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Gestión de la Correspondencia y Paqueteria

• Nombre y Apellidos :

Adrián Taroncher *Profesora: Angie Latre *Asignatura: T.a.b.o *Fecha de entrega:

1.1 Fases

El porceso de gestión de la recuperación de la correspondecia y paquetería sigue las frases que vamos a ver a continuacón.

1.1.1. Recuperación y calsificación

La llegada de la correspondencia del exterior puede producirse a través de los sevicios de Corros o empresas especializadas en mensajería.

Al recibir la correspondencia, el responsable de la recepción debe asegurarse de qeu el destinataterio es laempresa o la persona que trabaja en ella.

Una vez recibida la correspondencia , el personal procederá a su calsificación dependiendo de si se trata de cartas, telegramas, burofaxes, factura,impresos...

En ocasiones será la propiaempresa la que deberá recoger la correspondecia en las oficinas de Correos, al tener contratado un apartado de Correos.

1.1.2 Apertura y seleción

1.1.3. Numeración y registro

- Exisiten algunas cartas o paquetes que solo puedes ser abiertos por la persona a la que va dirigida .- En estos casos suele aparecer en el sobre la indicación de " confidencial "

- A cada carta o paquete recibido se le asignará un número de entrada para facilitar su registro, control y posterior búqueda. El empleado estampará un sello en cada documento, asignado un número y otros datos, como la fecha de llegada , hora destinatario, etc.

1.1.4 Distribución

- Distribución mediante casileros :cada empleado tienen asignado uno, carca de la entrada o en algún lugar de tránsito frecuente, y cerca de la recepción para facilitar el trabajo de l a persona encargada de la correpondencia .

DIstribución personalizada : Habrá una persona encargada de la entraga y se asegurá de que la correspondencia y paquetería llega al destinatario final.

1.2 Gestión informatica de la correspondencia

La información y la nueva tecnología ha cambiado en muchos casos el procedimiento de la gestión tradicional.

Cuando llegua la correspondencia se casifica, y que se puede abrir ,por ser corro ordinario, es digitalizada en agunas empresas .

2. Preparación de la correspondencia

Una empresa, al comunicarse a traves de la correspondencia, por medio de cualquier documento o paquete que envía, está transmitiendo aspectos como el prestigio y la imagen del remitente y de la institución o empresa que representa.

2. Preparación de la correspondencia :

2.2 Firma de comunicaciones escritas .

2.1 Elaboración de comunicación escrita

- La correspondencia es un instrumento de comunicación escrita en las relaciones Comerciales. De estas comunicaciones puede depender el éxito de un negocio, una vente o fidelidad de los clientes.

- Una vez elaborado el documento final, hechas las correspondencias oportunas, se entrega para su fiema. - La persona que se responsabiliza de lo expresado en la correspondencia escribe su nombre y apellido de su propia mano, para darle auticidad o para espresar que aprueba su contenido.

3.1 Embalaje

- Tiene como objetivo proteger y conservar su contenido duranre el transporte een el proceso de distribución del producto evitando roturas.

3.2 Empaquetado

- Técnica empleada para protager el contenido de nuevo envío durante el transporte y manipulación del mismo.

3.2.1 Empaquetado tradicional

• Se utilizan, básicamente , para los envíos cajas de cartón.
• Seleccionas l acaja en relación al producto a enviar taniendo en cuenta el tamaño y las caracteristicas del objeto.
• Recubrir o incluir algún material de relleno como protección del producto .
• Cerrar la caja utilizando cintas adhesivas o flejes.
• En ocasiones , como medida de proteción, se recubre la caja con papel continuo del tipo kraft.
• Colocar las etiquetas identificativas si fuera necesario.
• Colaocar la documentación a enviar en bolsas portadocumentos que quedan peguadas en la caja .

3..2.2. Confección de cajas

Actualmente, para incentivar la rapidez a la hora de ralizar el empaquetado, hay em el mercado una amplia gama de cajas da fácil montaje y veriedad de tamaños.Los productos se introducen directamente en la caja sin necesisdad de protección

4.1 RECOGIDA INTERNA

Una vez que han sido confecionados la confeccionados la correspondencia y los paquetes en los distintos departamentos , deben llegar a la recepción para su posterios menipulación y envío por algunos de los siguientes procedimientos:

1.- Entregar a la persona encargada de distribuir la acorrespondencia en el nomento de efectuar la empresa.

2.- Depositar en la recepción de l aempresa la correspondencia y paquetes que deben ser enviados por una persona de cada departamento o división.

4.2. inspeción y clasificación

- Los documentos deben estar firmados por la persona que sea responsable de su contenido.- Se adjuntan los documentos que aparecen en el anexo de estos. - Los datos del destinatario están impresos en el sobre de forma visible. - El tipo de envío ha sido especificado.

4.3. registro de envío

- Es similar al registro de entrada, y el orden se establece por la fecha de salida de expedición. El objetivo es permitir saber cuándo se produjo el envío de la correspomdencia y quién es presponsable de esta

4.4. Plegado y ensobredo

- Esta tarea de doblar los documentos y metrelos en sobres es sencilla, pero puede resultar aburrida y tediosa cuando el volumen de correspondecia es considerable.La direccíon del destinatario del sobre se podrá colocar con diferentes técnicas:* Etiquetas adhesivas.* Sobres de ventanilla.* Impresiñón directa.* Anotación a mano.

4.5. Franqueo y espedición

Franqueo es pagar el porte de un objeto que se remite por correo.

1. Mediante la adquesición de sellos postales.

2. Sobres franqueos.

3. Franqueo pagado.

4. Franqueo en destino.

5.1 registro de faxes

- Los faxes registrban asignádores un número según llegan, al igual que se hace con la correspondencia. - Si se envñia un fax por medio de un telefax la máquina genera un documento llamado reporte, con datos que te pueden servir para relllenar los registros de faxes.

5.2 Registro de correos electrónicos

- Por el correo elctrónico llega mucha información a las empresas, y por eso se deben casoficar los correos que no se consideran útiles o necesarios . - Como ejemplos de modelos de registros d ecorreos elctrónicos mostrados los siguientes.