REUNIONES EFECTIVAS

GUIA PRACTICA

REUNIONES EFECTIVAS

¿Qué valorle dasal tiempo?

¿Por qué hacer la reunión aporta valor?

Hacer uso efectivo del tiempo promueve el foco y la productividad.

Propósito

¿Cómo se va llevará a cabo la reunión?

¿Qué temas se van a tratar?

¿Para qué es la reunión?

Guía Práctica Reuniones Efectivas

Convocatoria

Guía Práctica Reuniones Efectivas

Regla de dos pies: Si un participantes no encontrara sentido a su participación, posibilidad de aprendizaje y/o contribución al tema será responsable de usar sus dos pies para moverse, haciéndolo con respecto sin perjuidicar la reunión.Quienes permanezcan en la misma aceptarán la decisión con naturalidad.

¿Qué hacer para lograr involucramiento?

¿A quiénes les aporta valor al tema?

¿Cómo lograr asistencia?

zapatos para la acción

sombreros para pensar

En equipos maduros, es posible, que la distribución de tareas surja de manera espontánea y autogestionada. Podrían utilizarse técnicas de creatividad y construcción colaborativa que promuevan el intercambio de miradas y desafíen modelos mentales.

Guardián del tiempo

Organizador

Participantes

Moderador

Tomador de notas

Facilitador visual

Roles

Guía Práctica Reuniones Efectivas

Especificar funciones antes del inicio teniendo en cuenta las fortalezas de los participantes. Hacerlo favorecerá la efectividad de la reunión.

Entrega de valor y acciones

Guía Práctica Reuniones Efectivas

¿Cómo se visibilizarán para que sean trazables?

¿Quiénes son responsables de llevarlas adelante?

¿En qué plazos se establecen?

¿Qué acciones se acuerdan?

¿Se ha descubierto alguna práctica para compartir?

Elevar el tono de voz y usar expresiones inapropiadas

Seguir con un tema cuando no se avanza

Tomar personal las opiniones

Faltar el respeto

Juzgar y suponer

Interrumpir

Usar el celular y/u otra distracción

Preguntar y escuchar

Actitud positiva y colaborativa

Puntualidad

Probar las herramientas

Revisar el material antes

Como en toda práctica suelen haber situaciones frecuentes que pontencian y/o debilitan las mismas.

Atención

Guía Práctica Reuniones Efectivas

Todas las reuniones te servirán para mejorar y aprender de otros y con otros.

¿Las expectativas están acordadas?

¿Hay visibilidad y trazabilidad acordada?

¿Las herramientas y dinámicas funcionaron?

¿Hay notas de la reunión?

¿Hay acciones y responsables definidos?

¿Hubo distracciones?

¿Cumplimiento del tiempo?

¿Interracción de la mayoría?

¿Concurrencia mayor al 50%?

Instrucciones

¿Propósito claro?

CheckList

Guía Práctica Reuniones Efectivas

Este checklist interactivo tehacer un aprendizaje evolutivo de los encuentros que lleves adelante para convertirlos en reuniones efectivas.