Dossier planificación

"Gestionando el Cambio"

Ayuntamiento de El Campello 2019-2023

Cronología

9. Análisis CAME Propuesta mejora

5. Manos a la obra: DAFOS servicios

1.Cómo empezó todo

10.Recopilando el trabajo realizado

6. Compartiendo el trabajo individual

2.Punto de partida

Engañando a los jefes

7. Seleccionando problemas comunes

11. Presentación Equipo Gobierno

3.Creación de foro

Reglas del juego

8.Formación de Equipos

12. ¿Continuamos?

4.Definiendo objetivos

Reflexionando en común

EQUIPO MARVEL

Así empezó todo....

"Salvar la Administración del Caos"

Sensación de descontrol Sensación de desorganización extrema Malestar general y disputas entre compañeros Reinos de taifas Sensación de soledad y abandono

Creación de un "mini Equipo Marvelita" 100% femenino para reflexionar y compartir caracterizado por la cultura Marvel "trabajo en equipo para un fin común"

Origen: Comunidad Prácticas Innovación Pública Diputación de Alicante

01

Punto de Partida

Engañando a los jefes con ayuda externa

Taller Gestión del CambioVictor Almonacid Secretario Ayto Alzira Amalia López Acera Periodista Ayto Calpe

Reflexiones conjuntas Necesidad de cambioPlanificar Compartir Trabajo en red Lo intentamos Nuevos actores: elecciones

Conclusiones

02

Creación de Foro Directivo

Nuevos canales de comunicación

Primer paso: Reglas del juego: Acordamos cómo íbamos a funcionar

"Necesitamos entendernos y que nos entiendan ¿Aprendemos a comunicar eficazmente?

Reuniones periódicas para compartir información, planificar y trabajar colaborativamente; moderadores, actas, secretaría, duración ,

03

Definiendo objetivos

Planificando ¿ahora qué?

¿Porqué estamos aquí?

80%

70%

Objetivos genéricos: Mejor servicio al ciudadano Compromiso con lo público

65%

42%

Objetivos concretos: Disfrutar de nuestro trabajo Mejorar las relaciones personales

04

Comienza el trabajo ¿hacemos un DAFO? ¿nos atrevemos con un CAME?

Nuestro "experto" en planificación estratégica nos repasa los conceptos de elaboración de un DAFO y el análisis CAME. Análisis interno y externo de cada uno de nuestros servicios. Análisis CAME: Estrategias

04

Comienza el trabajo ¿hacemos un DAFO?

Trabajo individual: Todos los servicios sin excepción analizamos interna y externamente nuestros servicios (debilidades, fortalezas, amenazas y oportunidades)

06

Compartimos nuestro análisis individual

Puesta en común

Exposiciones DAFO

Cada responsable expone su situación y análisis individual, su visión de cómo cree que nos va en nuestros servicios

Nos enteramos de cómo están los otros y nos sorprendemos de muchas cosas

07

Comienza el trabajo en red:compartimos y agrupamos

Analizamos e identificamos problemas TRANSVERSALES que afectan al Ayuntamiento de El Campello

Seleccionamos las fortalezas de cada servicio Identificamos las amenazas a las que nos enfrentamos y oportunidades para hacerle frente

INFO

08

Formación de Equipos de trabajo

¿Pensamos juntos? Equipos conectados-feedback- Estrategias CAME- Propuestas de mejora

EQUIPO ROSA

EQUIPO VERDE

EQUIPO AZUL

Problemas relacionados con modernización y recursos con una visión transversal

Problemas relacionados con personal y organización con una visión transversal

Problemas relacionados con formación y comunicación con una visión transversal

INFO

INFO

INFO

08

Equipo Rosa

Personal y organización

Paco P.

Trini M.

Eduardo L.

Javier Carretero

Rai PaneaJefe Disciplina Urb.

Coordinador ingresos píúblicos

Jefe Oficina Técnica

Tesorero

Jefa Personal

08

Equipo Azul

Formación y comunicación

Pere R.Jefe Cultura y Ftas

Ester F.

Mar S.

Carolina L.Jefa Gestión Urb.

NIeves S.

Jefa Educación

Jefa Contratación

Jefa Patrimonio

Miriam G.

08

Equipo Verde

Recursos y modernización

José M.Interventor

Luis M.

Iñaki S.

Laura C.

Teresa M.Jefa S. sociales.

Jefe Planeamiento

Jefe Turismo y Empleo

Jefa Infraestructuras

Carlos N. secretario

08

Aprendiendo a trabajar en equipo

El reto de la nube de azúcar

Siempre parece imposible hasta que se hace

La creatividad requiere coraje

Análisis CAME

09

Propuestas de mejora

Corregir debilidades

Afrontar amenazas

Explotar oportunidades

Mantener fortalezas

Análisis CAME

09

Propuestas de mejora

Exposición de datos de cada equipo con propuestas de mejora y orden de prioridades

Puesta en común e intercambio de opiniones con el resto de equipos

Presentación al nuevo Equipo de Gobierno Necesidad de validación política Alineación polítíca y técnica

Elaboración de documento conjunto que refleje la visión actual del Ayuntamiento

DAFO

Debilidades

Análisis interno

Fortalezas

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Amenazas

Análisis externo

Oportunidades

Nombre del autor

Debilidades

Personal y organización

"Nuestra mayor debilidad reside en rendirnos. La forma más segura de tener éxito es intentarlo una vez más. Thomas Edison

• Ausencia organigrama
• Valoración de puestos desfasada
• Incremento de desviaciones retributivas
• Ajustado personal en relación a la carga de trabajo
• Poca cohesión Equipo directivo-conflictos competencias
• Falta de herramientas motivación de personal
• Envejecimiento plantilla

Debilidades

Formación y comunicación

• Débil comunicación interdepartamental, falta de cooperación y comunicación servicios
• Débil formación habilidades tecnológicas y digitales del personal
• Ausencia de procedimientos o débil diseño acompañados de excesiva burocracia
• Continua sensación de urgencia
• Resistencia al cambio de parte del personal de algunos servicios
• Existencias de ordenanzas, planeamiento, portales no actualizados
• Falta de compromiso y apoyo político a la formación de los empleados

Debilidades

Modernización y Recursos

• Recursos tecnológicos poco avanzados
• Departamento de modernización débil
• Situación financiera desfasada e incontrolable
• Implantación administración electrónica parcial
• Mala infraestructura física o mala distribución física de servicios
• Ausencia de actualización de inventario municipal

Fortalezas

"Juntarse es un comienzo, seguir juntos es un progreso y trabajar juntos es un éxito". Henry Ford

• Existen algunos equipos de trabajo muy profesionales, buen ambiente de trabajo y compromiso
• Existen liderazgos técnicos integradores y motivadores
• Existencia de RPT
• Existencia de personal de algunos servicios con disposición al cambio y a la formación nueva
• Experiencia de gran parte del personal
• Existencia de ordenanzas y reglamentos actualizados de algunos servicios
• Interés de gran parte del personal en la modernización de los servicios
• Incorporación de nuevo personal en algunos servicios con nuevas habilidades o competencias
• Alta cualificación de parte de la plantilla y existencia de algunos equipos multidisciplinares .

Amenazas

""Debemos usar el tiempo sabiamente y darnos cuenta de que siempre es el momento oportuno para hacer las cosas bien". Nelson Mandela

• Cambios normativos que generan nuevas obligaciones y nuevas competencias municipales
• Fragmentación política
• Nuevas exigencias de participación ciudadana y acceso a la información publica
• Riesgos de injerencias políticas en el funcionamiento básico de los servicios
• Incremento de remisión de información a plataformas externas para fiscalización
• Responsabilidad penal, civil y contable personal técnico
• Cambios políticos a nivel estatal/autonómico de distinto signo que generan nuevas políticas
• Débil implantación de la interoperabilidad a nivel estatal, autonómico y otros organismos externos
• Límites de las leyes de presupuestos

Oportunidades

"Siempre parece imposible hasta que se hace"

• Nuevos métodos de trabajo colaborativo : comunidades de prácticas
• Nuevas tecnologías, robótica e inteligencia artificial
• Nuevo escenario político: Elecciones locales, estatales y autonómicas
• Voluntad del Equipo directivo a la cohesión y la modernización del funcionamiento de los servicios
• Posibilidad de teletrabajo
• Nuevos segmentos (juventud, residentes extranjeros y otros colectivos)
• Mayor concienciación de la existencia de un buen liderazgo técnico
• Disposición del personal directivo a nuevos canales de comunicación interna
• Benchmarking (atraer buenas prácticas de otras administraciones)

Propuestas de mejora

Personal y organización

• Planificación de acciones y priorizar lo urgente
• Presentar a la nueva Corporación foto real de la situación: organigrama, retribuciones, productividad
• Disponer de la Valoración de puestos conforme factores RPT 2010 (Dipu)
• Disponer de propuesta normas de concesión de productividad con límites por servicio y personas ,y con evaluación del desempeño
• Creación de un órgano técnico legitimado(equipo colaborativo)
• Disponer de proyecto de presupuesto actualizado
• Análisis datos jubilación (conocimiento y experiencia más valioso).- ofertas internas y procedimientos
• Compartir formas de trabajo entre departamentos o grupos. ERASMUS
• Utilizar herramientas de redimensionamiento de plantilla y cargas de trabajo (Dipu)

Propuestas de mejora

Formación y comunicación

• Establecer horario de trabajo interno técnico
• Promover dinámicas de grupo entre jefes y miembros de los servicios, reuniones periódicas responsables o similares.
• Establecer nuevos canales de comunicación (jammer, mail...)
• Formación propia y obligatoria "específica y continuada" del personal normativa actualizada; habilidades digitales, destrezas, competencias, nuevas necesidades . Reflejo en presupuesto y diseño transversal de los responsables de la formación
• Formación en planificación estratégica y competencias directivas
• Revisar procesos y simplificar trámites
• Actualización de portales, ordenanzas, planeamiento etc de aquellos servicios que no los tengan

Propuestas de mejora

Modernización y Recursos

• Definición de la dimensión de personal y recursos tecnológicos del Servicio de modernización y comunicación mediante un equipo multidiciplinar y con una auditoría externa (las inversiones en hardware y software pueden afectar a estrategias de futuro)
• Participación en la propuesta de presupuesto, previo conocimiento de las necesidades actuales y la propuesta política, siendo conscientes de la realidad global y no individual del servicio, formando a los jefes en la propuesta y teniendo en cuenta su visión, para mejor control y desarrollo.
• Realización de inventario de ubicaciones de los servicios y posibles ubicaciones así como valoración de la inversión, siendo el espacio físico necesaio para el desarrollo eficiente de sus funciones

Situación actual junio 2019

Población 27.893 habitantes (triple en verano) Plantilla actual 266 Fija 211 Temporal 55 Datos de género 109 mujeres 157 hombres Actividad principal Turismo y Servicios Situación política débil (antes elecciones locales) fragmentación sin mayorías

Receta Saludable

"Cómo Mejorar la Organización del Ayuntamiento de El Campello"Instrucciones "paso a paso"

Trinidad Martinez Sanz

Ingredientes: DAFO

Para su elaboración

DEBILIDADES

AMENAZAS

FORTALEZAS

OPORTUNIDADES

1º Ingrediente: DEBILIDADES

• Ausencia de recursos y sistemas de gestión modernos
• Ausencia organigrama, Valoración de puestos desfasada e Incremento de desviaciones retributivas
• Situación financiera desfavorable e incontrolable en cuanto a políticas y efectivos
• Ajustado personal en relación a la carga de trabajo
• Poca cohesión Equipo directivo-conflictos competencias-débil comunicación interna
• Escasas posibilidades de promoción y formación del personal, sin herramientas de motivación y resistenc ia al cambio
• Envejecimiento plantilla
• Ausencia de procedimientos o débil diseño, excesiva burocracia y continua sensación de urgencia
• Mala infraestructura física o mala distribución física de los servicios

2º Ingrediente: FORTALEZAS

• Existencia de RPT como base de retribuciones
• Existencia de procedimientos actualizados
• Seguimiento actualizado de cambios normativos en algunos servicios
• Existencia de algunos Equipos motivados ,colaboradores , muy profesionales, con compromiso y buen ambiente de trabajo
• Existencia de algunos liderazgos técnicos integradores y motivadores
• Disposición de parte del personal al cambio
• Existencia de personal con "experiencia y conocimientos valiosos"
• Participación en programas innovadores
• Selección personal por competencias "proyecto piloto"

3º Ingrediente: AMENAZAS

• Cambios normativos
• Fragmentación política
• Límites de las leyes de presupuestos
• Instrumentos de gestión actuales ineficaces para solucionar problemas

4º Ingrediente: OPORTUNIDADES

• Posibilidades de establecer nuevos canales de comunicación internos
• Buenas prácticas de otras organizaciones (Benchmarking)
• Tecnologías e inteligencia artificial
• Comunidades de prácticas
• Elecciones Locales: Nuevo Equipo de gobierno y nueva Corporación
• Disposición de parte del personal al cambio

¿Lo probamos?

2º HervirGESTIONAR

1º BatirCONCIENCIAR

Estrategias con sabor

3º HornearDISEÑAR

Líneas de actuación

1ª OBJETIVO

1º BatirCONCIENCIACIÓN NUEVO ENFOQUE ESTRATÉGICO

Propuestas de Mejora: 1. Definición de la nueva misión, visión y valores del Ayuntamiento 2. Formalización de Equipo Directivo como "asesor" 3. Diseño de Plan Formativo municipal: Formación planificación estratégica jefes y habilidades directivas. Conocimientos y normativa actualizada. Entrenamiento en habilidades desempeño de puestos (digitales, trabajo colaborativo...) 4. Establecimiento de nuevos canales de comunicación y aplicación de nuevos métodos de trabajo a los equipos (en red) 5. Revisión y actualización del inventario de servicios municipales. Elaboración Simplificación y mejora de procesos

¿Lo probamos?

2º OBJETIVO

2º HERVIR GESTIONAR DE FORMAR EFICAZ LOS RECURSOS, SISTEMAS Y EFECTIVOS PRESENTES CON UNA VISIÓN ESTRATÉGICA

Propuestas de Mejora 1. Aprobación urgente del Presupuesto Municipal 2. Mejorar la calidad ambiental. Análisis y Distribución de espacios físicos 3. Análisis dimensión tecnológica y de las inversiones en hardware sofware 3. Dar estabilidad al personal que ocupa puestos estructurales 4. Adoptar medidas de transferencia de experiencia y conocimientos 5. Adopción de medidas de desarrollo profesional (evaluación del desempeño, promociones internas, medidas de provisión temporal y definitiva de las vacantes por los funcionarios de carrera)

¿Lo probamos?

3ºOBJETIVO

3ª HORNEARDISEÑAR UNA NUEVA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA MUNICIPAL Y POLÍTICA RETRIBUTIVA

Propuestas de mejora 1. Diseño de una estructura organizativa moderna y con visión estratégica futura que incorpore nuevos perfiles (selección conocimientos y competencias). Especial referencia departamento de modernización. 2. Revisión y actualización de la RPT mediante un nuevo método de valoración de puestos de trabajo que clarifique la actual. 3. Fijación de programas de productividad y servicios extraordinarios públicos y equitativos. 4. Establecimiento de un sistema de carrera profesional y evaluación del desempeño.

¿Lo probamos?

Equipos transversales

Benchmarking

Métodos innovadores

Servir

¿Lo probamos?

Trabajo colaborativo

Proceso de elaboración

Nuevos métodos

Visión estratégica

DificultadesNos faltan algunos en el equipo Nos falta validación política Nos falta alineación con los políticas locales del Equipo de Gobierno Nos falta aprender a trabajar con nuestros equipos #Nos valoramos #Te valoramos ¿te unes al Equipo? Nos queda mucho por aprender

BeneficiosSabemos más de los otros Compartimos más Trabajamos mejor Aprendemos y desaprendemos Mejor comunicación Mejor servicio Incremento satisfacción ciudadana #Nos valoramos "No es la especie más fuerte la que sobrevive ni la más inteligente sino la más receptiva al cambio. Charles Darwin"