Microsoft TEAMS à l'UJM

Microsoft TEAMS

Guide d'utilisation

Université Jean Monnet Saint Etienne

COMMENCER

C.Gouy-Juin2020

Créer son compte et gérer son interface

Accéder à Microsoft TEAMS

est une application web pour travailler en équipe. C'est lieu de communication, de partage de contenus et d'applications, pour travailler de manière collaborative sur des projets, dans un même espace.

Microsoft TEAMS

Créer, inviter et rejoindre des équipes

Canaux, classes, groupes de travail...

Cisco Webex, Claroline Connect, Wooclap, OneNote ...

Installer des applications

Travailler en équipe

Communiquer, partager des fichiers, écriture collaborative

INFO

Exemples de structuration

Classes, groupes de travail

Accéder à Microsoft TEAMS

Créer son compte, gérer son interface

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1ère étape : Créer un compte Office 365

• Rentrer votre adresse universitaire pour commencer créer votre compte sur ce lien

• Sélectionner "Je suis enseignant" (idem pour les administratifs)
• Remplir le formulaire + entrer le code de vérification (reçu par mail)
• Cliquer sur Démarrer

2ème étape : Installer Teams

• Aller sur Microsoft Teams
• Cliquer sur Télécharger l'application Microsoft Teams

Créer son compte Office 365

Bon à savoir

En tant que personnel de l'Université Jean Monnet, vous pouvez bénéficier de la suite Microsoft Office gratuitement pendant toute la durée de votre affectation à l'UJM avec la possibilité de l'installer 5 fois sur vos matériels personnels : PC ou Mac, tablettes (iPad, Android, …) et smartphones.

Accéder à Microsoft TEAMS

TEAMS Web

TEAMS

TEAMS Mobile

J'utilise TEAMS depuis mon poste de travail. Je cherche l'application TEAMS dans le menu Démarrer de windows.

J'utilise TEAMS depuis l'application mobile. J'installe l'application TEAMS sur mon smartphone ou tablette.

J'utilise TEAMS depuis mon navigateur. Je vais sur office.com. Je clique sur Connexion et entre mon mail universitaire et mon mot de passe session windows.

Mon interface TEAMS 1/2

Détail de l'outil sélectionné

Espace de travail, constitué de différents onglets

Outils

Mon interface TEAMS 2/2

Je me tiens informé-e des dernières notifications, alertes et mentions que je n’ai pas vues.

J’appelle en voix ou en visio mes collègues avec Teams Conférencing

Je visualise en un coup d’oeil l’ensemble de mes équipes et canaux favoris

Je communique avec mes collègues via la messagerie privée intégrée

J’accède à tous les documents de travail des équipes dont je suis membre.

J'accède à tous les devoirs de l'ensemble de mes équipes dont je suis membre.

Créer des équipes

Canaux, classes, groupe de travail

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Créer une équipe 1/3

Bon à savoir

Une équipe est un ensemble de personnes, de contenu et d’outils qui collaborent pour travailler ensemble, de manière synchrone ou asychrone. Exemple : un cours, un projet, un service etc.Les canaux sont les espaces de collaboration, des sous-parties au sein de l'équipe . Exemple : des sous groupes, des sujets, des séances, des chapitres etc.

❶Je me rends sur Équipes. ❷ Je clique sur Rejoindre ou créer une équipe. (en bas de page)

❸ Je clique sur Créer une équipe.

Créer une équipe 2/3

❹ Je choisis mon type d'équipe

❺Je nomme mon équipe. J'écris éventuellement une description. Je choisis la confidentialité de mon équipe. Je crée un équipe à partir d'un modèle existant.

INFO

Créer une équipe 3/3

❻J'ajoute des contacts étudiants, enseignants ou tout autre personne en fonction du type d'équipe que vous avez sélectionné. Je peux également ignorer pour les ajouter ultérieurement.

Ajouter un canal 1/2

Je crée un canal pour chaque thématique. Chaque équipe dispose de ses propres canaux qu’elle peut créer selon ses usages. Elle dispose également d’un canal appelé Général qui est obligatoire pour l’ensemble des équipes ; il est utilisé pour animer l’équipe et pour consulter les annonces importantes. Par exemple: un canal par séance, chapitre, sujet, sous-projet etc.

Ajouter un canal 2/2

Il est possible de rendre le canal :

• Standard : accessible à tous les membres de l'équipe.

• Privé : accessible uniquement à un groupe de personnes dans l'équipes.

Par exemple : créer des sous-groupes de travail, créer un canal privé pour les gestionnaires etc.

Inviter des collègues

Pour inviter des personnes dans son équipe. Je clique sur les ... situés à droite de l’équipe pour laquelle je souhaite inviter des collègues. Puis il y a 3 possibilités au choix :

❸ Générer un code

• Je clique sur Gérer l'équipe
• Je clique sur Paramètre > Code d'équipe.
• Je clique sur Générer pour obtenir un code que je pourrai diffuser.

Conseillé pour inscrire beaucoup de personnes

❶ Ajouter un membre

• Je clique sur Ajouter un membre
• J'écris, je sélectionne et j'ajoute un ou plusieurs membres

Conseillé pour inscrire peu de personnes.

❷ Obtenir un lien vers l'équipe

• Je clique sur Obtenir un lien vers l’équipe.
• Je clique sur Copier puis je diffuse le lien aux personnes à inviter.

Conseillé pour inscrire beaucoup de personnes

Rejoindre une équipe

❶Je me rends sur Équipes. ❷ Je clique sur Rejoindre ou créer une équipe. (en bas de page)

❸ Je rentre le code d'une équipe. Je clique sur Rejoindre une équipe.

Installer des applications

Cisco Webex, Claroline Connect, Wooclap ...

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OneNote

Outil de prises de notes collaboratives avec des fonctions, comme l'insertion de texte, d'images, de sons, de l'écriture manuscrite et même des captures d'écrans. Par exemple: idéal pour les comptes-rendus de réunions.

Wooclap

Outil de votes interactifs. Il est possible de créer différents types de questions (QCM, sondage etc.) et de la réflexion collaborative (brainstorming, nuage de mots etc.). Par exemple : animer un cours ou une réunion, réfléchir de manière collaborative, tester l'appropriation du cours etc.

Site Web

Pour mettre des sites web en exergue. Par exemple: un espace d'activités Claroline Connect, un site de référence.

Mindmeister

Outil de cartographie mentale en ligne qui permet de créer des cartes conceptuelle, de capturer, développer et partager des idées visuellement structurée d'un ensemble de concepts reliés sémantiquement. Par exemple: réfléchir de manière collaborative sur une représentation d'une notion, d'un concept, d'une idée.

Planificateur

Outil de planification de tâches, pour chaque membres de l'équipe. Par exemple : gestion de projet, programmer des activités, des missions, des tâches...

Wiki

Outil de création de document collaboratif synchrone ou asynchrone. Par exemple : définir une notion, créer une procédure, partage d'informations importantes, créer une procédure etc.

Excel

Le tableur Excel permet de travailler de manière collaborative en synchrone ou asynchrone sur un même document. Il est possible d'en créer un directement depuis Teams. Par exemple : tableau de suivi, base de données, suivre un budget etc.

PowerPoint

PowerPoint permet de travailler de manière collaborative en synchrone ou asynchrone sur un même document. Il est possible d'en créer un directement depuis Teams. Par exemple : présentation d'une communication, d'une information de référence, d'un sujet de travail.

PDF

Une présentation PDF peut être affichée et mise en exergue. Par exemple : présentation d'une communication, d'une procédure, de consigne, d'un document de référence etc.

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Travail en équipe

Communiquer, partager du contenu

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Communication avec l'équipe

ConversationsDans l'onglet Publication dans un canal d'une équipe, je peux:

• écrire instantanément (chatter) à l'ensemble de mon équipe
• partager des documents avec l’ensemble de mon équipe.
• Insérer des emojis pour confirmer une lecture ou réagir
• Insérer des gifs
• Insérer des autocollants

VisioconférencesJe peux appeler ou faire une visioconférence avec l’ensemble de mon équipe. Je peux partager des contenus, lever la main, écrire sur un tableau blanc, enregistrer la visioconférence etc.. Il est possible également d'intégrer dans un canal d'un équipe un onglet Cisco Webex (Meeting, Event ou Training) pour accéder directement à sa salle personnelle.

Communication avec une personne

Je peux ainsi :

• Ecrire instanément
• Partager des fichiers
• Voir l'organisation et l'activité de la personne
• Appeler en visio ou en audio
• Partager son écran

Je peux échanger en privé avec une personne ou un groupe restreint :

• Je clique sur Conversation (à gauche)
• Je clique sur Contact
• Je crée un groupe si je souhaite classer mes contacts
• Je clique sur les ... d'un groupe ou favori
• J'ajoute un contact à ce groupe en le cherchant dans le moteur de recherche

Création et partage de fichiers

Depuis le canal d'une équipe, je peux partager un document :

Dans l'onglet Publication dans le canal d'une équipe, je clique sur le trombone pour chercher le document souhaité.

Dans l'onglet Fichiers :

• Je peux créer un nouveau document (word, excel, ppt etc.)
• Je peux charger un document existant

Exemple de scénarisation

Classes, groupe de travail

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Les différentes équipes

Créer un espace neutre où les onglets sont à construire et à personnaliser. Exemple: Gestion de projet

Suivre l'actualité de sa classe, partager du contenu, créer des groupes de travail et de collaboration, créer des devoirs, des questionnaires + onglet à personnaliser.

Créer un espace collaboratif entre enseignants + onglet à personnaliser.

Créer un espace collaboratif entre personnels administratifs + onglet à personnaliser.

INFO

INFO

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retour

Equipe "classe"

Visualiser les notes de tous les étudiants, pour tous les devoirs puis les exporter.

Suivre l'actualité de l'équipe et échanger aevc elle.

Partager et créer du contenu

Créer des devoirs, créer des questionnaires, des devoirs à rendre, créer des échéances, créer un barème, noter, mettre un commentaire, suivre ses étudiants.

Bloc-notes numérique destiné à l’ensemble de votre classe de sorte que les élèves puissent stocker du texte, des images, des notes manuscrites, des pièces jointes, des liens, du contenu audio et vidéo, etc.

INFO

INFO

Outil de ...

Bloc Notes de Classe 1/4

Le bloc-notes OneNote pour la classe est un bloc-notes numérique destiné à l’ensemble de votre classe de sorte que les élèves puissent stocker du texte, des images, des notes manuscrites, des pièces jointes, des liens, du contenu audio et vidéo, etc. Chaque bloc-notes est organisé en trois parties :

1. Espace de collaboration : espace dans lequel tous les étudiants de votre classe peuvent partager du contenu, l’organiser et y collaborer. Idéal pour les travaux d'équipe.
2. Bibliothèque de contenu : espace en lecture seule dans lequel les enseignants peuvent partager des documents avec les étudiants.
3. Blocs-notes d’étudiant : espace privé qui est partagé entre un enseignant et un étudiant. Les enseignants peuvent accéder à tous les blocs-notes d’étudiants, tandis que les étudiants ne peuvent consulter que le leur.

Outil de ...

Bloc Notes de Classe 2/4

Avec un espace de collaboration :

• Plusieurs personnes peuvent modifier un document simultanément.
• Le groupe de sections de l’espace de collaboration est disponible hors ligne pour tous.

• L’espace de collaboration est idéal pour stocker les éléments suivants :
• Lignes directrices et éléments de réflexion d’un projet
• Informations et documents collectés par les membres du groupe
• Liste de tâches destinée aux étudiants

1. Espace de collaboration : espace dans lequel tous les étudiants de votre classe peuvent partager du contenu, l’organiser et y collaborer. Idéal pour les travaux d'équipe.

Ouvert à tous les membres d’un cours, l’espace de collaboration est l’emplacement idéal du bloc-notes pour lire ou écrire des informations dans le cadre pédagogique. Les enseignants et les étudiants peuvent également y créer des sections et des pages à leur convenance. Par exemple, dans un cours organisé en projets de groupe, chaque groupe peut créer une section permettant à ses membres de travailler ensemble et de partager des informations et des documents liés au projet. Les enseignants peuvent également créer des sections privées dans cet espace de collaboration.

Outil de ...

Bloc Notes de Classe 3/4

Voici quelques suggestions d’utilisation de la bibliothèque de contenu :

• Demander aux élèves de copier des pages pré-imprimées à partir de sections comme Documents ou Analyses de livre
• Publier des informations importantes, telles que les programmes d’études, les calendriers, les fiches d’autorisation ou les règlements de classe
• Partager des lectures et des textes de cours
• Stocker les notes de cours
• Capturer les tableaux blancs de cours pour consultation ultérieure

2. La bibliothèque de contenu est un endroit destiné à des documents, tels que des fichiers texte ou des feuilles de travail. Vous pouvez le considérer comme une armoire de rangement de vos documents de cours. Seul un enseignant peut placer des documents dans la bibliothèque de contenu. Les élèves peuvent lire tout ce qu’ils veulent dans la bibliothèque de contenu et copier son contenu sur leurs blocs-notes, mais ils ne sont pas autorisés à modifier ou supprimer ce contenu.

Bloc Notes de Classe 4/4

3. Blocs-notes d’étudiant : espace privé qui est partagé entre un enseignant et un étudiant. Les enseignants peuvent accéder à tous les blocs-notes d’étudiants, distribuer des ressources, tandis que les étudiants ne peuvent consulter que le leur.

Devoirs

Créer un questionnaire 1/2

Il est possible de créer des questionnaires notés ou non notés sur Microsoft Forms.

Non noté

Noté

Devoirs

Créer un questionnaire 2/2

Classer les items

Cocher dans un tableau

Déposer un fichier

Questions Choix Multiple

Réponse texte, courte ou longue

Entrer une date

Evaluer avec des étoiles ou avec des chiffres

Noter de 0 à 10

Une fois le questionnaire terminé, vous cliquez sur Partager pour qu'il apparaisse dans Teams.

Devoirs

Affectation

Il est possible de créer des devoirs. L'enseignant pourra ajouter des documents à consulter ou à compléter, ajouter un barème, fixer une date d'échéance. L'étudiant pourra modifier et compléter un document ou déposer un fichier.

Titre

Instructions

Ajouter des documents

Points

Ajouter un barème

Attribution (étudiant, classe)

Date d'échéance

Devoirs

Barème

Il est possible de créer un barème avec des critères à définir, avec des points associés ou non.

Gestion de projet

Communiquer instantanément avec son équipe

Animer sa réunion avec des votes interactifs ou de la réflexion collaborative

Créer des comptes-rendus de réunions de manière synchrone et collaborative. Ils pourront être classés.

Attribuer et planifier des tâches pour chacun des membres de son équipe.

Partager et créer des documents avec son équipe : word, powerpoint, excel

Travailler ensemble sur un même document : word, powerpoint, excel, wiki etc.

Se connecter à son compte webex

Vous pouvez ajouter des canaux pour créer des sujets ou des sous-groupes au sein d'une équipe, donner des accès restreints.