Etiqueta y Protocolo

ETIQUETA Y PROTOCOLO PARA EVENTOS

Alejandra Maria EcheverryLiliana Marcela Paez

La necesidad de utilizar pautas de etiqueta y protocolo conductuales implican contemplar la importancia que, día a día va ganando en las diferentes profesiones y roles involucrados para la realización del evento.

Ese creciente interés ha llevado a los establecimientos académicos a preparar a los futuros profesionales del turismo a que sean capaces de proyectar la imagen de la región a zona impulsada, su gente, su cultura, sus lugares y que tal labor promueva el carácter y el buen servicio para que estas prácticas apasionen y generen sentido de pertenencia a las personas que participan en este tipo de actividades.En tal sentido, es imprescindible crear consciencia de responsabilidad sobre el desarrollo y seguimiento al plan de trabajo establecido, involucrando el ceremonial y protocolo adecuado para la socialización de los discursos, narrativas y orientaciones a impartir tanto en los sitios de interés como en los sitios complementarios, en el idioma elegido y con las pautas exigidas por los organismos de turismo que velan por las mejores prácticas en este tipo de actividades, buscando que las mismas cubran las expectativas de los turistas, bajo un marco lúdico y entretenido que aborde la temática relacionada en virtud del sitio o el momento de la visita para utilizarlo de la mejor manera en sus diferentes estrategias generales de comunicación.

EL PROTOCOLO Nos da a conocer aspectos mínimos por cumplir, impartiendo normas de cortesía que permiten una comunicación fluida y armónica con los interesados, contemplando la posibilidad de transmitir ideas, conceptos, historias y anécdotas vitales para el proceso de fidelización de la audiencia, en pos de generar sentido de pertenencia en los asistentes del evento. LA ETIQUETA Son normas de estilo basadas en los usos y costumbres que se deben observar y guardar en los actos programados. La Etiqueta en todos los eventos tiene que ver con buenos modales, la cortesía, el vestuario, el anfitrión, la mesa, el menú, los obsequios entre otros detalles que marcan la diferencia entre un evento y un acontecimiento de talla mundial. Por lo tanto, un protocolo bien implementado y una etiqueta bien cuidada podrían generar muy buenas relaciones a nivel turístico y una imagen positiva, tanto del organizador del evento, como de la región anfitriona del mismo.

LA MISIÓN Es transmitir la idea que el turismo compete a todos los involucrados y es clave en muchos factores tales como el aseguramiento de recursos económicos, la generación de empleo, la cohesión social, la prosperidad y el emprendimiento sostenible. Muchos serían los comportamientos por asumir en las diferentes actividades programadas en el evento, sin embargo, no todas son indispensables o vitales para la ejecución de las actividades empero, contribuirán a la materialización de los objetivos trazados con el evento. Esto es precisamente lo que busca la etiqueta, y entre ellos podemos mencionar algunos principios que la rigen y que se consideran a continuación, como verdaderas herramientas al aprender a relacionarnos efectivamente con los participantes al evento.

ENTRE ESTOS, ES NECESARIO CONSIDERAR LOS SIGUIENTES:

ORGANIZACIÓN Demostrar que se es un líder de comitiva organizado, muy seguramente beneficiará su quehacer diario y le permitirá entregar cumplidamente las labores asignadas. (Muchas personas piensan que el dejar para después las labores encomendadas y cumplir en la fecha estipulada ya es muestra de una persona organizada, sin embargo no es así, al iniciar inmediatamente la gestión, podrá darse cuenta en el transcurso del camino de errores que se pueden evitar y entregar un trabajo pulcro, oportuno y que corresponda a las exigencias del mismo. No será el mismo resultado si todo queda para última hora). Una persona organizada ofrece un excelente servicio al cliente y entrega o conduce a su comitiva a lo acordado en el tiempo establecido.

PACIENCIA Este principio tan fundamental trae consigo algunas dificultades si no se le sabe manejar adecuadamente. Comportarse impulsivamente en algunas ocasiones, en vez de guardar la paciencia necesaria, emite una imagen incorrecta de la organización de todo el evento, lo que se espera de los líderes y las personas visibles de la logística de las actividades es que tenga más mesura y compostura y no precisamente dejarse llevar por las circunstancias. (Las cosas llegan cuando tienen que llegar, y la paciencia es una de las virtudes que por esa razón debe manejar especialmente el guía de turismo); más aun en el trato con los diferentes involucrados y proveedores vinculados al evento.

PRUDENCIA Llamada también la madre de todas las virtudes, es la más importante de todos los principios que rigen tanto la etiqueta como el protocolo. Y esta resulta fácil de aplicar; en el comportamiento que el líder de comitiva o guía asume en todas las actividades que desempeña durante el tiempo destinado, en sus actitudes no verbales, en su comunicación, teniendo en cuenta siempre que, dependiendo de las circunstancias, se convertirá en una persona de confianza para los integrantes de la comitiva. Estar atento delante de quien se habla, delante de quien se manifiesta una opinión, en qué circunstancias es emitida (piense antes de hablar, dado que la influencia ejercida sobre este tipo de grupos es bastante notoria). Mantener una actitud conciliadora y una comunicación asertiva en todo momento resulta preponderante para el éxito de la tarea.

BUEN GUSTO Como dice el refrán: “Entre gusto y gusto no hay disgusto”, sin embargo, aunido al principio de la prudencia, se encuentra este principio que denota cultura, tacto al expresar ideas, gusto por una buena elección o decisión asertiva marcan la diferencia entre la audiencia. En lo posible, se debe evitar caer en la ridiculez asumiendo actitudes modernas que no se le ven bien, y acepte que este principio puede ser evaluable en su forma de vestir, en su forma de sentarse, en su forma de comunicarse. Refínese y simplifique, la sencillez en los modos transmite una imagen impecable.

PUNTUALIDADAunque es importante para medir el compromiso de los involucrados e interesados con el evento, (incluso en realización de negocios y todo tipo de eventos personales y profesionales), este aspecto resulta totalmente cultural. Por ejemplo, No hay que entrar en desespero si llegan tarde a una cita en Colombia, porque son comunes los retardos así sean involuntarios. Sin embargo, la puntualidad que sea demostrada en el evento, denotará un alto compromiso por parte de los organizadores y la imagen corporativa estará bien respaldada por este fundamental principio.

RESPETOUn principio elemental, que denota consideración por cualquier persona sin distinción de credo, raza, religión, edad, sexo. Recuerde que el respeto se gana, y viene definido por el respeto que los guías, en este caso, así mismo entreguen a los demás en su comportamiento, en lo asertivo de las comunicaciones, en lo humilde y sencillo que puede ser al tomar decisiones.

HUMILDADCon frecuencia, la humildad es confundida equívocamente con pobreza. Y no es precisamente a lo que se refiere este principio de la etiqueta precisamente, ya que se refiere a la actitud que asume el guía en este caso, en una situación o coyuntura que genere polémica, en la forma que remedia y expresa su voluntad de corregir tal abrupto. Con frecuencia se cometen errores al interior de las actividades, que pueden llegar a obstaculizar el desempeño de los involucrados (Irónicamente, no se piensa en un gana-gana sino en quien tiene la razón, y es posible caer en la falla del alarde en tener la razón y no es corregido el error, por no sentirse menos que los demás compañeros y/o subalternos).

SENCILLEZUna palabra muy corta pero que denota tantas cosas que emiten de inmediato una imagen negativa o positiva de los involucrados en el evento. En el ámbito social, es común encontrarse con el enemigo de la sencillez llamado soberbia. Este defecto se encuentra con mucha más regularidad de lo que se piensa y afecta negativamente a quien lo enarbola). Por lo tanto, busque que los socializadores de las ideas que enmarcan el evento sean sencillos al hablar, dejando de lado el uso de palabras rebuscadas tratando de aparentar una educación y una cultura que no vienen al caso. Usar vestimenta o uniformes adecuados para la situación, que sirvan para identificar rápidamente la relevancia de su rol dentro de las actividades programadas. Sea sencillo en su trato, manteniendo una posición neutral dentro de las coyunturas formadas en tal o cual situación.

HUMANISMOEn los tiempos tan agitados que se viven actualmente, no se puede dejar de lado la relación entre los seres humanos. Se entiende esta relación como el compromiso y sentido social ante la resolución de problemas o situaciones inesperadas que involucren a la población residente, en algunas situaciones con solo unas palabras de aliento es suficiente para motivar a las personas y no dejarlas decaer.

Estos antecedentes demuestran la gran relevancia de la etiqueta y el protocolo; cualidades sociales de comportamiento que han estado presentes durante todos los tiempos y culturas, pero, una sociedad en transformación constante, no puede establecer estas normas como conductas estrictas ni tampoco estandarizarlas pues difieren de las costumbres e idiosincrasias presentes en cada país. Ahora, En primera instancia, es posible plantear la organización de una bienvenida formal, integrando asociaciones culturales y de fomento lúdico expertas en temas de la región, luego y tras la conformación de las comitivas, transportar al grupo completo al primer objetivo del itinerario, pudiendo ser un alojamiento o un sitio de esparcimiento o, de interés cultural incluido en el programa, este ítem llevado exitosamente denotará las cualidades de organización, paciencia, puntualidad y buen gusto de los líderes del evento (recordando que la primera impresión es la que cuenta).

Tras la entrega de los sitios de alojamiento para los turistas se procede a cumplir el programa de actividades, de acuerdo a las prerrogativas señaladas por los organizadores y esto de acuerdo a la forma y modo de dividir al grupo. Las actividades complementarias deben incluir visitas guiadas a los lugares de interés, socialización de los temas también de interés del evento y cumplimiento de los horarios en cada destino programado, buscando siempre satisfacer las necesidades del turista, estas actividades denotan por parte de los organizadores paciencia, prudencia, puntualidad, buen gusto, respeto, sencillez y humanismo (La organización en un marco de gestión resulta efectiva siempre y cuando sean cumplidos todos los protocolos para las actividades establecidas). Las actividades deben incluir el desarrollo y cumplimiento de los protocolos establecidos para mitigación de los riesgos identificados con antelación por los organizadores y el coordinador del evento, el control de gasto en caso de materializar el riesgo y la toma de decisiones frente a eventualidades (La organización ante todo).

Finalmente, y si fue programado, una sesión de retroalimentación al respecto de la experiencia, comprometiendo al turista con las mejores prácticas, dado que este tipo de servicios requieren del punto de vista y satisfacción del cliente en pos del mejoramiento continuo. Resulta vital obtener esta información para el establecimiento y posterior mantenimiento de una base de conocimiento que fomenta las mejores prácticas y vende una imagen de sencillez, humildad y humanismo por parte de los organizadores; el cierre del evento puede incluir una ceremonia de despedida, donde sea posible incluir a la comunidad o a las mismas asociaciones culturales que fomentan la cultura y costumbres de la región, constituyéndose en bien inmaterial y activo importante para el crecimiento de la actividad turística en la región, en nuestro caso, el departamento de Caldas. Finalmente, estas actividades son las que marcan la diferencia, su éxito está ligado al nivel de satisfacción de los turistas (el estado de ánimo al salir del evento es crucial, pero es mejor contar con la retroalimentación ofrecida por los turistas, recolectando esta información por medio de encuestas, entrevistas al azar o seguimiento de auditoria externa); y enmarcan el uso de todas las herramientas descritas para el protocolo.

“UN TURISTA SATISFECHO, ES UN TURISTA QUE REGRESA”.

BIBLIOGRAFIA

- FAVA - Formacion en ambientes virtuales de aprendizaje- http://saorienta.blogspot.com.co/2013/01/de-todo-un-poco.html - http://es.123rf.com/photo_9456900_ilustracion-de-una-agencia-de-viajes-en-el-trabajo.html - http://es.123rf.com/stock-photo/tour_guide.html - CanStockPhoto - http://www.lumniamedia.com/servicios/organizacion-de-eventos/