Identificacion de enfoques del control de gestión

B. Identificación de enfoques del control de gestión

Índice

ENFOQUES DE CONTROL DE GESTIÓN

AUTOCONTROL

ORGANIZACIONAL

PREVENTIVO

FUENTES EXTERNAS

AUDITORIA ADMINISTRATIVA

CORRECTIVO

COMPORTAMIENTO HUMANO

RSI

CLAN O BUROCRATICO

DE GRUPO

Gracias

01 Enfoque preventivo

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Los controles preventivos, son el conjunto de mecanismos y procedimientos que se utilizan para analizar las operaciones que se han proyectado realizar, antes de su autorización o antes de que esté en marcha, con el propósito de determinar la veracidad y legalidad de dichas operaciones, y finalmente su conformidad con los planes, programas y presupuestos.

01 Enfoque preventivo

El control preventivo es de responsabilidad exclusiva de cada organización como parte integrante de sus propios sistemas de control interno. Cuando se utiliza el control orientados al futuro con una visión de control preventivo, los administradores desarrollan un sistema para identificar problemas a medida que surgen y toman acción inmediata y automáticamente antes de que ocurra el resultado final. Estos controles son de naturaleza prospectiva, es decir, intentan eliminar un problema antes de que ocurra una grave catástrofe.

Estos controles son de naturaleza prospectiva, es decir, intentan eliminar un problema antes de que ocurra una grave catástrofe.

Correctivo (fases) de mercado y financiero

Las Técnicas y sistemas de control son esencialmente los mismos trátese de dinero en efectivo, procedimiento de oficina, moral de los empleados, calidad del producto o cualquier otra cosa. Donde quiera que se encuentre y cualquiera que sea el objeto del control, las fases que debe cumplir son las siguientes:

• Establecimiento de normas
• Medición de desempeño
• Corrección de desviaciones

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Establecimiento de normas

Por definición, las normas son sencillamente criterios de desempeño, a su vez son los puntos seleccionados en un programa de planeación en su totalidad en los cuales habrán de tomarse medidas de desempeño para que los administradores puedan recibir señales de cómo marchan las cosas a fin de que no tengan que vigilar cada paso de la ejecución de los planes. Existen muchos tipos de normas, entre las mejores se encuentran las metas u objetivos.

Medición del desempeño

La medición de desempeño con base en normas debe realizarse idealmente con fundamento en la previsión, a fin de que las desviaciones puedan detectarse antes de que ocurran y evitarse mediante las acciones apropiadas. Si las normas son adecuadamente trazadas y se dispone de medios para determinar con toda precisión que hacen los subordinados, la evaluación del desempeño real o esperado se facilita enormemente.

Corrección de desviaciones

Las normas deben reflejar los diversos puestos de una estructura organizacional, si el desempeño se mide en correspondencia con ellas, es más fácil corregir desviaciones en la asignación de las labores individuales o grupales, los administradores deben saber dónde exactamente aplicar las medidas correctivas.

RENDIMIENTO SOBRE INVERSIÓN

El rendimiento sobre la inversión es el cociente que resulta de dividir la utilidad sobre la inversión. Es una herramienta de la administración que mide la efectividad total de la administración en la generación de utilidades con la inversión disponible. Cuanto más alto sea el rendimiento de la inversión, mejor (Gitman, 2003: 59).Bajo el supuesto que la mejor alternativa de inversión es aquella que maximiza las utilidades, el RSI ayuda a definir el problema, evalúa y cuantifica las alternativas de inversión posibles, y enfoca aquellos factores cualitativos que afectan la decisión pero que no pueden ser expresados en términos cuantitativos. Es importante reconocer que los conceptos del RSI nunca reemplazaran a los juicios de los expertos; más que nada sirve para respaldar o cuestionar la validez de los factores que afectan estos juicios (Rachlin, 1997: 5).

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RSI

Para incrementar la riqueza de los propietarios, la administración debe lograr simultáneamente las dos actividades siguientes: 1.- Maximizar las utilidades, lo que se logra incrementando ingresos, aumentando márgenes y disminuyendo los gastos de operación.2.- Minimizar la inversión, lo cual se logra incrementando la rotación de inventarios, acelerando la cobranza, y reduciendo al mínimo las inversiones improductivas en activos fijos.

El rendimiento sobre la inversión es la utilidad sobre los activos totales.

Fórmula:Utilidad neta= ganancia – inversión RSI = Utilidad neta Inversión

De clan o burocrático

Control burocráticoEl control burocrático es el uso de las reglas, políticas, jerarquía de la autoridad, la documentación escrita, sistemas de la recompensa, y otros mecanismos formales de influenciar comportamiento del empleado y de determinar su funcionamiento.

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Control de clan

El control del clan representa valores culturales al contrario del control burocrático. El control del clan confía en valores, creencias, cultura corporativa, normas compartidas, y relaciones informales para regular comportamientos del empleado y para facilitar alcanzar metas de organización. La organización que utiliza control del clan requiere confianza entre sus empleados.

Organizacional

El control organizacional es un proceso mediante el cual se garantiza que el desempeño se ajuste a los objetivos de la organización. Este proceso implica reglas, procedimientos y objetivos útiles e imprescindibles, puesto que en una empresa está directamente ligado el control con la maximización de utilidades y la planeación, entendida como el proceso formal de crear metas.

De este modo, el control garantiza que las decisiones sean óptimas para cumplir una meta central, suponiendo acciones y resultados deseados, al mismo tiempo que mantiene conductas y resultados reales. Para ello, es necesario contar con información precisa y oportuna; entregando planes que son el resultado de estrategias y un buen sistema de control que ayuda a cumplir lo programado. La necesidad del control se basa, principalmente, en su interacción con la planeación, y así ambas se complementan y refuerzan, sustentándose en los fundamentos del control organizacional que son:

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Fundamentos de control organizacional

1.- La modalidad:

2.- La fuente:

Control originado en los participantes de la organización, en ésta misma, en sus grupos internos y/o en cada individuo que la compone.

Control manifestado en las formas de mecanismos correctivos o preventivos.

Fundamentos de control organizacional

3.- El esquema:

4.- El propósito de control:

Indistintamente a su modalidad, los sistemas se diseñan con el fin de promover la eficacia y eficiencia de la organización.

Según la fuente en la cual se origine el control, pueden surgir aquellos que van desde los que se refuerzan mutuamente hasta los que son conflictivos, pasando por otros que se desarrollan de forma independiente.

Auditoría administrativa

Auditoría: proviene del latin `auditorius', y de esta proviene la palabra auditor, que se refiere a todo aquel que tiene la virtud de oír. La Auditoría es un examen crítico (pero no mecánico) que se realiza con el fin de evaluar la eficacia y eficiencia de una sección, un organismo, etc. La auditoría implica la preexistencia de fallas en la entidad auditada y que persigue el fin de evaluar y mejorar la eficacia y eficiencia de una sección o de un organismo.“... la auditoría es el examen de las demostraciones y registros administrativos. El auditor observa la exactitud, integridad y autenticidad de tales demostraciones, registros y documentos.” –Holmes

La Auditoría Administrativa es el revisar y evaluar si los métodos, sistemas y procedimientos que se siguen en todas las fases del proceso administrativo aseguran el cumplimiento con políticas, planes, programas, leyes y reglamentaciones que puedan tener un impacto significativo en operación de los reportes y asegurar que la organización los esté cumpliendo y respetando. La Auditoría Administrativa es un examen metódico y ordenado de los objetivos de una empresa, de su estructura orgánica y de la utilización del elemento humano a fin de informar los hechos investigados.

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Su importancia radica en que proporciona a los directivos de una organización un panorama sobre la forma como está siendo administrada por los diferentes niveles jerárquicos y operativos, señalando aciertos y desviaciones de aquellas áreas cuyos problemas administrativos revelados exigen una mayor o pronta atención.

La evaluación del desempeño organizacional es importante pues permite establecer en qué grado se han alcanzado los objetivos, que casi siempre se identifican con los de la dirección. Además de esto, también se valora la capacidad y lo apropiado a la práctica administrativa. Es necesaria una evaluación integral, es decir, que involucre los distintos procesos y propósitos que están presentes en la organización. Debido a esto, cada auditoría administrativa deberá realizarse de forma distinta dependiendo de la organización.

Comportamiento humano

Motivación, motivación interna y el aprendizaje estructural y motivación trascendente o transitiva y el aprendizaje en un sistema

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Comportamiento humano

Motivación trascendente o transitiva y el aprendizaje en un sistema

Motivación

Motivación interna y el aprendizaje estructural

Es una visión mucho más global de la empresa, pues se fundamenta en autoconocimiento y autorealización por medio de las propias capacidades y necesidades, lo que el autor define como “aprendizaje estructural”, que lleva a un pensamiento más independiente, pues el miembro, al conocer su propia estructura y sus propias necesidades, va a tener una idea de qué y cómo actuar al considerarlas. A partir de este pensamiento, surgen los modelos orgánicos de organización, los cuales toman a la empresa como organismos en los que se interconectan las distintas partes que la componen, y en la cual es necesario definir sistemas que sean atractivos para sus miembros, con el fin de conseguir la eficacia por medio de la atractividad de la ejecución de las estrategias.

lo que impulsa a una persona a actuar; necesariamente esta depende del conocimiento, puesto que determina las necesidades y los resultados que son atractivos para la persona, y de acuerdo a estas, podemos determinar el modelo de organización. La dirección es una actividad que busca, no sólo controlar los procesos y la productividad en una empresa, sino dirigir las acciones y oportunidades hacia un desarrollo humano, sin embargo, sólo por medio de este pensamiento de formación integral, en el cuál no sólo existen capacidades y políticas estratégicas sino también éticas y morales, podemos dirigir nuestras empresas en función de una misión, y de un aporte a la sociedad.

busca motivar los actos por sus consecuencias y la trascendencia de estas y poder adquirir un pensamiento que no sólo tenga en cuenta las acciones que lleven a la satisfacción de nuestras necesidades sino el beneficio que estas acciones pueden aportar a los demás: “solamente el yo, que puede tender a un tú, es capaz de integrar el ello”.

Poder

De grupo

Un grupo se define como dos o más individuos que interactúan, que son independientes y se reúnen para lograr objetivos particulares. Los grupos son formales y no formales. Se entiende por grupos formales aquellos que define la estructura de la organización, con trabajos designados que establecen tareas.

Seguridad

01

02

Autoestima

En los grupos formales los comportamientos que alguien debe tener quedan estipulados por las metas organizacionales y se dirigen al cumplimiento de éstas. Un ejemplo de grupo formal es la tripulación de un avión comercial que consta de seis miembros. A diferencia de éstos.

03

Estatus

Los grupos no formales son alianzas que no están estructuradas de manera formal ni determinadas por la organización. Dichos grupos son formaciones espontáneas en el ambiente de trabajo que aparecen en respuesta a la necesidad de tener contacto social. Ejemplo de grupo no formal son los tres empleados de departamentos diferentes que almuerzan juntos de manera regular.

04

Pertenencia

Logro de metas

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Autocontrol individual o normas de profesionalismo

El control es el elemento que permite certificar que lo que ocurre concuerda con lo que supuestamente debiera ocurrir, bien sean resultados, objetivos o planes, y de no ser así, precisa de la aplicación de ajustes o correcciones. En las organizaciones abiertas al aprendizaje, el control agrega valor, las actividades están relacionadas entre sí y agregan valor al resultado. Por lo tanto, el control es mutuo, una actividad se convierte en el control de la anterior.

El control

Se realiza en tiempo real: El control es intrínseco a las actividades del procedimiento, no después de que el bien, producto o servicio ha sido entregado, pues esto genera insatisfacción del usuario y hay que reprocesar el producto o servicio con las consecuentes pérdidas de tiempo, recursos lo cual incrementa los costos, disminuye la productividad y aumenta el tiempo de ciclo.

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El autocontrolEs la capacidad que ostenta cada persona para controlar su trabajo, detectar desviaciones y efectuar correctivos, para el adecuado alcance de los resultados que se esperan del ejercicio de su función, de tal manera que la ejecución de los procesos, actividades y/o tareas bajo su responsabilidad, se desarrollen.

Genera aprendizaje: El hecho de que sea en tiempo real, permite que quien lo ejecuta puede ver las consecuencias de su aplicación. Esto hace que su aprendizaje y competencia se incrementen.Se acuerda participativa y consultivamente: De común acuerdo, las diferentes personas que intervienen en un proceso definen cuáles son los controles más efectivos dentro de cada procedimiento que conforma el proceso

De fuentes externas de la organización

Las fuentes de información externa de la empresa nos permitirán satisfacer unas necesidades informativas y proporcionarán a la gerencia una información actualizada, relevante, fiable y válida imprescindible para la resolución de problemas y una óptima toma de decisiones. Las empresas deben conocer lo que ocurre a su alrededor para estar preparadas a la hora de tomar decisiones. Las organizaciones deben recabar toda la información posible de su entorno, recurriendo a las fuentes de comunicación externas. Unas fuentes muy ricas en información que se dividen de la siguiente forma:

Primarias: Las fuentes primarias externas, son aquellas que se recopilan explícitamente para un fin informativo o investigación concreta. Los públicos emisores y la información del exterior que nos pueden proporcionar son los siguientes:- Distribuidores: pedidos de venta, información sobre la competencia, reclamaciones y quejas de clientes…- Clientes: sondeos para una investigación de mercado, sugerencias, reclamaciones y quejas…- Consumidores: gustos, sondeos para una investigación de mercado, experiencias, satisfacción…- Proveedores: información sobre nuevos productos y servicios, ofertas…Las formas de recopilar esta información pueden ser cualitativas (entrevistas, dinámicas de grupo, técnicas proyectivas, técnicas de creatividad, observación…) o cuantitativas (encuestas, panel, etc.).

Secundarias:Toda aquella información que ya ha sido recopilada, publicada o que se encuentra disponible, y que poseía un objetivo informativo distinto al que nuestra empresa busca. Las principales fuentes de información externa secundaria son:- Publicaciones especializadas sobre información empresarial general y sectorial.- Noticias divulgadas por los propios competidores.- La publicidad y las relaciones públicas efectuadas.- Las firmas de consultoría que venden información.- Medios de comunicación- Las asociaciones empresariales.- Las fuentes gubernamentales nacionales o locales (Registro Mercantil, Registro de la Propiedad)

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¡Muchas gracias!