Control Como Función Administrativa

Tema 3Control como función Administrativa

3.1 Introducción 3. Control como función Administrativa 3.1Introduccion 3.1.1 Concepto e importancia del control 3.1.2 Principios 3.1.3 Tipos de control 3.1.4 Proceso básico del control 3.2 Establecimiento de estándares 3.2.1 Medición del desempeño 3.2.2 Corrección de desviaciones 3.2.3 Retroalimentación 3.2.4 Puntos críticos del control 3.2.5 Círculo de Deming (por su carácter de revisión continua) 3.3 Técnicas y herramientas de control 3.3.1 Sistemas de información Gerencial 3.3.2 Evolución, definición y taxonomía de sistemas de información 3.3.3 Tecnología de información y comunicación en los negocios 3.3.4 Rol de los sistemas de información en los negocios 3.3.5 Perspectivas de los sistemas de información 3.3.6 Enfoques actuales de los sistemas de información

3.1 Introducción

3.1.1 Concepto e importancia del control

La planeación y el control forman un binomio inseparable. La planeación tiene sentido en la toma de decisiones en el presente y recoger resultados en el futuro; en tanto el control vigila que las acciones no se desvien o se salgan del cauce que decidió la planeación. El termino control se encuentra incorporado en todos los actos que participa el ser humano, Implica mesura, prudencia, regulación, normas, leyes, dependencia, En síntesis, se podría decir que el control es el arbitro del equilibrio de la armonía y, desde luego, de los buenos resultados. Sin embargo, es de suma importancia calcular el costo del control y no excederse o apasionarse por un control exagerado, cuando el control resulta mas oneroso que los beneficios obtenidos. Torres Hernández, Z. (2015). Planeación y control. México D.F, Mexico: Grupo Editorial Patria. Recuperado de https://elibro.net/es/ereader/itacapulco/39408?page=255.

Torres Hernández, Z. (2015). Planeación y control. Grupo Editorial Patria. https://elibro.net/es/lc/itacapulco/titulos/39408

Cada vez mas se estan diseñando sistemas electrónicos de control, los hardware y software que al incorporarse en los procesos productivos, de manera rapida y precisa, se conoce el estado que guardan los flujos de producción y también se conoce con facilidad la evaluación de resultados finales contra resultados planeados. El Control es La función administrativa de vigilancia y regulación de actividades y comporta- mientos, que tiene como fin asegurar que los resultados últimos concuerden con los objetivos planeados.

La importancia del control permite ver si lo realizado se ajusta a lo planeado y en caso de existir desviaciones, identificar las causas y corregirlas. El control se emplea para: - Crear mejor la calidad. Enfrentar el cambio. - Producir ciclos más rápidos. - Agregar valor. - Facilitar la delegación y el trabajo en equipo. Vocablo que se deriva del frances controle, y significa registro, comprobación, revisión, dependencia, inspección, coordinación; es decir, se trata de una palabra que parece negativa, pues significa restricciones, limitantes o revisiones.

3.1.2 Principios del Control

3.1.3 Tipos de control

Controles operativos Regulan (mide y controla) los metodos, actividades y tareas que una organización utiliza para producir los bienes/servicios que ofrece a los clientes/usuarios.

3.1.4 Proceso básico del control

• 3.2 Establecimiento de estándares.
• 3.2.1 Medición del desempeño
• 3.2.2 Corrección de desviaciones
• 3.2.3 Retroalimentación
• 3.2.4 Puntos críticos del control
• 3.2.5 Círculo de Deming (por su carácter de revisión continua)

• 3.2 Establecimiento de estándares.
• 3.2.1 Medición del desempeño
• Los planes son los puntos de referencia con respecto a los cuales se establecen los controles.
• Sin embargo, puesto que los administradores no pueden vigilarlo todo, se fijan estándares especiales.
• Los estándares son criterios de desempeño.
• Son puntos seleccionados en un programa de planeación en los que se realizan mediciones del desempeño para saber como van las cosas, y no se necesite supervisar cada paso en la ejecución de los planes.)

3.2.1 Mediciones del desempeño Son los sistemas de calificación de cada labor. Deben ser de uso fácil, ser confiables y calificar los elementos esenciales que determinan el desempeño. Las mediciones subjetivas del desempeño pueden conducir a distorsiones de la calificación

Función de los estándares

3.2.2 La corrección de desviaciones

Los estándares deben reflejar los diversos puestos en la estructura organizacional. Si el desempeño se mide de acuerdo con ello, es mas fácil corregir las desviaciones. La corrección de las desviaciones es el punto en el que el control se puede ver como una parte del sistema completo de administración y se puede relacionar con las demás funciones administrativas.

La corrección es la acción y aplicación de medidas para eliminar las desviaciones o no conformidades con relación a los estándades o indicadores. Antes de iniciar la acción correctiva, es importante reconocer si la desviación es un síntoma o una causa, con la finalidad de que las medidas establecidas resuelvan el problema.

La desviación o no conformidad es la diferencia entre el desempeño real y el estándar. Un ejemplo frecuente es cuando sucede una disminución en las ventas que indica que no se han logrado los objeivos. Antes de implantar una medida correctiva es conveniente analizar si esta dismunición se debe a la mala percepción de las necesidades de los clientes, al inadecuado diseño del producto o prestación del servicio, a la mala prestación del servicio o un producto que no cubre los estándares establecidos, a la falta de compromiso de los trabajadores.

3.2.3 Retroalimentación

El establecimiento de medidas correctivas da lugar a la retroalimentación; es aquí en donde se encuentra la relación más estrecha entre la planificación y el control. La retroalimentación es una actividad que puede convertirse en una herramienta de mejora sumamente importante, incluso en una ventaja competitiva.

Debe ser oportuna Esto significa que no se debe pasar mucho tiempo para compartirla. De nada servirá dar la retroalimentación sobre algo que sucedió hace dos meses. Debe hacerse de inmediato para que todos tengan en mente lo citado y puedan corregir rapidamente.

3.2.4 Puntos críticos del control

Los puntos seleccionados para el control deben ser críticos, es decir, factores limitantes de la operación o que indican mejor que otros si los planes están funcionando. Con estos estándares, los administradores pueden manejar un grupo mayor de subordinados y de esta forma aumentar su tramo de autoridad, con los resultantes ahorros de costos y mejoría de la comunicación. El control eficaz requiere presentar cuidado en atención en aquellos factores críticos para evaluar el desempeño con respecto a los planes.

Establecimiento de Estándares

Es definido como una unidad de medida que sirve como modelo, guía o patrón con base en la cual se efectúa el control. Representa el estado de ejecución deseado, no son más que los objetivos definidos de la empresa. Son puntos de referencia respecto a los cuales se mide el desempeño real o esperado.

3.2.5 Círculo de Deming (por su carácter de revisión continua)

Walter A. Shewhart 1891-1967 físico y estadístico estadounidense.Trabajó en los Laboratorios Bell, donde creo el Control Estadístico de la Calidad. Antes de él la gestión de la calidad consistía en inspeccionar los productos terminados para descartar los defectuosos. Esto cambió con la invención por Shewart de los gráficos de control, que permiten analizar y controlar la variabilidad en el proceso productivo.

CALIDAD SEGÚN SHEWHART… Dice que “la calidad es un problema de variación, que se puede controlar y prevenir mediante la eliminación a tiempo de las causas que lo provocan”.

Dr. Shewhart fue su famoso Ciclo de Mejoramiento PHVA (Planear, Hacer, Verificar y Actuar), el cual establece una metodología para resolver los problemas de calidad de una empresa y conduce al mejoramiento continuo. El ciclo PHVA, se refiere a lo siguiente: P Planear: Planificar, definir objetivos y las acciones a desarrollar para alcanzarlos. H Hacer: Hacer según lo planificado. V Verificar: Evaluar o comprobar los resultados y compararlos con lo planificado. A Actuar: Ajustar o decidir lo que hay que mantener y lo que hay que corregir, es decir, sacar aprendizaje de nuestra experiencia.

Ciclo de Deming: Otro término para el ciclo planificar-hacer-verificar-actuar. Walter Shewhart lo creó (llamándolo ciclo planificar-hacer-verificar-actuar), pero W. Edwards Deming lo popularizó, llamándolo planificar-hacer-verificar-actuar.

3.3 Técnicas y Herramientas de Control

El alto grado de segmentación de los mercados y de diferenciación de los productos es hoy día característica fundamental del comercio internacional. Enfrentamos el reto de buscar aquellos segmentos de mercado, o de maneras de diferenciar nuestros productos para competir en mercados muy específicos. La estructura del comercio internacional de hoy está definida no sólo por las ventajas comparativas; está también determinada por políticas nacionales y estrategias empresariales.

Definición: El termino Joint Venture viene del latín Join, Jointe, que significa unión, empalme, conexión o conjunción; y la palabra venture que significa riesgo. Por lo tanto se puede decir que Joint Venture es “la unión para afrontar un riesgo”. Alianza efectuada entre dos o mas empresas mediante la cual se crea una nueva empresa en conjunto con un objetivo específico.

La importancia de Joint Ventura se refiere a la óptima para penetración a nuevos mercados (globalización), cuando no se cuenta con los recursos suficientes, pues al unir esfuerzos, recursos y conocimientos la asunción de riesgos de las empresas suele resultar más atractiva.

Alianzas EstratégicasTambién llamados acuerdos cooperativos horizontales; se caracterizan por la alianza entre competidores en el mercado, para obtener un beneficio mutuo. Acuerdos Cooperativos en los que dos o más empresas se unen para lograr VENTAJAS COMPETITIVAS que no alcanzarían por sí mismas a corto plazo sin gran esfuerzo.

Adquisición o FusiónUna fusión puede ser definida como una situación en la que dos o más empresas independientes se unen. Por lo que, en una fusión, las dos o más empresas crean una nueva entidad y en una adquisición, la compañía objetivo o adquirida pierde su autonomía económica y legal (Mergerstat, 2000).

FranquiciasTipo especial de licencia para la distribución al detalle. La empresa licenciadora no se limita simplemente a autorizar el uso de su marca. Sistema estandarizado de operaciones y/o marketing.

3.3.1 Sistemas de información Gerencial

Un Sistema de Información Gerencial? (SIG ) Es un sistema integrado usuario–máquina, el cual implica que algunas tareas son mejor realizadas por el hombre, mientras que otras son muy bien hechas por la máquina, para brindar información que apoye la administración y las funciones de toma de decisiones en una empresa.

3.3.2 Evolución, definición y taxonomía de sistemas de información

Introducción.El origen de los Sistemas de Información está íntimamente relacionado con el origen de las organizaciones a tal punto que un Sistema de Información no puede existir sino existe una organización. Los Sistemas de Información han evolucionado conforme lo han hecho las empresas.

Organizaciones de Hoy Es un escenario de una economía abierta.Compañías orientadas a servir al cliente.Entorno altamente competido. Comercialización y venta claves para la supervivencia.

Organizaciones de AyerEs un escenario economico cerrado. Compañías orientadas a producir un producto o servicio. Mercado con capacidad de absorber toda producción. Comercialización y venta fácil.

Es muy común utilizar al mismo tiempo estos , pero cada uno es totalmente diferente: a) Tecnológia de Información. Es el hardware y el software usado por los sistemas de infomación. b) Sistemas de información. Son los que soportan los diferentes sistemas de pago. Es un tipo particular de sistema de trabajo que usa tecnología de información para capturar, transmitir, almacenar, manipular y desplegar informació c) Sistemas de trabajo. Los involucrados desempeñan el proceso de la información, la tecnología y otros recursos para producir productos.

La Taxonomía de los SI se clasifican de acuerdo al nivel en que se encuentrem trabajando la empresa u organización. Se han definido 3 características básicas: a) Soporte para el proceso de la información. b) Soporte para la toma de decisones. c) Soporte para el proceso de comunicación.

El alto grado de segmentación de los mercados y de diferenciación de los productos es hoy día característica fundamental del comercio internacional. Enfrentamos el reto de buscar aquellos segmentos de mercado, o de maneras de diferenciar nuestros productos para competir en mercados muy específicos. La estructura del comercio internacional de hoy está definida no sólo por las ventajas comparativas; está también determinada por políticas nacionales y estrategias empresariales.

Te invito a ver el siguiente video que habla de la Taxonomía de los Sistemas Para ver el vídeo solo dale play.

https://www.youtube.com/watch?v=ikorvHV-2Fg&feature=emb_logo

3.3.3 Tecnología de información y comunicación en los negocio

Tendencias tecnológicas para 2021, lo que hay que saber del futuro

El 2020 ha sido calificado como “el gran año del salto tecnológico” por la expectativa que se genera en cuanto a desarrollos de Inteligencia Artificial, Big Data, Internet, seguridad y banca digital en medio de los efectos que la pandemia ha dejado; por ende, es importante tener presente las tendencias tecnológicas que se avecinan para el próximo año teniendo un suelo firme para saber qué áreas hay que fortalecer y hacer parte de la transformación digital mundial y la nueva normalidad.

3.3.4 Rol de los sistemas de información en los negocios 3.3.5 Perspectivas de los sistemas de información 3.3.6 Enfoques actuales de los sistemas de información

La tecnología está evolucionando muy rápido, incluso se dice que desde hace algunos años los humanos giran en torno a ella. Entonces, ¿cómo cambiará la tecnología la vida laboral y personal en los próximos 6 meses? Veamos algunas tendencias próximas para el 2021.

2. Inteligencia Artificial (IA), el año de su madurez en los negocios

1. Asistentes digitales con voz, la nueva compañía

2021, podría ser el año en que la IA finalmente alcance la mayoría de edad con la adopción cada vez más elevada de este proceso, centrándose en mejorar la experiencia del cliente y modernizar acciones comerciales. La inteligencia artificial está impulsada por la llegada de Siri, Google Assistant y Alexa Se espera para el próximo año se que las tecnologías de IA crezcan exponencialmente y se incluyan en casi todos los productos y servicios tecnológicos.

Interfaces de usuario de voz con capacidades avanzadas de reconocimiento y transferencia de emociones, las empresas podrán utilizarlas para aumentar la satisfacción del cliente.

4. Automatización de procesos Robóticos (RPA), como una realidad

3. Internet de las cosas (IoT), tu casa conectada

Permitirá a las empresas realizar tareas repetitivas que requieren precisión, con una exactitud del 100%; permitirán la estandarización y la optimización de procesos reduciendo el tiempo de entrega en más de una tercera parte.

El Internet de las cosas es una industria que mueve miles de millones y a partir de 2021 comenzará a alcanzar todo su potencial. Somos testigos de cómo a través de aplicaciones conectadas entre sí, nuestros hogares y autos son cada vez más inteligentes haciendo que diferentes electrodomésticos, cerraduras o luces de habitaciones se prendan o se apaguen al darle la orden a nuestros asistentes.

6. La migración a la multi-nube

5. Seguridad de datos o ciberseguridad

Una estrategia multi-nube ayuda a las organizaciones a obtener una mayor soberanía sobre sus datos, difundiendo los riesgos en caso de inactividad y aumentando las opciones de negociación de tarifas con múltiples proveedores para diferentes necesidades de servicio

Es la práctica de defender las computadoras, los servidores, los dispositivos móviles, los sistemas electrónicos, las redes y los datos de ataques maliciosos. ... La seguridad de la información protege la integridad y la privacidad de los datos, tanto en el almacenamiento como en el tránsito.

8. Realidad Virtual y Realidad Aumentada (RA)

7. Analítica y minería de datos como el foco en muchas profesiones

Deben tener habilidades de análisis técnico y visión estratégica de gestión para unirse a la fuerza laboral moderna. Y, a medida que las empresas continúen perfeccionando sus datos para extraer el máximo valor, la demanda de una fuerza laboral altamente conocedora de los datos existirá y continuará creciendo.

9. Comercio en línea dentro de las preferencias más altas

10. BlockChain, más que bloque (RA)

Es el crecimiento de este tipo de comercio, puede verse evidenciado en Instagram Shopping, una poderosa herramienta de marketing y ventas. Cada día existen nuevas ofertas y productos que impulsan las ventas por medio de la misma red social.

Principalmente, las instituciones esperan ver un desarrollo en Blockchain que se centre en prevenir el fraude en Internet y la fuga de información. Sin embargo, también hay sugerencias de que la tecnología Blockchain podría impactar profundamente el arte, la música y el espacio creativo al examinar las obras de arte en busca de falsificaciones.

11. Llegada de la red 5G, red a toda velocidad

12. Chatbot y respuestas rápida

Los chatbots se utilizan en el servicio al cliente . También es una de las tendencias tecnológicas más populares de la actualidad. Los chatbots de hoy están más impulsados ​​por la inteligencia artificial y se están volviendo similares a los humanos. Ahora son más adecuados para conversar con los clientes como representantes de la empresa ofreciendo más rapidez y eficacia. Según IBM, hay 265 mil millones de solicitudes de clientes registradas para las que las empresas gastaron $1.3 billones. Un chatbot es de gran ayuda para reducir algunos de esos gastos.

5G promete acelerar la red cinco veces más que las capacidades de 4G, lo que permitirá a los usuarios tener beneficios como descargar películas, canciones y archivos en solo cinco segundos y para las compañías la posibilidad de ofrecer canales digitales con mayor contenido, logrando más cercanía y experiencias 100% digitales

¡gracias!