¿Y las bibliotecas qué? Mantenimiento y Conservación de la colección

Elaborado por:Raymundo BernardinoOctubre 2019

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Mantenimiento y Conservación de la colección

¿Y las bibliotecas qué?

Mantenimiento y Conservación de la colección

Índice

Asegurar conservación

Colocación del material

Ordenamiento físico

Recomendaciones finales

Conservación de la colección

La buena conservación comienza por dar a los fondos mobiliario adecuado, una colocación adecuada en su lugar de exposición, controlar la circulación y asegurar su permanencia en buen estado en la biblioteca.

El esfuerzo que representa en la biblioteca adquirir y organizar los materiales bibliográficos, debe complementarse con procurar condiciones adecuadas de almacenamiento y de la revisión periódica de los mismos, para asegurar el que puedan durar y resistir el uso, verificando el estado físico en que se encuentran libros y otros materiales, que no falten páginas, que no estén rayados, o, que el empastado esté dañado.

Conservación de la colección

La Restauración. Esta tarea es remedial y se realizará cuando se detecte material desempastado, con faltantes de páginas o que se dañó la encuadernación original.

La Preservación. Para preservar la colección, además de encuadernar algunos materiales, deben asegurarse el almacenamiento adecuado de la colección, así como las medidas de prevención contra las catástrofes por agentes naturales como el agua o el fuego, o por agentes humanos como el vandalismo.

La conservación implica las siguientes medidas:

Conservación de la colección

Las publicaciones periódicas se colocan en un primer momento en estantes exhibidores especiales, semi-inclinadas y de frente, para que los usuarios vean las recientes adquisiciones, pero posteriormente se integran a la estantería en el área hemerográfica, de manera vertical, en cajas revisteras especiales que facilitan su almacenamiento y conservación.

La colocación en estantería debe hacerse en el mobiliario y posición adecuados, utilizando estantes preferentemente metálicos, que son seguros ante el fuego y los agentes biológicos, y colocados de manera vertical; unicamente se colocan horizontalmente los materiales de gran formato como los atlas, libros de arte y los diarios encuadernados.

Colocación del material en estantería

También deberá cuidarse la manera en cómo se realiza la limpieza, ya que la humedad excesiva propicia la proliferación de hongos y el deterioro del papel. El aseo deberá consistir en aspirar la estantería por lo menos una vez cada dos meses, aunque depende de la ubicación de la biblioteca, ya que en ocasiones puede filtrarse mayor cantidad de polvo si la institución educativa se encuentra en un entorno geográfico de mucho polvo, o dependiendo de la estación del año.

También debe cuidarse que la colocación del material se haga holgadamente, dejando vacío un espacio del 25% aproximadamente, para permitir extraer o intercalar los materiales sin maltratarlos, así como integrar las nuevas adquisiciones.

Dependiendo del contenido de la biblioteca, puede ser necesario contar con otro tipo de mobiliario, como archiveros para el archivo vertical, maperos para carteles y mapas, estantes con mayor número de entrepaños para los discos compactos y videos, etc.

Colocación del material en estantería

En la estantería abierta es muy difícil mantener continuamente el orden de los materiales, aunque debe insistirse en la formación de usuarios para que no acomoden ellos mismos el material en la estantería, previéndose esto con la colocación de mesas o carritos para el depósito del material utilizado. También debe insistirse en que únicamente extraigan de la estantería los materiales que utilizarán, pudiéndose establecer una política de no utilizar mas de 3 materiales a la vez.

Este control se refiere al cuidado permanente que debe tenerse con el orden y conservación del material, dependiendo si se cuenta con estantería abierta, cerrada o mixta.

Control de la circulación

Al encuadernar debe cuidarse el aspecto estético, escogiendo colores sobrios y uniformes; la encuadernación debe garantizar la solidez, el uso fácil y agradable del material y su presencia digna en los estantes.

Esto no es otra cosa que vigilar el estado físico en que se encuentran los materiales para encuadernar los que valgan la pena por su alto valor económico o histórico, y cuyo costo de encuadernación no sea superior al del libro mismo.

Asegurar la conservación: Encuadernación

Finalmente.

Trámite de facturas.

Recepción del material.

Elaboración de listas y formatos para los proveedores.

Identificación del material a encuadernar y su preparación para entregar al proveedor.

Asegurar la conservación: Encuadernación

El esfuerzo hecho por el bibliotecario al procesar un material de la biblioteca y en conformar el o los catálogos, no valdrá la pena si la biblioteca no cuida que el material esté debidamente colocado, en el lugar que indican los catálogos. El proceso técnico del material no estará terminado hasta que las obras estén realmente disponibles para el uso.

Ordenamiento físico de los materiales

• Acervo general
• Consulta
• Hemeroteca
• Archivo vertical
• Multimedia
• Especial (colecciones antiguas o de importancia étnica, linguística, etcétera)
• Discos compactos y DVD's, etcétera
• Infantil (para aquellas bibliotecas escolares que utilizan el mismo recinto bibliotecario para los diversos niveles escolares que imparten)
• Novelas (optativo para las bibliotecas que las acomodan en sección separada)

En primer término ha considerarse que los diferentes acervos de la biblioteca deben colocarse en secciones físicamente separadas dentro de la estantería; estas secciones son:

Ordenamiento físico de los materiales

En colecciones de mayor dimensión sí pueden clasificarse temáticamente como se hace en el resto del acervo, sin embargo lo recomendable es lo que se mencionó al inicio, es decir, acomodarlas en orden alfabético por título.

En bibliotecas universitarias con una pequeña colección de diarios y revistas, no se clasifican las publicaciones periódicas, sino que únicamente se sellan, se registran en el kárdex y se colocan por orden alfabético en cajas revisteras especiales, y dentro de ellas por orden cronológico.

Consideraciones respecto al acervo de publicaciones periódicas

b) Si se cuenta con más de una obra con el mismo número de clasificación, el siguiente elemento a tomar en cuenta será el número de autor, como se indica: Primero alfabéticamente (inicial mayúscula del apellido); Posteriormente numéricamente (números siguientes); Después nuevamente alfabéticamente (inicial minúscula del título).

a) Si se utiliza el Sistema de Clasificación Decimal Dewey (SCDD), los materiales dentro del acervo general se ordenan progresivamente por número de clasificación, hasta el punto decimal, del 000 al 999, y posteriormente en orden decimal; todo ello de izquierda a derecha. Ejemplos:

Como se mencionó, el proceso de los materiales no terminará hasta que estos se encuentren ordenados en la estantería, de acuerdo a las signaturas topográficas que se les hayan asignado, para que se puedan usar y reacomodar las veces que sean necesarias.

Reglas para el acomodo físico

e) Cuando la obra se compone de varios volúmenes, el acomodo en estantería seguirá las pautas antes mencionada, y al final se tomará en cuenta la numeración en volúmenes, y también se ordena de izquierda a derecha.

d) Si la biblioteca cuenta con más de un ejemplar de la misma edición de una obra determinada, hay otro elemento más a tomar en cuenta, que es el número de ejemplar distinto al primero.

c) Si se cuenta con dos o más ediciones de algún material, el siguiente elemento a tomar en cuenta es el año de edición, también de manera progresiva hacia la izquierda.

Reglas para el acomodo físico

• El acomodo de los libros en la estantería se hace de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo, por cada estante, en forma progresiva de acuerdo al Sistema de Clasificación Decimal Dewey (SCDD), al Sistema de la Biblioteca del Congreso (LC), o al que se utilice en la biblioteca.
• Los estantes deben ubicarse de manera tal que permitan al personal de la biblioteca la máxima visibilidad posible de todas las áreas.
• Los pasillos entre la estantería tendrán una amplitud tal para permitir una circulación cómoda entre ellos, tanto para la búsqueda de material como para su acomodo. En la modalidad de estantería abierta se sugiere una distancia en los pasillos de .90 a 2 metros, dependiendo de la intensidad del tráfico y del tipo de colección (por ejemplo consulta requiere pasillos más amplios por la mayor afluencia); si se ofrece estantería cerrada la distancia mínima entre estantes ha de ser de .60 metros.

A continuación se presentan algunas recomendaciones para el acomodo de los materiales:

Recomendaciones finales

• Si la biblioteca ofrece estantería abierta, los materiales deben estar al alcance de los usuarios.
• Debe dejarse vacío aproximadamente un 25% de cada entrepaño, para el crecimiento futuro.
• Periódicamente debe revisarse de manera cuidadosa el acomodo de los materiales en cada entrepaño, ya que un material colocado en un lugar equivocado es como si estuviera extraviado.
• Deben retirarse con regularidad los materiales de los carritos y mesas de lectura y acomodarlos, para que se tenga disponibilidad permanente de ellos. Los estantes y sus entrepaños deberán mantenerse limpios y en buenas condiciones físicas.

A continuación se presentan algunas recomendaciones para el acomodo de los materiales:

Recomendaciones finales

http://www.dgire.unam.mx/contenido_wp/bibliotecas/

Bibliografia