Clasificacion de los archivos

Clasificación de los archivos

Segun su organizacion,su uso

Su ciclo vital y su naturaleza.

Elisa Maria sierra velez- 101

Según su organizacion

Archivo descentralizado:Se dice que un archivo es descentralizado cuando cada una de las dependencias es responsable de recibir, despachar, archivar, y conservar la documentación que a ella le compere, si bien sea producida o recibida. Archivo descentralizado con control central: Es una combinación de dos sistemas anteriores. El trámite de la documentación está centralizado. Allí reposa la rotación de la información; la diferencia radica que cada correspondencia conserva únicamente las copias de correspondencia despachada, las cuales podrían destruir anualmente, en su mayoría, por encontrarse en el archivo central. Para efectos de facilitar consulta, puede guardarse máximo por un año más alguna información que, según la experiencia, es consultada significativamente..

Archivo centralizado:Un archivo es centralizado cuando toda la información de la empresa se haya reunido en una sola oficina. Esta organización necesaria supone una centralización del recibo y despacho de la correspondencia.El archivo central será entonces la dependencia encargada de encausar la tramitación de los documentos, debe velar por su conservación y de ofrecer un buen servicio de consulta.

Segun su uso

ARCHIVO ACTIVOSe caracteriza porque la información que conserva es consultada permanentemente. Para el caso de los archivos de gestión se puede estar hablando de la información del año en vigencia, o de la vigencia anterior, cuando aún se encuentran en trámite. El archivo activo se denomina también CORRIENTE, VIGENTE o de GESTION. En este archivo se conserva el 100% dela información, la cual deberá ser evaluada anualmente para los traslados al archivo semiactivos.

ARCHIVO SEMIACTIVOSe denomina también intermedio. Es el constituido por documentos que ya cumplieron su trámite pero que por razones legales, fiscales o administrativas aún siguen vigentes y son consultados con menor frecuencia. El porcentaje de información que conserva es de más o menos un60%. Su fuente es el archivo activo. Al igual que en el activo se deben realizar evaluaciones periódicas de esta información para decidir su conservación permanente o eliminación.

ARCHIVO PERMANENTEContiene la información vital para la compañía y laque va conformando su historia. A este archivo se le denomina erróneamente archivo inactivo, porque el índice de consulta es muy bajo. Conserva además, información que puede ser útil para la ciencia, la historia o la cultura de un país. Representa generalmente el 10% de la documentación de la empresa. Recibe información del archivo semiactivo o directamente del activo

Segun su

Ciclo vital

Archivo de gestion En este archivo reposan los documentos generados en los procesos de gestión administrativa. El tiempo de permanencia de la documentación en éste depende fundamentalmente del trámite y de las normas internas indicadas en las TRD, para luego decidir su traslado al archivo central.

.Archivo historico es el archivo cuya función es la custodia y conservación de los documentos calificados como de conservación permanente

Archivo intermedio es el archivo cuya función es la gestión de los documentos transferidos desde los archivos centrales hasta su eliminación o transferencia a un archivo histórico para su conservación definitiva

Segun su naturaleza

ARCHIVO PRIVADOEs aquel que por su valor para la historia, la investigación, la ciencia o la cultura es de interés público, declarado como tal por el legislador.documentos pertenecientes a personas naturales o jurídicas, que se derivan de la prestacion de sus servicios

ARCHIVO PUBLICOdocumentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellas que se derivan de un servicio público por entidades privadas.

Categorizacion de los archivos publicos.

Archivo General del Municipio:documentos producidos por órganos del orden municipal y aquellos que se reciban en custodia.

Archivo General de la Nación:promover la conservación y consulta de documentación Nal. y ponerlo al servicio de la comunidad.

Archivo General del Departamento:Fondos documentales producidos por los órganos del orden departamental y aquellos que reciba en custodia.

Archivo General del Distrito: Protección de los recursos documentales de la ciudad.

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