SELECCIÓN DOCUMENTAL

PROCESO DE SELECCIÓN DOCUMENTAL

Andrea MesaCarolina Salazar

¿QUÉ ES SELECCIÓN DOCUMETAL?

¿PARA QUÉ SIRVE LA SELECCIÓN DOCUMENTAL?

"Disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental y realizada en el archivo central con el fin de escoger una muestra de documentos de carácter representativo para su conservación permanente. Úsanse también "depuración" y "expurgo". Acuerdo 027 de 2006

Nos sirve para establecer el tiempo que las series documentales generadas en una institución pueden seguir siendo utilizadas para fines administrativos y cuáles otras han de conservarse permanentemente para la consulta ciudadana o con fines culturales.

¿QUÉ PERMITE LA SELECCIÓN DOCUMENTAL?

b) Eliminación de documentos: Para ello es necesario conformar un Comité Evaluador de Documentos (CED), que se constituye en la máxima autoridad archivística en cada institución.

Este proceso permite programar las transferencias de documentos, además de la eliminación periódica de los documentos innecesarios, de acuerdo a su ciclo vital y de acuerdo al siguiente detalle:

a) Transferencia de documentos: Permite disponer de un mayor espacio físico, equipos y materiales, garantizando la integridad y la conservación del Patrimonio.

LA SELECCIÓN DOCUMENTAL CONSISTE EN:

Expurgo, depuración o descarte. Etapa en el que se declara como innece-sario un documento.

Selección en sí. Etapa en que se eligen los de más valor.

Evaluación: Etapa en que se estudian los valores.

Eliminación. Etapa de destrucción.

SU RELACIÓN CON OTRAS ESPECIALIDADES

• Con historia:La concervación permanente que se obtiene por la selección, sirve a los intereses de la investigación.

• Con Bibliotecología:

La selección archivística se parece a la seleccion bibliotecaria.

• Con Ciencias de la administración No se concibe la selección como un trabajo que se reliza una sola vez para descongestionar estanterias.

• Con la informática:

-Oficina sin papeles-La conservacion permanente de documentos sobre soporte magnético-Los cambios que introducirá la informática a favor de los futuros investigadores.

• Con el Derecho: El proceso de selección depende de la legislación

TIPOS DE SELECCIÓN

SELECCION POR FECHA RELATIVA: Es el procedimiento utilizado por la institución que produce los documentos para determinar la eliminación o custodia permanente.

SELECCION PIEZA POR PIEZA: Análisis de las piezas documentales que componen una serie.

SELECCION SERIE POR SERIE: Análisis de una serie completa de documentos, para determinar su eliminación o custodia permanente.

SELECCION POR FECHA ABSOLUTA: Toma como base la conservación de todos los documentos de una fecha o época determinada.

MARCO LEGAL

DECRETO NÚMERO 2609 DE 2012:Getíon Documental

ACUERDO 04 DE 2013: Tablas de Retencion Documental y Tablas de Valoración Documental

DECRETO 4124 DE 2004: Sistema Nacional de Archivos

DECRETO NÚMERO 1515 DE 2013: transferencias secundarias y de documentos de valor histórico al Archivo General de la Nación, a los archivos generales de los entes territoriales

CIRCULAR 003 DE 2015:Directrices para la elaboración de las Tablas de Retención Documental.

LEY 43 DEE 1913: Provee a la conservación de ciertos documentos oficiales.

INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL "Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos, es decir se considera como el Instrumento que permite establecer cuáles son los documentos de una entidad, su necesidad e importancia en términos de tiempo de conservación y preservación y que debe hacerse con ellos una vez finalice su vigencia o utilidad".

TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL "Producto del análisis y organización de un fondo acumulado que presenta el listado de agrupaciones documentales o series documentales con anotación de sus fechas extremas, sus valoración, y los procedimientos a seguir para aplicar la disposición final".

SELECCIÓN DOCUMENTAL Y SISTEMA INTEGRADO DE ARCHIVOS

SISTEMA INTEGRADO DE ARCHIVOS:Es el conjunto de normas, politicas, procedimientos. Es el encargado de darle un seguimiento al ciclo vital de documentos desde que nace hasta su destino final. Asi como los procesos de los archivos de gestión, concervación e Historico.

LA SELECCIÓN DOCUMENTAL ORGANIZADA DESDE UN SISTEMA:-Es más económica-Es mas amplia-Tiende a ser normalizada con la que se realizaen otros sistemas integrados.

LA SELECCIÓN ES UNA TAREA CARA, DIFICIL Y RIESGOSA:-CARA:la evaluación debe ser efectuada por un especialista y una comisión. -DIFÍCIL: falta visión de conjunto y experiencia -RIESGOSA: queda parcelado el ambito de duplicación

BIBLIOGRAFÍA Y CYBERGRAFÍA

• Vázquez Murillo, M. (1995). Manual de selección documental. Carmona (Sevilla): S & C Ediciones.
• http://www.mailxmail.com/curso-archivistica-manejo-organizacion-archivos-manual-archivero/organizacion-documentos-descripcion-seleccion-documental
• http://www.concla.net/Glosario/Glosario_terminologia_Archivistica_Costarricense_S.html
• http://www.archivogeneral.gov.co/