Šest zlatnih pravila za pisanje e-mail poruka

Šest zlatnih pravila za pisanje imejl poruka

U ovoj kratkoj prezentaciji saznaćete kojih se šest pravila treba pridržavati kako bi vaši imejlovi bili lepo napisani i primaocu ostavili pozitivne utiske o vama.

Svaka poruka mora imati svoj naslov ili temu (Subject)

Svaka imejl poruka treba imati svoj naslov koji će primaocu poruke ukazati šta je sadržaj konkretne poruke. Naslov treba da bude kratak, koncizan, jasan i da upućuje na suštinu poruke. U ovom primeru naslov poruke je „domaći zadatak iz preduzetništva“ i nastavniku je čim pročita naslov jasno da je neko od učenika poslao domaći zadatak.

Poruku počnite adekvatnim oslovljavanjem primaoca

Poruku započnite adekvatnim obraćanjem u skladu sa mestom, titulom ili funkcijom na kojoj se primalac nalazi. Uvodnim obraćanjem sagovornik će uvideti da vi njega poštujete, a ujedno će o vama steći prvi utisak da ste osoba koja poznaje bonton i pravila lepe komunikacije. Jelena se u primeru obratila nastavniku sa „Poštovani profesore“ što je sasvim adekvatno situaciji i sadržini poruke. Da je poruku pisala drugarici, adekvatno obraćanje bi bilo „Draga Marija“.

Pišite kratko i jasno

U pisanju poruke se fokusirajte na suštinu. Poruka treba da bude kratka ali sadržajna i efektna kako bi se primalac poruke fokusirao na suštinu bez čitanja suvišnih pojedinosti. Suština ove poruke je sledeća: - učenica šalje domaći zadatak, - deo zadatka učenici nije jasan i traži dodatna pojašnjenja od nastavnika.

Vodite računa o pravopisu

U jednoj e-poruci reći ćemo više o sebi nego na pet strana radne biografije. Zbog toga je bitno:

• poštovati pravila pravopisa,
• rečenice pisati gramatički potpuno tačno,
• koristiti odgovarajući font (nikako latinicu bez č, š, ć, ž), ni preveliki, ni premali, niti preterano kitnjast i ukrašen,
• žargonizmi su apsolutno nepoželjni,
• ne koristiti smajliće, emotikone i slično u formalnoj poslovnoj komunikaciji.

Vodite računa o prilozima uz imejl

Često se uz tekstualne poruke prilažu i dokumeti.U ovom slučaju Jelena prilaže Gugl dokument koji je nazvala Domaći zadatak - preduzetništvo - Jelena Petrović 4/3. Ovaj naziv dokumenta je adekvatan, imajući u vidu da šalje domaći zadatak. Ovakav naziv asocira primaocu o čemu se u dokumentu iz priloga radi. Nikako nemojte koristiti neadekvatne nazive za fajlove koje prilažete, npr. doc1 i slično.

Završetak treba biti adekvatan, a poruka potpisana

Poruku završite tako što ćete opet iskazati poštovanje prema primaocu, zahvaliti se primaocu na vremenu i trudu (ukoliko je naša poruka odgovor na neku prethodnu poruku) i poruku obavezno treba potpisati navođenjem imena i prezimena kao i funkcije ili radnog mesta osobe koja šalje poruku. Jelena je ovde navela svoje ime i prezime, kao i školu i razred koji pohađa - za mejl u kome šalje domaći zadatak profesoru - sasvim korektno i dovoljno!