ProMálaga: ZOOM y MEET

ZOOM Y MEET

Herramientas para la realización de videoconferencias

PROGRAMAR UNA REUNIÓN

CREAR UNA REUNIÓN

CÓMO DARSE DE ALTA

FUNCIONALIDADES DE MEET

PARA SABER MÁS

¿QUÉ ES GOOGLE MEET?

COMPLEMENTOS

ACCEDER COMO ASISTENTE

GRABAR LA REUNIÓN

SALAS

DENTRO DE UNA REUNIÓN

¿CÓMO DARSE DE ALTA?

FUNCIONALIDADES ZOOM

PRESENTACIÓN DEL PERFIL

PÁGINA DE INICIO

¿QUÉ ES ZOOM?

HERRAMIENTAS PARA VIDEOCONFERENCIA: ZOOM

CONSECUENCIAS DE LA FALTA DE COMUNICACIÓN

VENTAJAS DE LA COMUNICACIÓN

TELETRABAJAR Y COMUNICARSE ES POSIBLE

Índice de contenidos

Los trabajadores y las empresas se han encontrado con una situación que les ha desbordado por no saber qué hacer o de qué manera gestionar sus equipos. Pero, como ya sabrás, la comunicación es uno de los pilares fundamentales del trabajo y, en el teletrabajo, diríamos que es la base fundamental de su funcionamiento.

Las personas, para afrontar nuevas situaciones o realidades nos encontramos perdidas. Dada la situación de crisis actual en la que no encontramos nos vemos obligados a cambiar nuestros hábitos y manera en la que concebimos nuestro día a día en el trabajo.¿Pero cómo voy a trabajar desde casa? Eso es impensable. ¡¡No sé cómo hacerlo!!

Teletrabajar y comunicarse es posible

Por suerte, la sociedad en la que vivimos cada vez es más tecnológica y el desarrollo de estas tecnologías nos permite poder trabajar desde cualquier parte del mundo y poder tener así un negocio donde no haya fronteras físicas. Gracias a una infinidad de herramientas que se han desarrollado podemos comunicarnos con nuestro equipo en tiempo real. Skype, Meet, Zoom o Microsoft Teams son algunas de ellas, pudiendo usar tanto desde el PC cómo del teléfono móvil. Las organizaciones deben elegir la que mejor se adecúe a sus equipos de trabajo y realizar formaciones específicas para adecuarlos a ellas.

Comunicación: Base fundamental del teletrabajo

Reuniones 1 a 1

Reuniones grupales

Entrevistas y dinámicas

Formaciones

Exposición de productos

Existen diferentes tipos de escenarios donde nos vamos a comunicar con otras personas, que vamos a desarrollar a continuación.

Situaciones en las que nos comunicamos en el teletrabajo

La comunicación es quizá el aspecto al que más hay que prestarle atención, tanto en trabajo presencial como en trabajo en remoto. Para ello, la comunicación interna se debe incrementar. Una buena idea es utilizar las posibilidades que ofrecen las tecnologías de la comunicación e instalar servicio telemáticos de información, discusión e información. Cuando se implanta el teletrabajo se debe desarrollar e incrementar el espíritu de trabajo en equipo.

Ventajas de la comunicación en el teletrabajo

Las ventajas más importantes son:

Ver

Falta de relación con los/as compañeros/as

Falta de información

A los profesionales que les ofrecen la posibilidad de teletrabajar se les abre un mundo de posibilidades y ventajas, sin embargo, no es oro todo lo que reluce, y conviene conocer no solo los pros, si no también los contras, para poder gestionar y/o evitar dichos problemas.

Consecuencias de la falta de comunicación en el teletrabajo

¿Qué es una videoconferencia?

Como ya has comprobado, la comunicación es clave, a día de hoy resulta especialmente sencillo celebrar reuniones de trabajo en remoto, gracias a las facilidades que ofrece internet y la tecnología. Ya sea por falta de tiempo, por medidas de conciliación o por una cuestión de espacio o movilidad geográfica, resulta una buena idea preparar reuniones de forma online.Para que lo tengamos más claro, aunque a estas alturas casi todos/as lo conocemos o hemos realizado alguna, recordar que una videoconferencia es toda aquella comunicación audiovisual entre, al menos dos usuarios/as con transmisión en tiempo real de audio y vídeo, sin importar el lugar donde se estén conectando.

Herramientas para videoconferencias

¿Crees que es importante conocer este tipo de herramientas? Seguramente, hace un par de años hubieses contestado que no, pero actualmente, y con la situación en la que nos encontramos, donde cada vez prima más el teletrabajo, más empresas optan por digitalizarse y emplear nuevas herramientas para mantenerse conectados con el resto del equipo. Además, resulta imprescindible que tengamos presente que cada dos por tres aparecen nuevas herramientas o actualizaciones de herramientas que ya existen. Generalmente son herramientas muy intuitivas y sencillas de utilizar o muy parecidas a sus predecesoras o a las de la competencia, pero, si no conoces ninguna de ellas estarás perdido/a por completo. A continuación te mostraremos dos de las herramientas de videoconferencias más utilizadas en la actualidad, tanto por empresas como por particulares. ¡Adelante!

Zoom es la empresa líder en videocomunicaciones empresariales modernas con una plataforma en la nube sencilla y confiable para conferencias de audio y vídeo, colaboración, chat y seminarios web en todos los dispositivos móviles, de escritorio, teléfonos y sistemas de salas. Zoom Rooms es la solución original de salas de conferencia basadas en software usada en todo el mundo en juntas, salas de conferencias, de reuniones y de capacitación, así como oficinas ejecutivas y aulas. Fundada en 2011, Zoom ayuda a empresas y organizaciones a reunir a sus equipos en un entorno uniforme.

Herramienta para conferencias: ZOOM

A continuación te detallamos los aspectos clave de esta herramienta de comunicación

Instalación

Utilidad

Plataforma

¿Qué es Zoom?

Página de inicio de Zoom

Presentación de un perfil en Zoom

En este vídeo te mostramos estas funciones más detalladamente:

Videotutorial

+info

Reuniones grupales

+info

Programar reuniones 1 a 1

Zoom Meeting cuenta con un plan gratuito bastante interesante que incluye:

Versión Freemium

03

Durante las reuniones

02

Agendar reuniones

01

URL única

Funcionalidades de Zoom

En este vídeo te seguimos mostrando más funcionalidades y configuraciones de Zoom. ¡Adelante!

Videotutorial

Zoom pone a tu disposición dos formas de acceder a la herramienta: Bien a través del navegador o mediante la aplicación que puedes descargar tanto en tu ordenador como en tu smartphone.En todos se trabaja de la misma forma solo que la versión para el ordenador tiene más funcionalidades de configuración de la cuenta.

¿Cómo darse de alta?

¿Cómo darse de alta?

Programar una reunión

Ahora vamos a crear una reunión desde el perfil. Pincha en "ser anfitrión de una reunión".

Dentro de una reunión

A continuación, te manda a zoom.us (si no lo tienes descargado, te pedirá que lo hagas. No tardarás más de 5 minutos) Una vez descargado, se abrirá tu reunión y tendrá el siguiente aspecto:

Dentro de una reunión

Acceder a una reunión como asistente

Echa un vistazo al siguiente vídeo donde te mostramos estas funciones:

Videotutorial

Las salas para grupos pequeños permiten dividir la reunión de Zoom en hasta 50 sesiones separadas. Debes tener en cuenta que Las salas o Zoom Rooms pertenecen a las versiones premium de la plataforma, aunque proporcionan 30 días de prueba gratis.El anfitrión de la reunión puede elegir dividir a los participantes de la reunión en sesiones independientes automática o manualmente, y puede alternar entre sesiones en cualquier momento.Pueden crearse hasta 50 salas para grupos pequeños.Máximo de 200 participantes en una sala para grupos pequeños (con el complemento reunión grande 200). Los participantes de la sala para grupos pequeños tienen capacidad completa para audio, vídeo y pantalla compartida.

Salas, ¿Qué son?

Zoom te permite grabar una reunión en la versión free de manera local, es decir, la grabación se queda guardada en el ordenador.Para ello, debemos descargarnos la versión de Zoom para escritorio en nuestro ordenador y desde ahí podremos grabar.En la versión web no aparece porque no se quedaría guardada la reunión en la nube ya que esto sólo nos lo permite la versión Premium.

Grabar una reunión

Grabar una reunión

Finalmente te mostramos cómo es estar dentro de la reunión con este vídeo: ¡No te lo pierdas!

Videotutorial

3, Plan EnterprisePara empresas de gran tamaño¿Qué incluye?

2. Plan Business Empresas pequeñas y medianas¿Qué incluye?

1. Plan PRO Este plan es ideal para equipos pequeños¿Qué incluye?

Funcionalidades premium

Zoom ofrece diferentes complementos (de pago). Te presentamos los siguientes:

Ver

Conector de salasEl conector de la sala de conferencias de Zoom conecta los sistemas de sala basados en los estándares con la nube de Zoom.Si quieres saber más sobre Conector de sala te dejamos un enlace con información más detallada

Ver

Zoom RoomsEs una solución de mejora de software para conferencias.Son salas de conferencia que facilitan realizar reuniones por video o unirse a ellas con solo tocar un botón.Si quieres saber más sobre Zooms Rooms te dejamos un enlace con información más detallada

Complementos/Extensiones

Complementos de audio de almacenamiento en la nubeAdemás, Zoom cuenta con complementos para mejora el audio y el almacenamiento en la nube.Si quieres saber más sobre Complementos de audio y almacenaje en la nube te dejamos un enlace con información más detallada.

Ver

Seminarios web y eventosNos permite ampliar el alcance con la solución de webinar confiable y escalable de ZoomSi quieres saber más sobre Seminario web te dejamos un enlace con información más detallada

Ver

Complementos/Extensiones

Hoy en día, los profesionales necesitan poder conectarse a una reunión desde cualquier dispositivo y en cualquier momento, por ello, tienes a tu disposición también la app de Zoom. Esta app te proporciona la misma calidad de experiencia que puedes tener con el zoom de escritorio. En la siguiente imagen tienes la captura de la app. Está disponible tanto en Android como en iOS.Además en esta app podrás agregar contactos con su teléfono y enviarles directamente el código de la reunión para que se conecten Su uso es bastante intuitivo, ¡una vez que ya te has hecho con la app del ordenador, esta te resultará pan comido!

Aplicación móvil de ZOOM I

Echa un vistazo al siguiente vídeo sobre cómo utilizar la app de zoom:

Aplicación móvil de ZOOM II

Hasta la fecha, Hangouts era el servicio de mensajería que incluía dos versiones: classic y meet. Además de servicio de mensajería esta herramienta destacaba por poder realizar videollamadas y llamadas telefónicas.En la actualidad, hangouts en sí no ha desaparecido por completo, seguirá activa para la aplicación chat de consumidores en Google+. Es decir, en apps como gmail seguirá estando hangouts, pero ahora su funcionalidad es la de llevar a cabo un chat con nuestros contactos. Eso sí, en la versión de Workplace G Suite de google, hangouts sí que se queda completamente olvidada. En la siguiente imagen tienes el ejemplo de la interfaz del chat en el gmail.

¿Qué es Hangouts?

Herramientas para videoconferencias: Hangouts

¿Qué es Meet?

Es el equipo para videoconferencia de Google, creado para mejorar la experiencia de las videollamadas profesionales. Está formado por la aplicación de Meet y por su hardware de videoconferencia.Gracias al uso de la aplicación Meet, podrás unirte o crear videollamadas con cualquier persona que tenga acceso, desde cualquier lugar. En octubre de 2020 esta herramienta ha sido actualizada y dispone de varias funciones nuevas, así como de icono nuevo y su separación del clásico hangouts. Además, el tamaño de la reunión dependerá del tipo de tu cuenta y edición que tengas en workplace de Google.

Herramientas para videoconferencias: Google Meet

Dentro de la versión gratuita de Meet encontramos las siguientes características:

Meet cuenta con tres tipos de registo diferentes:1. Para uso personal2. Para uso empresarial3. Para administradores de Google Workplace

Funcionalidades de Google Meet

Presentación de meet

Una vez que estás dentro de tu cuenta de gmail, accede a los servicios gratuitos que nos ofrece Google. Una vez ahí, vete al botón de meet.

¿Cómo darse de alta?

Ya verás que utilizar meet es mucho más sencillo que, por ejemplo, Zoom. Para crear una reunión solo tienes que seleccionar la opción "iniciar o unirse a una reunión"

Crear una reunión

Una vez que te encuentras en este punto solo tienes que darle a "Unirse ahora"

Comenzar una reunión

En este vídeo te mostramos de manera más visual la interfaz de Google meet:

Videotutorial

Echa un vistazo a este vídeo sobre la configuración de una reunión de meet:

Videotutorial

Para progrmar una reunión únicamente tienes que irte al calendar de google y realizar los siguientes pasos:

Programar una reunión

Aquí puede ver más detalladamente cómo funciona esta aplicación para programar reuniones:

Videotutorial

Al igual que Zoom, Google Meet dispone de una aplicación móvil para hacerte todavía más fácil unirte a las reuniones que tengas programadas o crearlas tú. En la imagen de la izquierda se muestra su interfaz.Al igual que en la web, la app de meet es muy sencilla de utilizar y tiene las mismas funcionalidades que su versión web. En la imagen puedes ver cómo es la interfaz de la app.¡Reunirte por videollamadas ahora es más fácil que nunca!

Aplicación móvil de Meet

Enlace

Con la nueva actualización de octubre de 2020 han incluido una integración de Jamboard. Esto quiere decir que durante una videollamada, se podrá añadir una pizarra virtual y poder así, tomar notas como si estuviese en una clase presencial para que todos sus integrantes puedan ver la herramienta en tiempo real. Dicha actualización estará integrada en la web de meet, por lo que, si te unes a una videollamada desde tu teléfono móvil y comparten una pizzara, esta te mandará automáticamente a la aplicación Jamboard.Por otro lado, si la reunión está integrada en la cuenta G Suite que compartes con tu empresa, las personas que accedan a la reunión no tendrán que solicitar permiso para unirse. La mayoría de estas actualizaciones son para las cuentas de pago de Workplace de Google. A continuación te dejamos un enlace para que veas qué planes tienen y cuál se adapta mejor a tus necesidades.

Actualizaciones

Aunque ambas herramientas tienen más o menos las mismas características te dejamos unas recomendaciones de uso dependiendo del motivo para el que quieras darle:Si estás interesado/a en realizar un webinar te recomiendo que utilices Zoom. Aunque dentro de esta herramienta el webinar sea un complemento aparte de las versiones de pago es recomendable ya que merece mucho la pena. Los webinar te permiten tener hasta 100 participantes en pantalla que pueden interactuar y hasta 10.000 oyentes. Se tiene el control del audio/video sobre los participantes y la calidad del audio y video son inmejorables. La recomendamos para negocios que impartan clases y para escuelas y universidades.Si quieres realizar pequeñas reuniones de trabajo y utilizas gmail como método de envío de correo electrónico, sin duda te recomendamos Hangout Meet, ya que tienes la herramienta integrada ya en el correo y es mucho más cómodo. La calidad de audio/vídeo que nos ofrece es muy buena además de la posibilidad de grabar las reuniones y videollamadas. Recomendamos esta herramienta para Pequeñas y Medianas empresas que quieran llevar su negocio a otro nivel.

Recomendaciones

¡Enhorabuena! Y has aprendido a realizar videoconferencias por Zoom y Meet. Como has visto, son dos herramientas que te facilitarán mucho tanto las reuniones de equipo como con tus clientes cuando estéis teletrabajando (¡o cuando quieras!) Esperamos que te haya servido y empieces a utilizar estas herramientas en tu día a día en el trabajo.

Conclusiones

¡Muchas gracias!