La lettre commerciale

LA LETTRECOMMERCIALE

Présentation et rédaction

La structure de la lettre

La structure de la lettre Pour qu’une lettre soit efficace, elle se doit de répondre à une structure cohérente qui permet au lecteur d’identifier toutes les informations qui lui sont nécessaires. Une bonne lettre est structurée en trois parties: l’en-tête, le corps, la formule de politesse ou salutation.

L'en-tête

L’en-tête permet au destinataire d’identifier directement l’auteur de la lettre, le lieu, la date de rédaction et éventuellement l’objet du courrier. En haut à gauche, l’auteur indique son titre de civilité, son prénom, et enfin son nom. Dans la plupart des cas, le titre de civilité est Monsieur, ou Madame (Mademoiselle n’existe plus administrativement sauf si la personne souhaite le préciser ou qu’il s’agit d’une très jeune fille). Sous le nom sont placées les informations en partant du particulier vers le général pour présenter l’auteur de la lettre et permettre de le localiser. Il est recommandé de préciser sa fonction en premier lieu, l’institution/entreprise, puis l’adresse (rue, code postal, ville, pays). Notons qu’une adresse commence par un numéro, suivi d’une virgule et puis du nom de la rue. Exemple : Monsieur Jean BOMBEUR 6 allée des Alouettes 59400 MAUBEUGE

A droite, il est admis d’indiquer le destinataire du courrier en suivant la même règle que pour l’auteur: partir du particulier vers le général. La date se place à droite, un double alinéa sous le destinataire (si le choix de l’indiquer a été pris), ou toujours à droite, un alinéa sous l’auteur. Elle doit être structurée et suivre le lieu de rédaction: Maubeuge, le 17 juillet 2020 L’objet de la lettre est facultatif mais conseillé lors d’un courrier envoyé à une administration ou une entreprise.

Le corps de la lettre

le texte d’une bonne lettre se subdivise en trois parties : l’introduction, le développement, la conclusion. Une lettre ne doit pas être longue pour être efficace. L’introduction commence par une formule d’appel et dépend donc de la qualité du destinataire. Généralement, une introduction classique est composée de “Monsieur,” ou “Madame,”. Si la lettre est destinée à plusieurs individus ou à une personne dont on ne connaît pas le sexe (ou l’identité), l’utilisation de “Madame, Monsieur,” est requise. A éviter ! L’apposition du nom de famille du destinataire est à éviter après Madame ou Monsieur. L’usage de cher / chère est réservé aux personnes que l’on connait car il induit une familiarité. “Cher Monsieur” est à éviter si la personne n’a jamais été croisée. Si le destinataire possède une fonction officielle, il faut l’indiquer dans l’appel : “Monsieur le Directeur,” “Madame la Députée,” “Maître,” “Docteur,” etc. Les titres et fonctions exercées par des femmes sont à accorder au féminin: “Présidente,” “Députée, Docteure, etc. L La plupart des formules d’appel sont reprises en fin d’article avec la salutation associée.

Le corps de la lettre

L’appel réalisé, il convient d’introduire le sujet sans être brusque. Il faut à tout prix éviter les accroches du type: “Je vous contacte pour”, “le but de cette lettre est de”, “je vous informe par la présente que” ! Une entrée en matière qui amène au sujet est indispensable, rappelant un rendez-vous, une conversation, un précédent courrier, etc. Par exemple, “Suite à notre conversation téléphonique du…”, “A la suite de notre dernière rencontre…”, “Pour faire suite à votre demande…”, “Je suis au regret de…”, “Je vous remercie de votre courrier du…”, “Je suis heureux de vous faire part de…”, etc. L’introduction doit être claire, simple, et conduire au développement.

Le corps de la lettre

Le développement est la suite logique de l’introduction. Il présente chacun des éléments annoncés et les ordonne de manière cohérente. Pour structurer correctement le développement (donc la majeure partie de la lettre), il convient d’avoir recours aux paragraphes et d’éviter la surcharge : un élément ou une idée par paragraphe. Les paragraphes doivent être reliés entre eux par des mots charnières et des liaisons appropriées. L’utilisation d’adverbes est recommandée : cependant, néanmoins, par ailleurs, d’ailleurs, etc. Pour aller plus loin, il est préfarable de hiérarchiser quatre arguments grâce à: “d’abord, ensuite, puis, enfin”. Ou encore l’emploi de “d’une part” et de “d’autre part” pour exprimer deux éléments. Si la longueur de la lettre n’a pas d’impact sur son efficacité. En revanche, si la lettre fait plus d’une page, il faut veiller à ne pas couper un mot en fin de page et surtout à éviter que la dernière page ne contienne que les formules de politesse et la signature.

Le corps de la lettre

La conclusion est l’avant-dernier paragraphe de la lettre. Elle reprend les éléments du développement de manière synthétique et doit être reliée à l’introduction. En fonction de la nature du courrier, la conclusion se terminera par une proposition, une demande, une recommandation, une opinion, etc. Par exemple: “En conclusion, je propose que…”, “Pour les motifs exposés ci-dessus, je souhaite que…”, “Je me tiens à votre disposition pour discuter du champ des possibles…”, “En terminant, je recommande de…”, etc. Si la lettre est courte, il est possible que la formule de politesse ou de salutation serve de conclusion.

La formule de politesse

Toute lettre se termine par une formule de politesse, aussi intitulée salutation. La difficulté principale de cette formule est qu’elle varie en fonction de la position du destinataire, des rapports hiérarchiques entretenus avec ce dernier, des us et coutumes de l’institution/administration/entreprise, de la position que l’on souhaite prendre par rapport au destinataire et du respect que l’on veut lui témoigner. Cela fait donc beaucoup de paramètres à prendre en compte ! La formule de politesse suit toujours une structure du type : partie verbale (généralement deux verbes comme prier et agréer qui marquent le degré de déférence) – formule d’appel (le titre du destinataire) – formule finale (affirmation du degré de déférence et de la proximité). Il faut donc bien différencier l’usage des verbes : recevoir, croire, et agréer et les utiliser en fonction de la position que l’auteur de la lettre souhaite adopter vis-à-vis du destinataire. Dans l’ordre de respect et de déférence, ou autrement dit de proximité et de familiarité : on prie de recevoir, de croire, et enfin d’agréer.

La formule de politesse

En règle générale, on indique : “Veuillez recevoir, Monsieur, l’assurance de ma considération distinguée”, “Je vous prie de croire, Madame, en l’assurance de mes sentiments les meilleurs”, ou encore “Veuillez recevoir, Madame, Monsieur, l’expression de mes sentiments distingués”. En fonction des titres et de la position adoptée, on indique : “Je vous prie d’agréer, Monsieur le Directeur, l’assurance de ma considération distinguée”, “Veuillez agréer, Monsieur le Ministre, l’expression de mes sentiments les plus distingués”, “Veuillez agréer, Madame la Présidente, l’expression de mes sentiments dévoués”.

La signature

La signature clôture la rédaction de la lettre. Elle se place sous la formule finale, à droite. Généralement, le nom est indiqué sous la signature, avec éventuellement la fonction de l’auteur de la lettre.

Exemple

Expéditeur Titre Prénom Nom Fonction N°, RueCP VillePays

Expéditeur Titre Prénom Nom Fonction N°, RueCP VillePays

Ville, le JJ mois AAA

Objet : raison de la lettre

Formule d'appel

Introduction du sujet sans être brusqe rappelant un rendez-vous, une conversation, un précédent courrier, etc. Développement qui présente les idées, éléments ou arguments de manière structurée et logique. Clair, concis et cohérent le développement lie l'introduction à la conclusion vers laquelle il tend. Conclusion qui reprend de manière succinte les éléments du développement. Se termine par une propositio, une demande, une recommandation, une opinion. Formule de politesse : partie verbale - formue d'appel - salutation - formule finale.

signature

Prénom Nom