Transformer et scénariser une formation à distance

Quelques conseils et astuces pour

TRANSFORMER UN PRÉSENTIEL EN DISTANCIEL & SCÉNARISER UNE FORMATION HYBRIDE OU À DISTANCE

POINTS ESSENTIELS POUR TRANSFORMER VOTRE FORMATION EN PRÉSENTIEL EN FORMATION À DISTANCE RAPIDEMENT

COMMENT TRANSFORMER UN PRÉSENTIEL EN DISTANCIEL ?

TRANSFORMER UN PRÉSENTIEL EN DISTANCIEL & SCÉNARISER UNE FORMATION HYBRIDE OU À DISTANCE

DÉFINITION DU CADRE DU DISPOSITIF

SCÉNARISATION GÉNÉRALE

POUR ALLER PLUS LOIN

SCÉNARISATION DÉTAILLÉE

SCÉNARISATION DE L'ACCOMPAGNEMENT

Contenus en PDF

Diaporama en PDF

1 COMMENT TRANSFORMER UN PRÉSENTIEL EN DISTANCIEL ?

Pas ou peu de place à l'improvisation, il faut que votre déroulé pédagogique soit réglé comme du papier à musique. Déjà ça rassure et puis ça impose une structure, imprègne un rythme, qui on le verra, est important à votre formation.Bref, oui, mettre à distance un présentiel demande de la rigueur et de retravailler son scénario mais on vous donne tout de suite quelques repères simples pour réussir cette transformation facilement !

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PETITS CONSEILS DE PRÉPARATION

Comment transformer & scénariser une formation en présentiel en formation à distance ?

L'ÉQUIPE ET LES RÔLES

METTRE À DISTANCE UN PRÉSENTIEL DE 6H

QUELQUES EXEMPLES D'ACTIVITÉS

PETITS CONSEILS DE PRÉPARATION

Le travail est le même que lors d'une session en présentiel, en veillant à prendre en compte quelques caratéristiques du distanciel.

• Le plus simple est le mieux : parfois privilégier le travail individuel au travail en sous-groupe (plus fluide), privilégier les outils basiques et les détourner (le chat peut être efficace pour brainstormer, un tableau sur un fichier partagé peut suffire à recueillir les contributions).

• Partir de la fin : “Si nous n’avions que 30 min de travail avec les participants, qu’est-ce que ces derniers devraient faire, et pour quoi ?” Une fois que vous avez la réponse à ces questions, vous pouvez concevoir l’activité clé de votre classe virtuelle et vous saurez comment rendre ce temps utile, même en situation très dégradée.

• L’attention est précieuse : n’utiliser le temps en ligne que pour les échanges utiles, faire tout le reste hors ligne (lectures, témoignages, recherches, etc.). C’est le principe de la classe inversée : les gens ne se réunissent que pour interagir, tout le reste est conduit hors-ligne, seul ou en interactions légères.

Focus sur les objectifs

Quelques principes clés

Faciliter

• Renforcer l’explicitation, communiquer vers les participants sur les éléments nécessaires pour faciliter leurs apprentissages mais aussi leur engagement.

• Ne pas garder la parole trop longtemps et chercher l'attention régulièrement (toutes les 3 à 7 minutes)

• Préparer un déroulé très précis et minuté

• Utiliser des infographies qui facilitent le partage et l'assimilation de données complexes et sont plus captivantes qu'un visage en train de parler...

• Provoquer des interactions régulières (au bout de 30 minutes maximum)

• Suivre à distance demande beaucoup de concentration au niveau cognitif, pensez à ne pas faire de temps synchrones qui dépassent les 2h
• Concevoir vos documents à partager avec une police d'au moins 20.

• Découper ! Conserver le format initial n'est pas la seule option lorsque vous mettez à distance une formation prévue initialement en présentiel.Par exemple : une session était prévue sur 2 jours, faites-en 4 sessions d’une demi-journée

• Prévoir et répartir les rôles (=fonctions tutorales) entre les différents formateurs.
• Privilégier la co-animation au-delà de 10-15 personnes (selon la thématique et votre aguérissement).
• Chercher des relais techniques et distribuer certaines tâches aux participants si vous êtes seul∙e.

• Ne pas copier les activités de présentiel de manière automatique, les adapter

• Redécouper les activités en sous activités (et écrire et tester les consignes pour chacune de ces micro étapes).Exemple

Source : DITP - Guide de facilitation - P3 - Octobre 2020

METTRE À DISTANCE UN PRÉSENTIEL DE 6H

Le remplacement d’une session en présentiel de 6h par une visioconférence de 6h est certes possible, mais pas forcément pertinent. Il est en effet difficile, tant pour le participant que pour l’intervenant de rester attentif et clairvoyant pendant 6 heures. D’autres modalités (alternance de temps synchrones et asynchrones) et d’autres formats peuvent être envisagés et mis en place. La scénarisation revêt toute son importance et doit être adaptée en conséquence. Voici plusieurs exemples de déroulés.

Exemple 3

Exemple 1

Exemple 2

source : E-formation académique

source : Académie de Rennes

source : Jacques Rodet

QUELQUES EXEMPLES D'ACTIVITÉS

Voici quelques exemples d'activités parmi les très nombreuses activités qui peuvent être mises en place en synchrone ou asynchrone.Ces exemples sont donnés à titre indicatif et ne sont bien sûr pas exhaustifs.

DESSINER

BRISES GLACE

BRAINSTORMER

DÉCIDER

ATTRIBUER DES TÂCHES

EXPLORER

EXERCICES INDIVIDUELS

PRIORISER

Source : DITP - Guide de facilitation - P9 - Octobre 2020

• VIA (mosaïque, chat, pouces levés/baissés, partage écran etc..)
• Sondage (VIA, M@gistère, Wooclap)
• Forum (M@gistère)
• Classer (M@gistère échelle de likert, Scrumblr, Padlet)

Outils possibles :

Pour aller plus loin....

Un article de Jacques Rodet dans sa revue T@d (06/01/2019) Briser la glace à distance

L'ÉQUIPE ET LES RÔLES

Comme nous l'avons déjà évoqué, l'accompagnement et sa mise en compte dans la scénarisation sont deux facteurs très importants lorsque vous mettez à distance une formation en présentiel. Les deux principaux objectifs de ce tutorat sont de veiller à favoriser et maintenir la participation et l'attention. Voici quelques conseils pour vous aider à mettre en place cet accompagnement

Aménager un espace de travail , avec tout ce qu'il vous faut à porter de main.

Se répartir les rôles (= les fonctions tutorales) afin d'accompagner de façon efficace les apprenants

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Détailler l'organisation de votre classe virtuelle. Découpage en ACTIVITÉS, elles-mêmes découpées en SOUS-ACTIVITÉS

Pour approfondir cette notion, consulter la diapositive 5 Scénarisation de l'accompagnement. Cette notion est également abordée dans le cadre des formations proposées par la e-formation.

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• Exemple de checklist

• Exemple de grille de déroulé

Source : DITP - Guide de facilitation - P3 - Octobre 2020

2 DÉFINITION DU CADRE DU DISPOSITIF

C'est la première étape de la conception générale d'un dispositif hybride ou à distance. Il faut entre autres définir des objectifs généraux et pédagogiques, le public cible, ses caractéristiques, la stratégie pédagogique et les risques et contraintes liées au projet.

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Astuce pour mettre en place une formation hybride ou à distance

Faites un va-et-vient entre votre scénarisation et les objectifs généraux et pédagogiques pivots de votre formation

+ les objectifs sont précis, clairs, bien rédigés + le tri des contenus sera facile à opérer

Contenus

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Déterminer des objectifs et les verbes d'action qu'on va y associer = + cohérence dans les activités ou modalités choisies

Modalités

Énoncer clairement les objectifs de chaque étape, séquence, activité permet à l'apprenant de savoir ce qu'il doit viser

Évaluation

Les objectifs

3 SCÉNARISATION GÉNÉRALE

La scénarisation générale consiste à définir les grandes options pédagogiques du dispositif de formation. S'oriente-t-on vers une formation hybride ou une formation à distance ? Est-ce que l'on souhaite développer un parcours en autoformation ou un parcours tutoré ? Ce sont des questions qui ont déjà été abordées dans la phase de cadrage et qui prennent en compte différents critères tels que le nombre de personnes à former, la durée maximale de la formation, la possibilité de mettre en œuvre un tutorat.

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Astuce pour concevoir la scénarisation générale de votre dispositif

Respecter les points clés du scénario général

Définir les grandes options pédagogiques du dispositif

Formaliser la structure du scénario global

Un outil pour votre projet

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Détailler l'organisation du parcours Découpage en ÉTAPES, elles-mêmes découpées en SÉQUENCES

Les formations hybrides et à distance répondent à une logique évidente : le stagiaire est tout d'abord accueilli dans le dispositif, vient ensuite un temps de formation avec sa phase d'apprentissage plus ou moins longue puis une phase de conclusion qui permet de clore la formation et d'ouvrir vers des prolongements possibles.

Pour chaque étape, il convient de fixer :

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• objectifs
• contenus
• durée
• modalités et enchaînement

Les 3 phases d'une formation

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Introduction

Formation

Formation

Conclusion

Apports

Activités

Échanges

Évaluation

Réflexivité

Mise en oeuvre en classe ou dans son environnement professionnel

Évaluer la formation

Faire la synthèse

S'auto-évaluer

Accueillir

Présenter les objectifs

Présenter le contenu

Donner des repères

Proposer un carnet de bord

Sources : DGESCO & Académie de Rennes

SCÉNARISATION DÉTAILLÉE

Bien souvent, les concepteurs ont déjà commencé à penser aux activités à proposer à leurs stagiaires à l'intérieur de chacune des étapes et des séquences dans la phase de scénarisation générale. Ils ont donc déjà engagé du travail de scénarisation détaillée. Cette étape vise à formaliser les choses. Nous entrons ici dans une logique de décomposition des séquences en grains plus fins.

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La scénarisation détaillée

Cette étape vise à formaliser les choses. Nous entrons ici dans une logique de décomposition des séquences en grains plus fins : les activités.

Nous allons essentiellement parler : • d'activités d'enseignement (apports de connaissances), • d'activités d'apprentissage (mise en activité du stagiaire), • d'activités d'évaluation Dans cette logique de granularisation, au niveau de chaque grain, activité, séquence, étape, le stagiaire doit savoir où il va, pourquoi, comment, avec quoi et avec qui. Le scénario détaillé peut prendre la forme d'un tableau : il s'agit du tableau réalisé pour la scénarisation générale complété avec l'activité. Pour chacune des activités, les concepteurs devront donc détailler : • les objectifs, • les consignes, • le travail attendu par le stagiaire, • la durée estimée, • les ressources utilisées, • les activités (nature et si elles donnent lieu à un feedback), • la nature des feed-back Pour aider les concepteurs dans le choix des activités nous vous proposons un outil que vous pourrez retrouver également dans l'espace Communauté des formateurs qui permet de prendre connaissance des outils magistère mobilisables dans les activités en fonction de la nature des objectifs : recueillir, transmettre, produire, partager, évaluer ou mutualiser.

Le schéma ci-dessous vous permet d'identifier les outils les plus simples d'utilisation et les plus couramment utilisés pour transmettre, recueillir, communiquer, évaluer, produire collectivement, mutualiser. D'autres outils existent mais dont l'utilisation requiert un peu d'habitude des gestes techniques sur m@gistère.

Source : Équipe de la e-formation de l'académie de Rennes - Décembre 2020

5 SCÉNARISATION DEl'ACCOMPAGNEMENT

Une formation repose également sur une relation entre formateur(s) et participants. Cette relation se construit et s'entretient également dans la formation à distance. Pour cela, en parallèle au travail de scénarisation détaillée, les concepteurs travaillent sur le scénario tutoral. Cela consiste à anticiper les difficultés que peuvent rencontrer les stagiaires sur différents plans et à penser à l'avance les façons de les devancer ou d'y répondre.

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Astuce pour mettre en place une formation hybride ou à distance

Construisez votre scénario tutoral en l'adossant à votre scénario détaillé (tableau jumeau, par exemple, ou colonne suplémentaire)

Plan et objectifs

Une fois les besoins identifiés, il faut repérer quelles interventions tutorales vous allez prioriser et comment vous allez les repartir dans l'équipe.

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Modalités

On peut décliner l’accompagnement à l’échelle individuelle ou au niveau du groupe par différents moyens :

• La classe virtuelle
• Le forum ou la FAQ
• La liste de diffusion
• La relance (individuelle ou collective) au fil du déploiement du parcours
• Le fil de discussion (Tchap)

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Contenus

On peut alors prévoir le contenu des messages de relance (ou une trame), les tutos pour dépanner au niveau technique, …

Comment définir vos interventions tutorales ?

Selon Jacques Rodet, il existe un relatif consensus entre les auteurs pour distinguer les fonctions des tuteurs :

Jacques Rodet propose d’aborder les questions relatives aux interventions des tuteurs à distance non pas à travers le prisme des fonctions tutorales mais à partir des plans de support à l’apprentissage à investir auprès des apprenants. Il distingue quatre plans de support à l’apprentissage :

• fonction d’accueil et d’orientation
• fonction organisationnelle
• fonction pédagogique
• fonctions socio-affective et motivationnelle
• fonction technique
• fonction métacognitive
• fonction d’évaluation

• cognitif
• sociaux affectif
• motivationnel
• métacognitif

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L’identification de ces fonctions a le mérite de dessiner les attentes envers les tuteurs afin de pouvoir faciliter la définition des fonctions du tuteur attendues dans un dispositif de formation à distance que l’on est en train de concevoir.

Au croisement des fonctions tutorales et des plans de support à l’apprentissage , Rodet identifie 28 objectifs tutoraux génériques. Ce modèle ne se veut prescriptif, c'est une base de réflexion et d’échanges qui ne vise pas l’exhaustivité. Il s’agit plutôt d’utiliser ce modèle comme une matrice permettant de définir les interventions tutorales à concevoir pour un dispositif particulier.

Sources(infographies comprises) : Des fonctions et des plans de support à l’apprentissage à investir par les tuteurs à distance - Jacques Rodet- lundi 18 juin 2012 Graphe de périmètre tutoral - Jacques Rodet - mercredi 11 novembre 2020

Ces choix tutoraux se font bien sûr en fonction du contexte, du public et des besoins d’aide repérés.

Source : Équipe de la e-formation de l'académie de Rennes - Décembre 2020

Source : Équipe de la e-formation de l'académie de Rennes - Décembre 2020