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guide pratique de la veille informationnelle

adangin

Created on January 12, 2021

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VEILLE GUIDE PRATIQUE

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Bienvenue

Réaliser une veille efficace : les étapes à suivre

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La veille informationnelle : pourquoi s’en servir ?

La veille optimise la réflexion et par conséquent, fait naître de nouvelles idées qui d’une façon efficace aident à la prise des décisions. Elle vous permet de mieux appréhender la concurrence, et d’initier des projets plus profitables pour l’entreprise ou la société. Elle aiguise l’agilité des dirigeants d’une société tout en leur permettant d’anticiper sur les attentes des clients ou consommateurs des produits et/ou des services de l’entreprise. La veille offre l’opportunité de prendre connaissance des mutations de votre secteur d’activité.

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Les spécificités de la veille dans le domaine de la formation

La veille dans le domaine de formation est multiple : elle s’adresse à la fois aux formateurs et ingénieurs pédagogiques, dans leur démarche pédagogique mais aussi aux autres personnels pour appréhender la situation de l’établissement de formation dans l’environnement économique, concurrentiel, réglementaire... Comme au sein de l’entreprise, la veille est un outil d’aide à la décision qui permet de sélectionner la « bonne information » parmi une multitude de sources. Par le traitement de l’information et la diffusion à ses destinataires, « la veille pédagogique permet à une institution pédagogique d'observer le marché, de déterminer des tendances et de définir des stratégies. » Ceci est particulièrement vrai dans le domaine de la formation à distance, « afin d'accompagner l'évolution des besoins des apprenants, des formateurs, et de répondre à la demande du marché.» (Veille concurrentielle et veille technologique). D’autant plus que la demande du secteur ne cesse en effet d'évoluer au gré de changements d'ordre réglementaire aussi bien que technologiques (outils logiciels,..). Dans le contexte de l’éducation et de la pédagogie, il faudra définir et adapter sa propre typologie : – Veille institutionnelle – Veille juridique – Veille scientifique – Veille disciplinaire et transversale

Info

Système de veille informationnelle

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Conseils

Comment mettre en place un système de veille informationnelle ?

Objectifs

Etablir un plan de veille

Partage

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Analyser et partager

Il faut accorder une importance particulière à la veille car c’est une activité continue qui nous permet de nous tenir informés des publications récentes au sujet de nos activités professionnelles, de nos domaines de recherches et de nos centres d’intérêt. Les types de veille informationnelle :Veille e-reputation : présence en ligne – à surveiller car canaux que l’on ne maîtrise pasVeille technologique : techno, outils, brevets, méthodes…Veille juridique, réglementaire, normativeVeille commerciale : technique commerciale, prix, produit non techno etc…Veille concurrentielle Veille sectorielle : ce qui impact notre secteur / notre environnementVeille financière

Sources

rechercher les informations / sources

Système

Les méthodes et les outils

01 Déterminez vos objectifs de veille

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Première étape

La première chose à faire avant de se lancer plus en détail sur la mise en place d’un système de veille est de prendre le temps de déterminer vos objectifs. En effet, comme tout projet, la mise en place d’une veille nécessite de clarifier les enjeux et de définir des objectifs qui devront être SMART (Spécifique, Mesurable, Atteignable, Réaliste et Temporellement défini). Pour cela, couchez sur papier votre environnement professionnel (votre secteur d’activité, votre branche de métier…) puis faites le bilan de vos forces et faiblesses personnelles. Ceci vous permettra de trouver facilement votre ou vos objectifs de veille dans le but de combler vos points faibles. Votre veille sera alors orienter efficacement.Etablir un plan de veille : définir ses axes

  • Objectifs : pourquoi je fais cette veille ?
  • Livrables attendus : quelle forme aura ma veille ?
  • Organisation : thèmes, outils, périodicité, qui fait quoi => comment ?
  • Sources : identifier des sources qualifiées

"La première chose à faire avant de se lancer plus en détail sur la mise en place d’un système de veille est de prendre le temps de déterminer vos objectifs."

02 Sélectionnez vos sources d’informations

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Deuxième étape

Il s’agit de déterminer quelles seront les sources les plus pertinentes (et accessibles), en fonction de contraintes de coûts, de délais ou de confidentialité dont on dispose.Prenez le temps de parcourir le web à la recherche des sources les plus pertinentes pour vous. L’information peut venir de plusieurs types de médias. En voici quelques exemples : 1. Sites et blogs spécialisés : il vous suffit de faire des recherches précises dans votre moteur de recherche habituel pour les trouver. Les outils de curation peuvent intervenir aussi : Scoopit, Netvibes, Feedly, Panda, Behance. 2. Podcasts : si vous ne vous y êtes pas encore mis, l’écoute de podcasts peut être une très bonne alternative à la lecture. Il suffit de vous rendre sur l’application Podcasts de votre smartphone et de rechercher les contenus via le moteur de recherche. 3. Vidéos (Youtube, Viméo) : là encore, le format vidéo peut être très intéressant (vidéos d’actualité, vidéos de vulgarisation de sujets complexes…) 4. Les réseaux sociaux, les influenceurs : Facebook, LinkedIn, Slideshare, Google+, Twitter, Tweetdeck, les Hashtag.Pour Linkedin et Twitter : Suivez des personnalités influentes dans les domaines que vous souhaitez travailler. Votre fil d’actualité commencera alors à se construire et permettra d’alimenter votre veille.Les réseaux sociaux peuvent aussi être utilisés comme des moteurs de recherche grâce à la recherche par #hashtag. Par exemple, si vous souhaitez vous tenir informé des dernières tendances en terme de formation sur le web vous pouvez faire une recherche à l’aide de #formation.L’avantage des réseaux sociaux est qu’ils sont le relais de nombreuses typologies de formats dont on peut avoir besoin (articles de journaux, vidéos, supports ludiques , articles de blog…) 5. Sérendipité : trouver quelque chose que l’on n’a pas cherché = curiosité

03 La mise en place du système de veille

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Troisième étape

Il existe plusieurs manières de procéder : Méthode PULLSolution 1 : Aller chercher l’information sur chaque média, un par un, source après source, sur tout ce qui vous intéresse. Solution 2 : S’abonner à des newsletters. Si vous n’avez pas la phobie des emails, cette solution est une bonne alternative puisque ce n’est plus à vous de faire l’effort d’aller l’information, elle vient à vous directement. Méthode PUSHSolution 3 : Utiliser un agrégateur de contenu. L’utilisation d’un agrégateur de contenu est très simple. Il suffit de choisir vos sujets et vos sources d’informations. L’agrégateur vous permet de retrouver tous les contenus dans un seul fil d’actualité.Exemple d’agrégateur : Flipboard, Feedly

Une fois votre objectif de veille déterminé et vos sources identifiées, il est temps de vous y mettre ! Dans cette étape, les informations sont collectées selon une périodicité déterminée et sont sélectionnées en fonction de leur critère de pertinence. Pour commencer sa veille, se baser sur des sites qui prémâchent les informations.Trouver un rituel dans la semaine dédié à la veille et automatiser la veille.

03 La mise en place du système de veille

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Tableau de bord

Concevoir un tableau de bord

Assurer la veille informationnelle nécessite la création d’un tableau de bord. Ainsi, vous n’aurez qu’à choisir entre les différents agrégateurs de flux RSS. Ensuite, vous allez le paramétrer en fonction des axes de veille choisis. Il ne vous reste plus qu’à enregistrer les URL de vos différentes sources.Il en existe de nombreux : Netvibes, Feedly, Feed-Booster, NewsBlur, FeedReader, Pulse… Les informations recueillies sont analysées, organisées et éventuellement mises en perspective afin d’être diffusées. (résumé, synthèse, lettre d’information)

04 Et enfin : Partagez votre veille !

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Quatrième étape

Puisque vous avez déjà effectué un gros travail de recherche jusqu’à maintenant et que vous n’êtes probablement pas le seul à vouloir faire de la veille de ces sujets, il peut être intéressant de la partager. En interne de votre entreprise, vous pourriez écrire une newsletter de façon régulière sur vos sujets ou bien encore partager des articles sur le réseau social interne. Vos collègues seront probablement ravis. Sur LinkedIn, partager un article avec quelques mots sur vos convictions est un bon moyen de recueillir des remarques de la part de vos contacts.Pour aller plus loin et si vous disposez de plus de temps, il est également intéressant de créer un espace où vous pourriez regrouper la synthèse de toute votre veille, que ce soit en partageant des liens de redirection vers des contenus déjà existants ou bien en créant des synthèses sous forme d’infographie par exemple (Canva est un super outil). Pour cela, les supports de partage de veille peuvent prendre plusieurs formes :

  • rédaction d’un un blog (exemple : WordPress)
  • utilisation d’un outil de type journal (exemple Wakelet)
  • création d’un compte Medium
Après collecte et analyse, l’information peut être rediffusée par d’autres fils rss recréés pour la diffusion de l’information, sur un blog, par une lettre d’information diffusée par courriel, ou par des outils de travail collaboratifs / de partage : Slack, Délicious, Pocket, wikis, ...

"Sur Linkedin, partager un article avec quelques mots sur vos convictions est un bon moyen de recueillir des remarques de la part de vos contacts."

05 Quelques conseils

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Dernière étape

Encore quelques conseils …

  • Toujours vérifier les sources des contenus et diversifiez les. Pensez à vérifier l’identité des auteurs et leur séniorité sur les sujets.
  • Réajustez en permanence vos contenus suivis, supprimer les contenus qui ne vous conviennent pas ou plus.
  • Informez vous mais pas trop. En effet, suivre trop de contenus risque de vous donner l’effet d’un surplus d’informations et vous risqueriez de ne rien consommer du tout. Il est préférable de prendre le temps de choisir ses sources et de ne pas trop s’éparpiller.
  • Dégagez vous du temps dans votre agenda et définissez une fréquence et les meilleurs moments pour vous informer. Cela peut être au petit déjeuner, pendant une pause au travail ou dans les transports par exemple.
Cette méthodologie et ses conseils sont évidemment à ajuster au contexte organisationnel , à votre type de poste et aux objectifs que vous poursuivez !

"Informez vous mais pas trop. En effet, suivre trop de contenus risque de vous donner l’effet d’un surplus d’informations et vous risqueriez de ne rien consommer du tout."

VEILLE processus

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DIFFUSER

ANALYSER

COLLECTER

DEFINIR

IDENTIFIER

PROMOUVOIR

EVALUER / ANNOTER

QUALIFIER

STRATEGIE DE VEILLE

PERIMETRE

filtrer, selectionner et valider les infoscatégoriser et scorernewsletters, revue de presse, intranet et chanel

curationtype de veilleoutils

pertinence infocritiquer, commenter

fiche synthèse intranetchanel dédiénewsletter

thématiquemots cléssourcesrythme et fréquence

  • Push
  • Pull
  • Social Search

LA PROCEDUREde l'EFF

comment utiliser les outils ?

Collecte de l'information : curation automatisée

Créer un compte "business" pour accèder aux fonctionnalités utiles (18 $/mois)

Feedly est probablement l’un des outils de curation de contenus les plus connus. Il permet d’organiser facilement le contenu des blogs et de marquer le contenu à lire ultérieurement. Le package Business offre :- un partage de la veille entre 3 personnes,- des flux illimités, - un niveau de support supérieur - et des intégrations plus robustes dont la création et l'envoi d'une newsletter

Définir les mots-clés (#) ou sites internet sque l'on souhaite suivre

Collecte de l'information : curation automatisée

Etape 1 : Créer un nouveau "feed"

Etape 2 : Sélectionner les sources

créer un nouveau feed : recherche par site internet et # hashtag

"new feed" pour créer votre suivi de sources

sur votre tableau de bord, allez sur "feeds" pour en créer !

choisir votre titre, ex : "veille pédagogique"

recherche aussi par mot, personne, ...

liste des "feeds" (ou veilles) créés pour un suivi par type

recherche par compte @ ou avec #hastag

Collecte de l'information : curation automatisée

Etape 3 : Ajouter la source au Feed correspondant

Ajouter la source choisie au "feed" dédié

"following" : suivre que l'on peut suivre selon notre intérêt

grâce aux mots clés des sources sont proposées

source ajoutée "added"

le nombre de "followers/abonnés" montre la fiabilité d'une source

Collecte de l'information : curation automatisée

Etape 4 : Liste des sources suivies et Feeds

sources suivies

Collecte de l'information : curation automatisée

Etape 5 : Suivi Twitter

Etape 6 : Fiabilité de la source

indication de : sources inactives et inaccessibles (unreachale)

la démarche est la même avec votre compte Twitter (à associer) : ajouter des comptes de personnes ou entreprises

Collecte de l'information : curation automatisée

Etape 7 : Sélectionner (analyser) les articles à diffuser / partager

Etape 8 : création du contenu de la newsletter

liste de diffusion : destinataires de la newsletter

cliquez sur l'étoile : sélection de l'article intéressant pour la newsletter

Création de la newsletter : choix du contenus (notes, ...), choix du jour et heure de diffusion

choix de l'apparence

Collecte de l'information : curation automatisée

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Etape 9 : envoi de la newsletter par e-mail

Etape 10 : partage d'articles dans le Slack

Connecter Feedly à Slack

Réception de l'article sur le slack du centre de formation dans le #veille

Collecte de l'information : réseaux sociaux

Sur Linkedin, vous pouvez : - suivre des personnes, des entreprises, des hashtags # - rejoindre des groupes C'est un bon outil pour suivre des influenceurs, des concurrents, des sites institutionnels et diffuser de l'information pertinente également.

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Merci

CONTACT : Aurélie DANGINIngénieur PédagogiqueEcole Française de Formation