Consejos útiles para el uso de Trello

2.8 La automatización de flujos de trabajo con Butler de Trello

2.7 Manejo avanzado de Trello

2.2 Aspectos básicos sobre Trello

2.1 Presentación de Trello

2. Trello: tablero virtual de metodología Kanban

1.3 Casos de éxito

1.2 Metodología Kanban

1.1 ¿Qué son las metodologías ágiles?

1. Introducción a las nueva metodologías ágiles

Herramientas para la organización de equipos virtuales: Trello

Índice

01 Introducción a las nuevas metodologías ágiles aplicadas al trabajo

De la transformación digital de las empresas y sus nuevos sistemas de trabajo, derivan también nuevas metodologías para alcanzar una Transformación Digital completa. Para ello, las compañías están introduciendo, implantado y desarrollando metodologías ágiles en sus diferentes departamentos.En este recurso explicaremos en detalle qué son las metodologías ágiles, cuáles son las más utilizadas, profundizaremos en el mundo Kanban y hablaremos de herramientas más utilizadas.

1.1 ¿Qué son las metodologías ágiles?

Ser ágil significa moverse rápido, es la capacidad de actuar rápido y con eficacia ante los cambios. En un entorno líquido y cambiante con la tecnología como motor de avance, las necesidades de la clientela son diferentes y ésta Cada vez exige más rapidez y efectividad y, para ello, de contar con un método de desarrollo de proyectos que se adapte a los requisitos de rapidez y flexibilidad.

Ser ágil

4. Se valora más la respuesta al cambio que el seguimiento de un plan

3. Se valora más la relación con el cliente que la negociación contractual

2. Se valora más el software que funciona que la documentación exahustiva

Estas metodologías nacen en el año 2001, cuando en una reunión de los CEO´s de las principales empresas de software , éstos pusieron en común las mejores prácticas de cada compañía y crearon el Manifiesto Agile, un modelo en el que se planifica, se crea, se valora, se comprueba el resultado y se mejora. Los principios fundamentales de este manifiesto son la base de las metodologías ágiles tal y como se utilizan actualmente:

1. Se valora más a los individuos y su interacción que a los procesos y las herramientas

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Metodologías ágiles más utilizadas

Se define como “un sistema de producción altamente efectivo y eficiente“. El objetivo es gestionar de manera general cómo se van completando las tareas.

Kanban

Su objetivo principal es establecer las mejores prácticas de Ingeniería de Software en el desarrollo de proyectos. Así como mejorar la productividad de los proyectos y garantizar la calidad del software desarrollado, haciendo que este supere las expectativas del cliente.

Programación Extrema - XP

Es un proceso en el que se aplican de manera regular un conjunto de buenas prácticas para trabajar colaborativamente, en equipo y obtener el mejor resultado posible de un proyecto.

Agile Scrum

1.2 Metodología Kanban

Kanban es una palabra japonesa formada por Kan, que quiere decir visual, y Ban, que significa tarjeta. Por lo tanto, Kanban hace referencia a la gestión de tareas por medio del uso de tarjetas visuales.

¿En qué consiste la metodología Kanban?

Esta metodología es muy sencilla, se puede actualizar y los equipos de trabajo la pueden asumir sin problema. Al ser un método visual permite que a golpe de vista se conozca el estado de los proyectos y asignar nuevas tareas de manera muy efectiva. Para aplicarlo, es necesario un tablero de tareas con el que poder mejorar el trabajo y tener un ritmo sostenible.

Desarrolla tu estrategia Kanban

La puesta en práctica de la metodología Kanban implica la generación de un tablero de tareas que permitirá mejorar el ritmo y el flujo de trabajo asociado a los proyectos de tu empresa. Para implantar esta metodología, debes tener en cuenta los siguientes aspectos:

Fases dentro de una estrategia Kanban

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Paso 4

Control de flujo

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Paso 3

Stop starting, star finishing

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Visualizar las tareas por fases del proyecto

Paso 2

Definir el flujo de trabajo de los proyectos

Paso 1

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Mejora contínua

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Existen distintas metodologías ágiles que se pueden aplicar en función de la naturaleza de tu empresa y de la organización de sus procesos internos. Pero las características que definen a Kanban y por las que se diferencia del resto son las siguientes.

Principios de la Metodología Kanban

Flexibilidad

Reducción de desperdicios

Calidad garantizada

¿Qué necesitamos?

Puesta en marcha de la Metodología Kanban

1. Un tablero Crear un tablero visible y accesible para todo el equipo. 2. Identificar las fases de nuestro ciclo de producción Dentro del tablero, es necesario contemplar tantas columnas como fases existan dentro de nuestro proyecto. 3. Tareas Identificar las tareas a llevar a cabo en las distintas fases del proyecto. 4. Tarjetas Cada fase del proceso de producción del proyecto contemplará tantas tarjetas como tareas requiera cada fase.

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Transparencia

Control de las tareas

Adaptabilidad

Ventajas de la metodología Kanban

1.3 Casos de éxito

En muchas organizaciones ya se utilizan las metodologías ágiles como formas de trabajo, y se van viendo las ventajas a largo plazo. Las compañías han empezado a utilizar los principios de las metodologías ágiles y las propias metodologías de distinta forma y en sus procesos de desarrollo, creación, logística, y otras áreas para poco a poco lograr convertirse en empresas mucho más funcionales y eficaces.

Caso de éxito Apple

Steve Jobs, ha hablado en más de una ocasión acerca de cómo se gestionan los equipos de trabajo en Apple para que todo fluya. La principal característica de Apple es que es una empresa muy colaborativa, de hecho no cuentan con ningún comité, solo hay personas a cargo de proyectos, una persona a cargo del hardware de Mac, otra de Iphone, otra persona a cargo del marketing mundial, y así con todos los proyectos con los que cuenta la multinacional. Apple se organiza como una Startup, llevando a cabo reuniones semanales de 3 horas y donde se habla de qué están haciendo y cómo lo están haciendo. Cada responsable, sabe lo que hacen el resto y cómo lo hacen, y aquello que les encaja lo introducen en su propio trabajo, por ello existe mucho trabajo en equipo entre las personas responsables, y ese método luego se filtra hacia abajo, de cara a transmitir los objetivos al resto de equipos de la compañía.

Caso de éxito Apple

Tal y como indica Steve Jobs, este método de trabajo solo funciona si hay confianza en los demás profesionales, y confianza de que cada miembro de los equipos va a hacer su trabajo en tiempo y con la calidad exigida por la compañía, sin tener que estar realizando un control constante. En Apple son muy buenos en dividir un proyecto en equipos de trabajo, para que haya diferentes focos y objetivos dentro de un mismo proyecto, así todos están trabajando en el mismo producto pero cada uno se encarga de un ciclo de vida del mismo, teniendo presente la visión global, todo ello debido a los equipos de trabajo colaborativos y a la comunicación entre todos ellos. Para Jobs, es importante que los/as profesionales de los equipos aporten ideas, puntos de vista, y opiniones para la evolución y mejora, y las decisiones, considera que se deben tomar en función de los proyectos y deben dejarse guiar por la calidad de las ideas y no por las jerarquías.

Casos de éxito Apple

El uso de las metodologías ágiles en Apple

Caso de éxito BBVA

En 2019, BBVA ha conseguido transformar la forma de organizarse y de trabajar de más de 33.000 personas en los servicios centrales del Grupo, incorporando la metodología ágil en su día a día. BBVA necesitaba desarrollar un sistema que resolviera todas las necesidades de la clientela y les ofreciera además servicios de valor añadido basados en la Inteligencia Artificial. Para ello comenzaron a trabajar en el desarrollo de la App, y designaron equipos pequeños y autónomos, compuestos por profesionales procedentes de diferentes áreas especializados en diversas disciplinas, que comenzaron a trabajar de una forma muy diferente a la tradicional en la que el banco había operado hasta ese momento, es decir, formaron equipos Scrum.

Caso de éxito BBVA

Tras el éxito de este proyecto, comenzaron a aplicar esta forma de trabajo a toda la estructura organizativa con el objetivo de contar con una organización más transparente, flexible y productiva. Para ello, BBVA creó una agenda única de desarrollo que sirve para priorizar todos los proyectos del banco a nivel global atendiendo a su criticidad y estrategia, evitando así duplicidades y falta de foco estratégico. Se ha conseguido tener una visión integral de la capacidad disponible en el banco para desarrollar proyectos. Se basa principalmente en asignar a cada colaborador a los proyectos donde puede aportar más valor en función de sus conocimientos y experiencia. Bajo esta metodología, BBVA cuenta con herramientas para promover el desarrollo profesional de la plantilla, que incluye un modelo de evaluación alineado con las nuevas formas de trabajo por proyectos y la incorporación de la figura del “people leader” para orientar a cada profesional en su plan de desarrollo de carrera y darles más visibilidad dentro de la organización.

(Posibilidad de subtítulos en español)

Casos de éxito BBVA

El uso de las metodologías ágiles en BBVA

Caso de éxito Inditex

Inditex aprovecha cuatro veces más su cadena logística que cualquier otra empresa similar gracias a su método ágil. En la empresa lo llaman postponement, y se trata de que retrasan la creación y envío de productos al máximo, con el objetivo de saber con exactitud si se van a necesitar más unidades de un determinado producto o no. En este sentido, el método del gigante Inditex, es lanzar un producto, y esperar a ver las ventas y por tanto la demanda del mismo, puesto que es muy difícil definir si se van a necesitar 1.000 unidades o 500.000, teniendo en cuenta que es una firma internacional y que influyen muchos factores, tales como la cultura del país al que se dirija, el tipo de sociedad, el poder adquisitivo, etc.

Caso de éxito Inditex

Para solucionar este aspecto, Inditex produce a la baja, con el objetivo de lograr hacer una estimación de ventas y por tanto de demanda, y dado que cuenta con una red logística de gran magnitud, pueden iniciar la fabricación y distribución de productos en menos de 15 días. Para conseguir este reto, Inditex, desde su central en Arteixo tiene feedback constante y diario con todas las tiendas del mundo, dándoles información diaria de los productos que más se han vendido y los que menos. Con este método, tienen la posibilidad de llevar una estimación diaria de los productos con mayor demanda, los países donde tienen más salida o menos unos productos u otros, y una gran cantidad de información que les permite resolver cualquier cuestión en poco tiempo. Además, cada equipo de trabajo, demanda de pedidos, recepción de pedidos, fabrica, envío, calidad, etc. está conectado con el resto y tienen comunicación y feedback constante acerca del estado de los diferentes ciclos de cada producto.

Tal y como se muestra en el ejemplo de Inditex se puede comprobar como la implantación de las metodologías ágiles permite a las compañías desarrollar los proyectos con éxito, reduciendo los riesgos, ya que en este caso, si se produjeran un millón de prendas de un determinado estilo y no se vendieran, supondría una gran pérdida para la compañía, puesto que había que imputar coste de materia prima, de producción, de calidad, de preparación de pedidos, de distribución, etc, cuestiones que han eliminado utilizando los métodos ágiles en su sistema de trabajo a nivel mundial.

Caso de éxito Inditex

02 Tableros virtuales de metodología Kanban: TRELLO

3.1 Presentación de Trello

3.2 Aspectos básicos de Trello

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Opción 1

países

Panel principal de un tablero

Un tablero se compone de listas y tarjetas y representa un proyecto o un lugar en el que mantener el control y seguimiento de la información acerca de nuestras tareas y el grado de consecución que hemos conseguido de las mismas hasta el momento. Los tableros de Trello son una buena herramienta para organizar en la nube nuestras tareas de ámbito personal y profesional, así como para colaborar a tiempo real con compañeros/as de trabajo, familiares o amigos.

Tableros

Las listas mantienen las tarjetas (tareas) organizadas en sus diversas fases de progreso. Pueden utilizarse para crear un flujo de trabajo en el que las tarjetas se muevan de una lista a otra desde el inicio hasta el final o, simplemente, actuar como una herramienta en la que mantener el seguimiento de ideas e información. Se puede añadir una cantidad ilimitada de listas a un tablero, y se pueden ordenar del modo que se desee. La listas que se generan por defecto atienden a "Cosas que hacer", "En proceso" y "Hecho".

Listas

Las tarjetas son las unidades fundamentales de un tablero y se utilizan para representar tareas e ideas. Una tarjeta puede ser algo que debe hacerse o algo que debe recordarse. Haz clic en "Añadir una tarjeta..." en la parte inferior de una lista para crear una tarjeta nueva y podrás asignarle un nombre como "Recoger la ropa de la tintorería" o "Aclarar fechas de entregas parciales con el editor". Las tarjetas pueden personalizarse para contener una amplia variedad de información útil haciendo clic en ellas. No existe límite alguno en el número de tarjetas que se pueden añadir a un tablero.

Tarjetas

El menú está situado en el lado derecho del tablero de Trello. El menú es la herramienta desde la que se gestiona a las personas, se controla la configuración y se habilitan los Power-Ups. Los Power Ups son calendarios, modelos de tarjetas útiles y otras plantillas de interés, así como el medio para integrar nuestros tableros con aplicaciones como Google Drive, Dropbox, Slack, entre otras. Además, se puede observar el histórico de actividad que se ha realizado en un tablero, desde la lista de actividades del menú. La funcionalidad Butler consiste en la posibilidad para automatizar tarjetas y los flujos de trabajo. Se trata de una opción avanzada que introduciremos más adelante.

Menú

Crear un tablero de Trello

Se pueden crear tableros desde 3 ubicaciones diferentes:1. Desde el panel central2. Desde el menú Crear3. Desde el menú +

3.3 Configuración de un tablero

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Opción 1

Pasos a seguir

Paso 4

Añadir el resto de listas

Paso 3

Añadir una lista

Dar nombre a un nuevo proyecto

Crear tablero nuevo

Paso 2

Paso 1

+ info

Pasos a seguir

Paso 8

Configurar la visibilidad del tablero

Paso 7

Invitar a otras personas

Añadir datos a cada tarjeta

Añade tarjetas

Paso 6

Paso 5

+ info

2.4 Crear y administrar un equipo

Crear los equipos

Panel de gestión de equipo

Editar tu equipo

Invitar a su equipo

Formar los equipos

Pasos para crear y administrar un equipo

Los Power-Ups son algo así como pequeñas aplicaciones que puedes adquirir para tu tablero de Trello, haciendo que los tableros tengan una mayor eficiencia. Tú puedes elegir cuáles son los Power-Ups que quieres añadir a tu tablero para así tener la mejor experiencia personalizada. Muchos de estos Power-Ups son integraciones entre Trello y algunas de tus herramientas favoritas.

2.5 Mejora tu productividad con los Power-Ups

Tú y tu equipo podrán votar en tiempo real por sus tarjetas/ideas favoritas

Hacer más detallada la descripción de tus tarjetas (¡lo que significa menos clics!)

Adjuntar y mostrar tus archivos desde Google Drive de manera inteligente

Crear un calendario para que puedas ver todas las fechas de entrega de tus tareas

¿Qué pueden hacer estos power-ups gratuitos?

Directorio de Power-ups de Trello

Puedes encontrar la lista completa de nuestros más de 130 Power-Ups en el directorio de Power-Ups de Trello. Cualquier usuario de Trello que esté utilizando la versión gratuita tiene la opción de activar un Power-Up en su tablero. Los usuarios de Trello Gold tienen la opción de activar tres Power-Ups por tablero, los equipos que tienen Business Class o Trello Enterprise tienen acceso a todos los Power-Ups. No todos los Power-Ups de Trello son gratuitos, pero tenemos muchos que sí lo son. Esta lista de los Power-Ups más populares sólo incluye los que son gratuitos, los que no necesitan de una suscripción o de pago mensual para utilizarse.

Incluir un Power-up en nuestro tablero

Slack

Votar

Hangouts

Campos personalizados

Calendario

Google Drive

Alguno de los Power-ups más utilizados

Videotutorial TRELLO 1

Mix N'Match

Organizar reuniones

Realizar seguimientos

Almacenamiento

Aplicabilidad de Trello

Veremos cómo utilizar esta herramienta para sus 5 posibilidades más interesantes:

2.6 Consejos útiles para el uso de Trello

Trello es una herramienta simple en apariencia pero de enorme dinamismo y potencial para la gestión de proyectos. Millones de personas y empresas de todos los tipos usan Trello para administrar cualquier cosa, desde procesos de incorporación de personal, listas semanales de tareas e incluso calendarios de planificación de comidas. Trello está llena de funciones, atajos y Power-Ups que impulsarán tu productividad personal y profesional. Descubramos algunos trucos avanzados.

2.7 Manejo avanzado de Trello

INFO

Trello cuenta con infinidad de atajos de teclado que nos hacen la vida más ágil.

Atajos de teclado

¿Necesitas llamar la atención de alguna persona del equipo? Menciona su @nombre en una tarjeta o comentario y así recibirá una notificación. Igualmente puedes mencionar tableros y tarjetas para hacer alusión a los mismos.

Menciones

Haz doble clic en cualquier espacio en blanco de un tablero para abrir la ventana emergente que te permitirá añadir listas y tarjetas en la ubicación más próxima.

Doble clic para añadir lista o tarjeta

Puedes arrastrar y soltar varios archivos desde tu escritorio a una tarjeta para subirlos. También puedes arrastrar imágenes desde otros sitios web a tus tarjetas.

Archivos adjuntos

Copia y pega los datos de una columna de una hoja de cálculo o de una tabla de un procesador de texto. Con ello, se creará una nueva tarjeta o checklist para cada línea establecida dentro de la lista.

Introducir varias tarjetas y checklist de una sola vez

Si quieres reorganizar tus tableros y checklist puedes arrastrarlos en cualquier dirección y colocar los que sean más importantes en la parte superior de los listados correspondientes.

Reordenar tableros y checklist

Si quieres reorganizar tus tableros y checklist puedes arrastrarlos en cualquier dirección y colocar los que sean más importantes en la parte superior de los listados correspondientes.

Copiar tableros, listas, tarjetas y checklist

Si quieres reorganizar tus tableros y checklist puedes arrastrarlos en cualquier dirección y colocar los que sean más importantes en la parte superior de los listados correspondientes.

Crear tarjetas por correo electrónico

Si necesitas estar al tanto de lo que ocurre en diferentes tableros, listas o tarjetas, pero no intervienes en su ejecución directa, es preferible que utilices la función "Seguir". De este modo, recibirás todas las notificaciones relacionadas con todos ellos sin tener que asignarte como responsable de la ejecución los mismos, evitando provocar confusiones.

Seguir listas, tableros y tarjetas

La aplicación de escritorio de Trello está disponible de forma gratuita, así como su versión móvil, para iOs, Windows y Android. En cuanto a la aplicación de escritorio, ésta contiene multitud de atajos propios que la diferencian de la versión web.

Descarga las aplicaciones de Trello para el móvil y el escritorio

Trello Butler consiste en un programa para organizar tareas repetitivas. Las automatizaciones las generamos sencillamente, usando un lenguaje común; no resulta necesario en absoluto tener conocimientos avanzados de informática. Para añadir las automatizaciones de Butler a tus tableros, haz clic en el icono de Butler que se encuentra en el menú del tablero y podrás comenzar a programarlo a tu medida.

2.8 La automatización de flujos de trabajo con Butler de Trello

Butler en el tablero de Trello

Una vez que configuras las reglas en Butler las tarjetas las siguen de manera automática.Te ponemos un ejemplo:Has terminado una tarjeta que tiene configurado una checklist. Al pasarla a la columna de Terminado automáticamente aparece todo el checklist como marcado y la fecha de vencimiento finalizada sin tener que hacer nada más.Las reglas tendrán una reacción automática a las acciones en tus tableros como por arte de magia y operarán en todo el tablero para los otros miembros. Además, pueden generarse para manejar una gran cantidad de acciones complejas y llevar un proceso automatizado a tus tableros.

Con Butler seguimos las reglas

Estos comandos son: Reglas, Botones de tarjeta, Botones de tablero, Comandos programados y Comandos de fechas de vencimiento. Los dos últimos no se encuentran disponibles en la versión gratuita de Trello.

Los 5 comandos de Butler

Establecer una regla es tan simple como completar los campos para lo que te gustaría que sucediera cuando se lleva a cabo una acción específica o un gatillo. Por ejemplo, en el ejemplo que hemos puesto antes, un gatillo se establecería cuando cualquier persona del tablero mueva una tarjeta a la lista "Terminado". Luego crea las acciones que se producirían automáticamente cuando esa acción tenga lugar:

Marcar la fecha de vencimiento como completa.
Revisar todos los elementos en todas las checklists de la tarjeta.
Quitar todos los miembros de la tarjeta.

Crear reglas

Vamos a crear una regla

Añadir a alguien

+ info

Fecha vencimiento

+ info

Checklist

+ info

Visión general

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Ejemplo de usos de reglas

Butler también te permite crear automatizaciones personalizadas para tarjetas y tableros que se ejecutan dando clic en un botón. Los botones de tarjeta manejan las tareas del nivel de la tarjeta y aparecen en la parte posterior de la tarjeta. Los botones de tablero, por otra parte, aparecen en la parte superior de tu tablero y realizan tareas en todo tu tablero.Con Butler puedes crear botones que pueden realizar múltiples operaciones con un solo clic. Por ejemplo, un botón de tarjeta, cuando se le da clic, podría mover esa tarjeta a una lista específica, añadir una fecha de vencimiento para dos días en el futuro, añadir un miembro del tablero y aplicar una etiqueta especificada. O, un botón de tablero podría mover cada tarjeta con una fecha vencida a una lista especificada y ordenarlas por su etiqueta. Además, Butler hace que los botones de tarjeta y tablero creados por cualquier persona del tablero pueden ser utilizados por todos. Esto mantiene a todo tu equipo en la misma línea cuando se crea un proceso a partir de acciones, ya sea para notificar a la siguiente persona en un flujo de trabajo o priorizar tareas para la semana.

Creación de botones

Vamos a crear un botón

Ya has completado tu primer botón!!

En este recurso has adquirido los conocimientos básicos sobre metodologías ágiles para comenzar a gestionar de manera eficiente los proyectos de tu empresa o equipo.Ahora sólo queda poner en práctica las herramientas presentadas y aumentarás considerablemente la productividad!!!

Consideraciones

Gracias!!

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