Sede Ambulatoria

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INSTRUCTIVO: PLAN DE CONTINGENCIA ANTE LA SUSPENSION DEL SISTEMA GHIPS

ITEM

INSTRUCCIÓN PARA DILIGENCIAR

EJEMPLO

Gestión de Recursos Financieros

Nombre del Proceso al que pertenece según Mapa de Procesos publicado en CALIPSU

PROCESO

Nombre del Subproceso/Servicio al que pertenece según Mapa de Procesos publicado en CALIPSU

Facturación

SUBPROCESO/SERVICIO

Suspensión de la Historia Clínica del Sistema GHIPS

Riesgo que se materializa para activar la contingencia

RIESGO MATERIALIZADO

Cargo del Responsable del proceso/subproceso/servicio donde se activa el Plan de Contingencia

Coordinador(a) de Facturación

CARGO DEL RESPONSABLE

Definir tiempo de tolerancia máximo en el cuál el proceso/subproceso o servicio puede soportar sin tener acceso al GHIPS

10 min

TIEMPO DE TOLERANCIA

Defina cual es la situación que genera una alerta en su proceso para prepararse o activar el Plan de Contingencia

Suspensión de la Historia Clínica del Sistema GHIPS

INDICADOR DE ALERTA

Por que medio o canal se genera la alerta

Grupo de Whatsapp de Caída del Sistema (GHIPS)

FUENTE DE ALERTA

Describa explícitamente las actividades (En infinitivo) de preparación o activación del plan de contingencia de acuerdo a las siguientes indicaciones:

VERDE. Garantizar la generación de Back up de datos del Sistema GHIPS. AMARILLO. Garantizar la generación y exportación diaria de las agendas de citas y órdenes de servicio pendientes por el sistema GHIPS. NARANJA. Distribuir los formatos de historia clínica y registros RIPS disponibles en stock. ROJA. Diligenciar en formato papel las historias clínicas. NEGRA. Cerrar servicios si aplica

ACTIVIDAD DE CONTINGENCIA

Toque cada color

RESPONSABLE DE LA ACTIVIDAD

Cargo del responsable de la ejecución de la actividad.

SOPORTE O EVIDENCIAS DEL CIERRE

PLAN DE RECUPERACIÓN

Se describen documentos soportes o evidencias del cierre satisfactorio de la actividad si aplica.

Soportes físicos de historia clínica manual en archivo físico.

Se describen las actividades y responsables cuando se les informa la reactivación de Sistema.

1. Socializar la recuperación del sistema

Asistente de facturación (Cargo del responsable de la ejecución de cada actividad)

¿Qué consecuencias tiene la materialización del riesgo?

CADENA DE LLAMADAS

Después de 10 minutos sin sistema GHIPS se convierte en una emergencia: Por lo cual existen 2 alternativas previas a la activación del plan de contingencia: ATERNATIVA 1: Migrar al DATA CENTER secundario. (activar replicación) ALTERNATIVA 2: Si es falla de conectividad se accede a través de internet. El Director (a) General es quien se encarga de definir el cierre de servicios de las sedes León XIII y Ambulatoria de la IPS Universitaria, en caso que la contingencia lo amerite

2. PLANEACIÓN: PLAN DE CONTINGENCIA 2.1 DEFINIR PROCESOS PRIORITARIOS DONDE SE IMPLEMENTA EN PRIMERA INSTANCIA EL PLAN DE CONTINGENCIA

Para minimizar los efectos de la contingencia ante la suspensión del GHIPS, la IPS Universitaria debe garantizar bajo condiciones controladas y seguras:

• La continuidad en la prestación del servicio de salud.
• El flujo de información de los pacientes entre servicios.
• La continuidad del manejo de la historia clínica y los registros asociados.
• El pago posterior de las cuentas generadas en el proceso de atención.

El riesgo de la suspensión del sistema GHIPS se materializa en todos los procesos institucionales, sin embargo desde el punto de vista práctico fueron priorizados todos los sub-procesos de gestión clínica y algunos procesos de apoyo administrativo, dado que hacen parte de la cadena de valor del ciclo de la prestación del servicio de salud, a saber:

Da clic en cada titulo

Proceso de Gestión Clínica

Procesos de apoyo

Para el apoyo de la contingencia se define el equipo líder con sus respectivos roles: Equipo TIC´s: Son los encargados de hacer el diagnostico, reestrablecer el sistema y evaluar. Para definir la formación del personal que debe suplir la contingencia se debe promover la capacitación y despliegue del plan de contingencia ante la suspensión del sistema GHIPS, a cargo de: Equipo de Formación: Director (a) de Salud Coordinador (a) Sede Ambulatoria Coordinador (a) de TIC's

2.9 LUGAR DE DISPOSICIÓN DE LOS RECURSOS Servicios asistenciales 2.10 PROVEEDOR DE LOS RECURSOS Coordinador (a) Adquisiciones, Logística e Inventarios. Mantener en inventario un stock de carpetas y formatos básicos de historia clínica definidos para proveer hasta dos días de contingencia ante la suspensión del GHIPS en la IPS Universitaria.

2.11 RESPONSABLE DE LA DISTRIBUCIÓN DE LOS RECURSOS -Jefes de Enfermería. Mantener en los servicios asistenciales, un stock de carpetas y formatos básicos de historia clínica definidos para soportar hasta un día de contingencia en la sede León XIII y distribuirlos durante la contingencia de la suspensión del GHIPS. -Tecnólogo (a) Archivo Clínico. Mantener en el área de archivo clínico de la sede Ambulatoria, un stock de carpetas con formatos básicos de historia clínica definidos para soportar hasta tres días de contingencia en la sede Ambulatoria y distribuirlos en los consultorios durante la contingencia de la suspensión del GHIPS.

2.12 RESPONSABLE DE LOS RECURSOS: Coordinadores y líderes procesos priorizados para la contingencia ante la suspensión del GHIPS.

3. ACTIVACIÓN DEL PLAN

Sistema de Alertas

Da clic en cada circulo.

Nivel V

Nivel I

Nivel III

Nivel IV

Nivel II

TIEMPOS DE TOLERANCIA PARA EL PLAN DE CONTINGENCIA ANTE LA SUSPENSION DEL SISTEMA GHIPS

Da clic en el recuadro.

Plan de Contingencia

OPERATIVO

Sistema de Alertas

Da clic en cada circulo.

Nivel V

Nivel I

Nivel II

Nivel III

Nivel IV

PLAN DE RECUPERACION ANTE LA SUSPENCIÓN DEL SISTEMA GHIPS

Da click en cada servicio para mas información.

Coordinación de Sede

Admisiones y Autorizaciones- Call Center

Salud Oral

Todos los Servicios Asistenciales

Servicio Farmacéutico

Cirugía

Ayudas Diagnósticas y Complementación Terapéutica

Facturación

Referencia y Contrarreferencia

TIC's- Gestión Documental- Archivo Clínico

¡Gracias!