REUNIONES EFECTIVAS
4D_GestionandoTalento
Created on May 15, 2020
Guía Prácticas aprender y llevar adelante reuniones efectivas. Incluye checklist interactivo.
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Transcript
¿Qué valorle dasal tiempo?
REUNIONES EFECTIVAS
GUIA PRACTICA
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Guía Práctica Reuniones Efectivas
¿Para qué es la reunión?
¿Qué temas se van a tratar?
¿Cómo se va llevará a cabo la reunión?
Propósito
Hacer uso efectivo del tiempo promueve el foco y la productividad.
¿Por qué hacer la reunión aporta valor?
🎯 Definir el sentido de la reunión. Evaluar si es el método apropiado o puede resolverse con otros, tales como:
- una llamada telefónica
- un videoconferencia corta
- un mail
- un chat colaborativo
- búsqueda de información de manera autogestionada
🤷♀️ Definir expectativas de la reunión. Identificar el valor que aportará invertir tiempo de las personas en el encuentro.
- comunicar
- cocrear
- coconstruir
- acordar
- alinear
- resolver
📝 Clarificar el tema a tratar. Es recomendable que los temas sean precisos para lograr el foco en el mismo. A más se abran más tiempo requerirá su tratamiento. Por ello se hacer un mapa del tema, identificar y clasificar subtemas es una práctica útil.
- hacer un mapa del tema
- identificar y clasificar subtemas
🛠 Establecer dinámica de la reunión. Una reunión debe incluir:
- Presentación
- Introducción del tema
- Argumentación y desarrollo del mismo
- Participación y recolección de opiniones
- Cristalización de inquietudes
- Plan de acción con sus respectivos responsables y tiempos de entrega
- Documentación para dar visibilidad y seguimiento
- Cierre y agradecimiento
- espacio: sala o canal virtual
- elementos: pizarra, aplicación colaborativa
- roles: moderador, expositor, anotador, guardián del tiempo
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¿Cómo lograr asistencia?
¿A quiénes les aporta valor al tema?
¿Qué hacer para lograr involucramiento?
Regla de dos pies: Si un participantes no encontrara sentido a su participación, posibilidad de aprendizaje y/o contribución al tema será responsable de usar sus dos pies para moverse, haciéndolo con respecto sin perjuidicar la reunión.Quienes permanezcan en la misma aceptarán la decisión con naturalidad.
Guía Práctica Reuniones Efectivas
Convocatoria
📢 Identificar las personas necesarias para el tratamiento del tema. La definición precisa de las personas que deben participar del encuentro favorece el uso efectivo del tiempo, maximiza el foco y la productividad. La matriz RACI es una herramienta que puede facilitar su identificación y, adicionalmente, dará visibilidad de las asistencias con carácter mandatario y aquellas optativas.
✔ Asistencia de las personas necesarias para el tratamiento del tema. El día es finito y la agenda también. Realizar la convocatoria a la reunión con un mínimo de 72 horas de antelación ofrece tiempo a los invitados para su organización personal, e incluso preparación de sus aportes al tema (incluirlo en la convocatoria). Es recomendable realizar un recordatorio de la cita unas horas antes e incluso validar la asistencia. Cuando se estime una concurrencia menor al 50% es conveniente reagendar el encuentro. En casos de demoras, cancelación y/o modificación notificar con la mayor antelación posible, a los efectos de respetar el tiempo y agendas de los convocados.
🖇 Involucrar a las personas en el tema. Lograr que las personas mantengan la atención y se involucren con el tema es posible. Para ello considerar:
- Reuniones concretas y preparadas
- Repasar el propósito de la reunión y la agenda
- Clarificar el impacto del tema para los participantes
- Validar la emocionalidad en el aterrizaje a la reunión
- Considerar las características de la audiencia (personalidad e interés en el tema)
- Incluir recursos visuales, auditivos y de movimiento
- Usar técnicas de storytelling y lifetelling
- Definir el tiempo de exposición por integrante para la participación de todos de manera dinámica
- Generar atmósfera de cognición y empatía social promoviendo la apertura de consultas y preguntas
- Evitar interrumpir el feedback de un participante
- Prestar atención a la comunicación no verbal (postura corporal, tono de voz, movimientos, expresiones faciales)
- Usar nombres y crear conexión visual
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Especificar funciones antes del inicio teniendo en cuenta las fortalezas de los participantes. Hacerlo favorecerá la efectividad de la reunión.
Guía Práctica Reuniones Efectivas
Roles
Facilitador visual
Persona que mediante la técnica de registración visual representará con dibujos, gráficos y letras el contenido de la reunión para disponibilizarlo posterior a la misma.
Tomador de notas
Persona que tomará notas de las conversaciones y acciones acordadas. Adicionalmente será quien distribuya las mismas favoreciendo su visibilidad y trazabilidad.
Moderador
Persona que facilitará y moderará dándole dinamismo a la reunión acorde a la agenda pautada. Rol de suma importancia en encuentros que abran debate colaborativo.
Participantes
Personas convocadas a la reunión dado su posible aporte e interés en el tema.
Organizador
Persona responsable de la reunión, quien llevará adelante el tema en cuestión.
Guardián del tiempo
Persona que velará por el tiempo asignado a la reunión en vistas de cumplir con al agenda y participación de todos los concurrentes.
En equipos maduros, es posible, que la distribución de tareas surja de manera espontánea y autogestionada. Podrían utilizarse técnicas de creatividad y construcción colaborativa que promuevan el intercambio de miradas y desafíen modelos mentales.
sombreros para pensar
zapatos para la acción
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¿Se ha descubierto alguna práctica para compartir?
¿Qué acciones se acuerdan?
¿En qué plazos se establecen?
¿Quiénes son responsables de llevarlas adelante?
¿Cómo se visibilizarán para que sean trazables?
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Entrega de valor y acciones
➡ Dar forma a los accionables cocreados en la reunión Una reunión con propósito y expectativa clara deviene en acciones concretas. Darle forma a las mismas le asigna sentido a la inversión de tiempo e inteligencia colaborativa que implica toda reunión. Pueden quedar reflejadas en las notas tomadas durante la reunión y en la registración visual. Algunas técnicas que pueden implementarse para definir objetivos y establecer resultados esperados: Técnica SMART Técnica OKR
🔗 Compartir prácticas y conocimiento En las reuniones efectivas suelen aparecen ideas, comportamientos y/o prácticas de valor. Es de utilidad registrar las mismas y ponerlas a disposición del equipo como inspiración, autoaprendizaje y/o guía. Partir de lo que se ha creado optimiza el tiempo dejando porciones del mismo para innovar y/o crear nuevas cosas.
⏱ Acordar plazos de avance y entrega Una vez definidos los responsables de las acciones, objetivos y expectativas es necesario calendarizar. Hacerlo favorece la organización y coordinación de quiénes estén implicados en las mismas. Además reduce la ansiedad.
🧿 Definir responsables de las acciones CoCrear acciones es el primer paso para que una reunión sea efectiva. El segundo acorde quién y/o quiénes tendrán responsabilidad de llevar adelante las mismas. Es de extrema importante que esos acuerdos y las expectativas queden claras.
👓 Dar visibilidad y seguimiento Disponibilizar el plan de trabajo es clave. Promueve la autogestión, reduce el tiempo de consultas y la ansiedad de los resultados. El uso de herramientas como Jira, Trello y Asana (entre otras) son opciones de valor. ¡Eso sí! Toda herramienta requiere actualización. Es decir que será compromiso y responsabilidad de las personas involucradas plasmar los avances en las mismas. Hacerlo generará confianza, transparencia y tranquilidad.
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Atención
Como en toda práctica suelen haber situaciones frecuentes que pontencian y/o debilitan las mismas.
Revisar el material antes
Probar las herramientas
Puntualidad
Actitud positiva y colaborativa
Preguntar y escuchar
Usar el celular y/u otra distracción
Interrumpir
Juzgar y suponer
Faltar el respeto
Tomar personal las opiniones
Seguir con un tema cuando no se avanza
Elevar el tono de voz y usar expresiones inapropiadas
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Este checklist interactivo tehacer un aprendizaje evolutivo de los encuentros que lleves adelante para convertirlos en reuniones efectivas.
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CheckList
¿Propósito claro?
Instrucciones
INSTRUCCIONES
- Previo a cada reunión relee a guía práctica REUNIONES EFECTIVAS.
- Antes de iniciar el encuentro valida el propósito, expectativas, los roles y tiempo.
- Cuando haya terminado la misma lee las preguntas de la lista.Puedes hacerlo con la audiencia o bien a modo de introspección.
- Desliza con el mouse el círculo verde cuando la respuesta sera favorable y el colorado cuando sea negativa.
¿Concurrencia mayor al 50%?
¿Interracción de la mayoría?
¿Cumplimiento del tiempo?
¿Hubo distracciones?
¿Hay acciones y responsables definidos?
¿Hay notas de la reunión?
¿Las herramientas y dinámicas funcionaron?
¿Hay visibilidad y trazabilidad acordada?
¿Las expectativas están acordadas?
Todas las reuniones te servirán para mejorar y aprender de otros y con otros.
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