Tema 4 Mecánica del Proceso Administrativo

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Tema 4. Mecánica del proceso administrativo.

El proceso administrativo, son las funciones básicas del administrador para lograr las metas de una institución o empresa. El Desempeño de las funciones constituye el llamado ciclo administrativo.

Subtemas4.1 Planeación. 4.1.1 Elementos y principios de la planeación. 4.1.2 Estrategias. 4.1.3 Técnicas cuantitativas y cualitativas de planeación. 4.1.4 Planeación estratégica, táctica y operativa. 4.1.5 Análisis FODA. 4.2 Organización 4.2.1Concepto e importancia. 4.2.2 Proceso de organización, tipos y técnicas de organización.

Fase Mecánica

Fase Mecánica

Es la parte operacional que se encarga de ver que se hagan las actividades y revisar como se han realizado dentro de la empresa.

Es la parte teórica de la administración en la que se establece lo que debe hacerse, es decir, se dirige siempre hacia el futuro.

La planeación consiste, según Reyes Ponce, en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo y las determinaciones de tiempos y de números necesarias para su realización.

A la Planeación se le puede aceptar como técnica para resolver problemas relacionados con sistemas creados por el hombre, principalmente en las áreas de dirección, ingeniería y administración. Problemas que se identifican al existir discrepancia entre lo que se tiene y lo que se desea.

Una parte de las decisiones a tomar en la Planeación caen dentro del ámbito de la ingeniería; una definición de ingeniería la identifica como el arte de traducir en realizaciones prácticas y concretas el conjunto de conocimientos científicos y tecnológicos relativo a una rama de las actividades humanas, se desprende que el ingeniero es un agente de desarrollo importante por el cual se concretizan ciertos estados.

La naturaleza de la Planeación.Es una actividad que supone la elaboración y evaluación de cada parte de un conjunto interrelacionado de decisiones, antes de que se inicie una acción, en una situación en la que se piense que a menos de que se emprenda tal acción, no es probable que ocurra el estado futuro que se desea y que de adoptarse la acción apropiada aumentará la probabilidad de obtener un resultado favorable.

4.1.1 Elementos y principios de la planeación. La planeación es una herramienta organizativa que ayuda a quienes toman decisiones a organizar sus indagaciones y objetivos en un plan conciso, que pueden llevar a cabo en toda la empresa. Existen elementos específicos que conforman la planeación, asegurando así que a cada paso se le dé la atención debida.

La planeación administrativa es realizada por el gerente o administrador de una empresa. Instaurar una planeación administrativa que permita alcanzar los objetivos empresariales es una de las funciones gerenciales más importantes. Esto significa asignar recursos y responsabilidades al personal, así como implantar un cronograma de trabajo para su finalización.

Los elementos de la planeación son los componentes que conforman un plan estratégico efectivo para una empresa. El enfoque en estos elementos puede cambiar ligeramente, dependiendo de la intensidad del proceso de planeación.

Cada compañía requerirá un tipo diferente de planeación, dependiendo de su modelo de negocio, su estructura de ingresos, de su tamaño y muchos otros factores.

Programas En los programas se describe lo que hay que hacer para conseguir un objetivo específico. Por ejemplo, en el “programa empresarial 2025” se explicarían las actividades necesarias y subobjetivos necesarios para conseguir los objetivos establecidos. Procedimientos Se trata de la forma específica de realizar un trabajo. Normalmente, los procedimientos establecen el paso a paso para conseguir algo, ya sea un producto, un servicio o resolver problemas. Objetivos Pueden describirse como los fines hacia los cuales se dirigen las actividades grupales. Una gestión efectiva es la gestión por objetivos. Una empresa puede tener también objetivos secundarios para cada departamento.

Estrategia Sin estrategia, los empresarios serán personas perdidas en el espacio de un universo infinito. Una estrategia es una herramienta que dará ojos para ver el camino hacia el éxito futuro. La estrategia en línea (online) debe ser parte de la estrategia general. Cuando se hace la estrategia, se debe pensar en la presencia en línea de la empresa, porque esto se identifica cada vez más con la estrategia general. Misión y visión Cualquier organización debe tener una misión y visión específica. Deben estar claramente definidas para que así puedan guiar las actividades de la empresa. Políticas Son guías básicas verbales o escritas que proporcionan una dirección a los gerentes de la organización para sus acciones de desempeño en las diversas áreas operativas.

Modelo de negocio Se desarrollará en función de la idea inicial del negocio que se tenga. Todo lo que venga después en el proceso de planeación estará basado en este modelo. Algo que es aún más importante es que el modelo de negocio no se basa solo en la idea empresarial, sino que comienza desde allí. El modelo de negocio se debe validar con la realidad, es decir, con el mercado o los clientes que utilizarán los productos de la empresa. Por tal razón, comienza en el proceso de planeación inmediatamente después del proceso de creación de la idea

Productos o servicios El modelo de negocio sin algo que la empresa pueda intercambiar por dinero no es nada. Los productos y servicios estarán sujetos a que se los venda a los clientes para que estos resuelvan sus problemas. Por tanto, en el proceso de planeación se debe encontrar y describir cada aspecto de los futuros productos y servicios. Las siguientes preguntas pueden responderse como marco del proceso: – ¿Cuáles serán los beneficios para los clientes? – ¿Qué características tendrán los productos o servicios? – ¿Cómo se pueden fabricar los productos y servicios? – ¿Qué tecnología se usará para producirlos? – ¿Cómo se venderán esos productos y servicios? – ¿Quiénes son los principales competidores en el mercado? – ¿Cuáles son los beneficios y características de los productos y servicios de la competencia? – ¿Cuáles son las diferencias más importantes entre los productos y servicios de los competidores? Respondiendo estas preguntas se podrá tener una visión esencial para los productos y servicios desde una perspectiva más amplia.

Principio 1. Principio de racionalidad. Es un principio bajo el que todo plan se debe regir. Podría considerarse como el principio base de una planeación, ya que establece el pensamiento objetivo de la situación actual.

Principio 2. El principio de la universalidad.La universalidad en una planeación es un conjunto de factores que son tenidos en cuenta y contribuyen en la ejecución del plan. Entre estos factores se encuentran el tiempo estimado, el personal, los recursos disponibles, etc.

Principio 3. El principio de la flexibilidad. Aquí se hace posible adaptar el plan teniendo en cuenta dichas variaciones.

Principio 4. El principio de precisión.Como su nombre da a entender, la precisión de un plan es la exactitud de detalles que tendrá el mismo. Es decir, que cada parte del plan este elaborado con sumo detalle incluyendo las posibles variaciones.

Principio 5. Principio de factibilidad.En este sentido, los objetivos a alcanzar deben de ser realistas, de manera que resulte posible lograrlo, es decir, que sea fácil de hacerse.

Principio 6. El principio de la unidad.La unidad es el trabajo en conjunto de todos los individuos o áreas involucradas en el plan. El rol en el plan de cada uno de ellos se decidirá en la elaboración del plan. De esta manera cada uno contribuirá a su manera en la realización del objetivo.

Principio 7. El principio del compromiso. Contrario a lo que parece, el principio de compromiso no es la responsabilidad de los implicados en alcanzar el objetivo. El significado de este principio reside en el compromiso de los recursos que se están dispuestos a entregar en la planeación.

Principio 8. El principio del factor limitante.El factor limitante es aquel posible inconveniente que se puede presentar durante la ejecución del plan.

Principio 9. Principio de inherencia.La inherencia en una planeación es el principio que rige el establecimiento de metas inmediatas o lo más pronto posible. En otras palabras, es un conjunto de mentas de corto plazo que contribuyen de alguna manera la realización de la meta principal.

Principio 10. El principio de participación.En este principio los personajes principales son los participantes del plan, es decir, los que se encargaron de elaborarlo. Como su nombre lo dice, consiste en la participación de la mayor cantidad de personas en la elaboración del plan. De esta manera se podrá realizar una lluvia de ideas y discutir cuál de las opciones planteadas es la adecuada. Al trabajar en conjunto adoptan una postura de compromiso y motivación en alcanzar los objetivos planteados.

Es muy importante no confundir las estrategias con los objetivos estratégicos. Las estrategias son los planteamientos que nos servirán para cumplir la misión. Los objetivos estratégicos son los pasos a lograr para cumplir la estrategia y siempre son de largo plazo. La Planeación debe contener los objetivos, que es lo que se plantea y hacia dónde quiere llegar. Cuestionarse como es que logrará hacer sus objetivos y aplicarlos de una forma correcta. Ser auto críticos y estar abiertos a la creatividad y tener las ganas de aplicar nuevas ideas.

4.1.2 PLANEACIÓN Y FORMULACIÓN DE ESTRATEGIASAnte toda esta realidad, las empresas deben estar cada vez más conscientes el que la implementación o implantación de una administración implica la definición de un proceso administrativo para crear y mantener una relación viable entre las empresas y su entorno, a través de la creación de objetivos, metas, propósitos, estrategias de crecimiento, planes de cartera de negocios para las operaciones de la compañía y todos los efectos de las variables circundantes.

ESTRATEGIA es un plan de gran alcance que establece el rumbo y orienta la asignación de recursos para lograr las metas. Cualquier estrategia define la dirección en la cual una empresa intenta moverse en un ambiente competitivo.

Niveles de estrategias

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Niveles de estrategia

"Hola" Estos son los Tipos de estrategias

1. Estrategias de Crecimiento•Implica expansión de las operaciones actuales de la empresa. Estas son las formas de crecer: a) Por medio de la concentración, que es el desarrollo de productos e innovación. b) La diversificación, que es la adquisición o inversión en nuevos negocios.

2. Estrategias de Atrincheramiento.También llamada estratégia defensiva; implica reducir la escala de operaciones actuales. Forma de aplicar esta estrategia: a) Cambio total: se refiere a la reducción de costos y reestructuración para mejorar la eficiencia. b) Desinversión: Vender partes de la empresa para poder concentrarse en la competencia. c) Liquidación: Vender por completo los activos de la empresa.

4. Estrategias combinadas

3. Estrategias de estabilidad

No es más que la mezcla de otras estrategias. - Se usan comúnmente en las empresas grandes, complicadas y complejas, además de las que presentan ambientes dinámicos.

Mantiene el curso actual de acción d emayores cambios operacionales. Se implementa cuando la empresa a pasado por un momento de crecimiento o reducción.

Implica la reestructuración y reorganización de actividades internas de tal forma que estimulen y recompensen los esfuerzos para lograr los objetivos planteados.

La formulación exitosa de estrategias no es una garantía de ejecución acertada de las mismas, estas requieren apoyo, disciplina, motivación y trabajo arduo por parte de los dos primeros niveles jerárquicos.

La ejecución de estrategias es sinónimo de cambio.

Ejecución de las estrategias

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4.1.3 Técnicas cuantitativas y cualitativas de la planeación

La importancia de las técnicas de planeación esta en que sirve para anticiparnos al futuro, minimizar riesgos y optimizar los recursos; nos ayudará mucho a la hora de tomar decisiones en nuestro negocio o en la empresa.

Se consideran técnicas cualitativas cuando se utiliza el criterio o la experiencia, pero NUNCA los modelos matemáticos o estadísticos.

Se consideran técnicas cuantitativas cuando se aplican métodos matemáticos o estadísticos.

La planeacion es el diseño de un futuro deseado, en ella se discuten, analizan y se plantean reglas y metas para lograr objetivos determinados. La necesidad de planeación en el mundo empresarial ha llevado a crear diversas Técnicas para su desarrollo, las cuales nos ayudaran a lograr nuestros objetivos; además estas representarán herramientas de auxilio al administrador, empresario o negociante para efectuar dicho diseño.

Toda técnica de planeacion va apoyada de herramientas las cuales determinarán cómo realmente puede impactar su estrategia a través del análisis de factores internos (D y F) y externo (A y O), también el impacto del entorno sobre el negocio y la importancia de llevar a cabo su proceso estratégico.

Técnicas Cuantitativas:En estos tipos de técnicas se presentan la aplicación de métodos racionales (matemáticosy lógicos), esto implicará estudiar el modelo matemático establecido por la técnica que se desee aplicar, resultando siempre una cantidad numérica (índice) que puede ser comparado con otros ya establecidos.

NOMBRE AUTOR/A

Investigación de Operaciones

Redes CPM (Método Ruta Crítica)

Árbol de Decisión

Diagrama de Ishikawa

Diagrama de Gantt

Diagrama de Procesos y de flujo

Es una herramienta que utiliza técnicas de modelamiento matemático, análisis estadístico y optimización matemática, con el objetivo de alcanzar soluciones óptimas o cercanas a ellas cuando se enfrentan problemas de decisión complejos. El enfoque de la Investigación de Operaciones es el modelaje. Un modelo es una herramienta analítica que sirve para lograr una visión bien estructurada de la realidad. Así, el propósito del modelo es proporcionar un medio para analizar el comportamiento de los componentes de un sistema con el fin de optimizar su desempeño (identificar el mejor curso de acción posible).

Investigación de Operaciones

Redes CPM (Método Ruta Crítica)

Es un proceso administrativo de planeación, programación, ejecución y control de todas y cada una de las actividades componentes de un proyecto que debe desarrollarse dentro de un tiempo crítico y al costo óptimo.Este fue diseñado para proporcionar diversos elementos útiles de información para los administradores del proyecto. Primero, el PERT/CPM (Program Evaluation aand review Technique) y el CPM (Critical Path Method,) expone la "ruta crítica" de un proyecto. Estas son las actividades que limitan la duración del proyecto. En otras palabras, para lograr que el proyecto se realice pronto, las actividades de la ruta crítica deben realizarse pronto. Por otra parte, si una actividad de la ruta crítica se retarda, el proyecto como un todo se retarda en la misma cantidad.

Este método consiste en una representación de los sucesos posibles que pueden influir sobre una decisión. Su forma es diagramática; se inicia con un punto de decisión de donde surgen varias acciones o sucesos posibles y de los cuales pueden surgir otros; la diagramación se presenta con líneas rectas que llegan a un punto del cual salen otras líneas rectas, de tal forma que el efecto total parece un árbol.

Árbol de Decisión

Diagrama de Ishikawa

Esta herramienta identifica las variables o causas que intervengan en el proceso, pudiendo comprender asi, el efecto que podría resultar de modificar algunos de estos factores o causas. La estructura del Diagrama de Ishikawa es intuitiva: identifica un problema o efecto y luego enumera un conjunto de causas que potencialmente explican dicho comportamiento. Adicionalmente cada causa se puede desagregar con grado mayor de detalle en subcausas.

Diagrama de Gantt

Herramienta que consiste en una matriz de doble entrada en la que se anotan en las líneas, las diferentes actividades que componen un programa o un proyecto y en las columnas, el tiempo durante el cual se desarrollarán esas actividades. Tienen por objetivo controlar la ejecución simultánea de varias actividades que se realizan coordinadamente. Este fue desarrollado por Henry L. Gantt en 1917 y es una sencilla herramienta de gráficos de tiempos, ya que son fáciles de aprender, leer y escribir.

Diagrama de Procesos y de flujo

Herramienta que facilita la obtención de una visión transparente del proceso, mejorando su comprensión. El conjunto de actividades, relaciones e incidencias de un proceso no es fácilmente discernible a priori. La diagramación hace posible aprehender ese conjunto e ir más allá, centrándose en aspectos específicos del mismo, apreciando las interrelaciones que forman parte del proceso así como las que se dan con otros procesos y subprocesos.

Técnicas Cualitativas

Diseño por el físico, ingeniero y estadístico Sheward en 1935 y en 1938 le lamó la atención a Deming.Ciclo de Deming: Fue creado por W Edwards Deming en la década de 1950 como un fácil seguir el ciclo de resolución de problemas. Deming fue el encargado de ayudar a Japón a reconstruir su economía en la década de 1950. Los círculos de control de calidad, o simplemente círculos de calidad (CC), son grupos de personas, entre general entre seis y doce de la misma área organizacional, que reúnen periódicamente y comparten de modo voluntario ideas para solucionar problemas o mejorar sus funciones o productos, con el fin de incrementar la calidad y productividad.

Círculos de calidad y equipos de calidad

Técnicas Cualitativas

Es una técnica de pensamiento creativo utilizada para estimular la producción de un elevado número de ideas, por parte de un grupo, acerca de un problema y de sus soluciones o, en general, sobre un tema que requiere de ideas originales para incrementar la calidad y productividad.

La tormenta de ideas (lluvia de ideas o brainstorming)

Técnicas Cualitativas

TGN (Técnica del Grupo Nominal)

Técnicas Cualitativas

Es un método que permite comprender la definición del problema como básica para saber a dónde se quiere llegar, aunque no se conozca el camino, ¿qué significa esto? En primer lugar debemos darle rienda libre a los componentes emocionales e irracionales ya que estos son los que incrementan el pensamiento creativo, pero posteriormente, para saber a dónde llegar, será necesario utilizar nuestro pensamiento intelectual y racional para ordenar y justificar los resultados obtenidos. El pensamiento sinéctico es el proceso mediante el cual se pueden crear conexiones que unen elementos aparentemente desconectados.

La sinéctica = Analogía

4.1.4 Planeación estratégica, táctica y operativa

Planeación estratégica

Planeacióntáctica

Se considera como una extensión de la planeación estratégica, pues con ella se puede crear planes tácticos para diferentes niveles de una compañía. Mientras la táctica se define como las acciones específicas, no detalladas, que son empleadas para desarrollar estrategias de coto y largo plazo.

EStratégica

táctica

operativa

Visión, Misión, Análisis FODA. Filosofía y Objetivos estratégicos

Formulación de estrategias y tácticas, resultados e indicadores. Es el puente que articula los otros dos niveles.

Definición de las actividades a corto plazo

4.1.5 Análisis FODA

Orígenes de la matriz FODA

Es una matriz que analiza la situación de una empresa. Tiene una metodología de estudio que busca la identificación de factores internos y externos de la empresa

El análisis FODA surgio de la investigación conducida por el Stanford Research Institute entre 1960 y 1970 sus necesidades nacen del descubrimiento por falta de una planeación corporativa. La investigación fue financiada por las empresas de Fortune 500 para averiguar que se podía hacer estos errores y fracasos, encuestando a más de 1500 trabajadores.

La función del FODA radica en diseñar las estrategias para utilizar las fortalezas en forma tal que la organización pueda aprovechar las oportunidades enfrentar las amenazas y superar las debilidades. De un buen análisis FODA surge toda una gama de planes de acción estratégicos y proyectos para lograr el éxito.

4.2 Organización4.2.1 Concepto e importancia.

Para Munch Galindo es el establecimiento de la estructura necesaria para la sistematización racional de los RR, mediante jerarquías, disposición, correlación y agrupación de actividades con el fin de realizar y simplificar las funciones del grupo social (2017).

Importancia de la Organización

Al llegar a la empresa, sea cual sea su área, departamento o sección se puede observar todo lo que está alrededor: - No hay quien te atienda. - Nadie sabe la información que necesitas. - La empresa no cumple con los tiempos. etc. etc, etc... y uno termina respondiendo ¡QUE DESORDEN HAY AQUÍ!

Objetivo principal es colocar a las personas adecuadas y competentes en el lugar ideal en el momento preciso.

La Importancia de la organización es ayudar a todos a comprender la filosofía y objetivos de la empresa. Permite conocer a cada miembro de la empresa sus funciones, responsabilidades, jerarquía y líneas de autoridad. Hacer sentir importante a cada miembro de la empresa, como componente clave de un todo. Permite la racionalización de personas, herramientas, maquinarias, materia prima, etc. etc, etc.

4.2.2 Proceso de organización, tipos y técnicas de organización

En el proceso de la organización se establecen los roles, las relaciones, las autoridades, los líderes y responsabilidades, para operar con la eficiencia y eficacia requerida para alcanzar los objetivos.

Tipos de Organización

Existen dos formas o divisiones generales de organización: la formal y la informal. 1.- La organización formal. Es oficial y teórica, apegándose a las normas materializadas en estructuras organizacionales, contratos colectivos e individuales, reglamentos, manuales, politicas y procedimientos. 2.- La organización informal. Es extraoficial, representa lo que realmente está sucediendo. Es la resultante de las reacciones individuales y colectivas entre la organización formal en busca de la satisfacción de sus necesidades y deseos de pertenencia, reconocimiento o amistad. Estas últimas establecen normas de comportamiento y generan redes de comunicación y liderazgo que, en ocasiones, pueden tener mayor influencia sobre el grupo que las formales.

Referencia: Salgado Benítez, J. Guerrero López, L. y Salgado Hernández, N. (2016). Fundamentos de Administración. Grupo Editorial Éxodo. Recuperado de https://elibro.net/es/ereader/itacapulco/130328?page=197.

Tipos de Organización

1.- La organización formal. Es oficial y teórica, apegándose a las normas materializadas en estructuras organizacionales, contratos colectivos e individuales, reglamentos, manuales, politicas y procedimientos. a) Lineal o militar. Estructura rígida, en la cual la autoridad y la responsabilidad son correlativas. Las órdenes son directas del jefe al subordinado, sólo el jefe da órdenes y sólo a él se le reporta. En este nivel es dificil delegar autoridad y dividir el trabajo. Es funcional en empresas pequeñas, casi siempre de tipo familiar.

Referencia: Salgado Benítez, J. Guerrero López, L. y Salgado Hernández, N. (2016). Fundamentos de Administración. Grupo Editorial Éxodo. Recuperado de https://elibro.net/es/ereader/itacapulco/130328?page=197.

Tipos de Organización

1.- La organización formal. Es la oficial, la teórica, y se apega a las normas materializadas en organigramas, contratos colectivos e individuales, reglamentos, manuales, politicas y procedimientos. b) Funcional. Es del tipo que se utiliza para estructurar la empresa de acuerdo con las áreas de especialización o funciones que en ella se realizan. Su creador fue Frederick Taylor, quien observó que la organización lineal no propiciaba la especialización; propuso que el trabajo del supervisor se dividiera entre ocho especialistas, uno por cada actividad principal, y que los ocho tuvieran autoridad, cada uno en su propio campo, sobre la totalidad del personal que realizaba labores relacionadas con su función. La organización funcional consiste en dividir el trabajo y establecer la especialización de manera que cada hombre, desde el gerente hasta el obrero, ejecute el menor número posible de funciones.

Tipos de Organización

1.- La organización formal. Es oficial y teórica, apegándose a las normas materializadas en estructuras organizacionales, contratos colectivos e individuales, reglamentos, manuales, politicas y procedimientos. c) Mixta. Es la combinación de los dos tipos anteriores, por lo tanto, la responsabilidad se trasmite a través de un solo jefe a cada función. La autoridad de línea recibe asesoramiento y servicios técnicos y especializados en alguna materia.

Referencia.Salgado Benítez, J. Guerrero López, L. y Salgado Hernández, N. (2016). Fundamentos de Administración. Grupo Editorial Éxodo. Recuperado de https://elibro.net/es/ereader/itacapulco/130328?page=197.

Tipos de Organización

La organización informal. Es extraoficial, representa lo que realmente está sucediendo. Es la resultante de las reacciones individuales y colectivas entre la empresa formal en busca de la satisfacción de sus necesidades y deseos de pertenencia, reconocimiento o amistad.

Técnicas de la Organización

Son herramientas que se utilizan durante el proceso de organización y son aplicadas de acuerdo con las necesidades de cada grupo social.

Salgado Benítez, J. Guerrero López, L. y Salgado Hernández, N. (2016). Fundamentos de Administración. Grupo Editorial Éxodo. Recuperado de https://elibro.net/es/ereader/itacapulco/130328?page=199.

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